SociétéPlus grand groupe hospitalier de Wallonie, HELORA, par la diversité des métiers qu'il réunit, comprend près de 7.000 collaborateurs.Multi-sites, HELORA couvre 4 bassins de soins situés dans le Hainaut et le Brabant Wallon.L'approche universitaire, les projets d'infrastructures, les investissements médicaux ambitieux et le professionnalisme de ses collaborateurs permettent à HELORA d'offrir aux patients des soins en constante évolution, sécuritaires et de la plus haute qualité.Vous souhaitez proposer vos talents et vos compétences auprès d'un hôpital en plein essor, venez vivre la #HELORA Expérience sur l'un de nos 7 sites.FonctionEn tant qu'agent administratif pour les pharmacies des hôpitaux de Mons et Warquignies, vous devrez :En collaboration avec les pharmaciens responsables :Assurer la gestion administrative et documentaire des dispositifs médicaux implantables (DMI) et des spécialités pharmaceutiques en lien avec la pharmacie, les équipes médicales, chirurgicales et logistiques, dans un objectif de traçabilité, conformité réglementaire, maîtrise des coûts et efficience du circuit des DMI.Contribuer à la santé globale de nos patients de manière fiable, appréciée et efficiente dans le respect des normes d'hygiène, de sécurité et des valeurs institutionnelles.Gestion des dispositifs médicaux implantables (tracés et non tracés) et du matériel pour interventionAssurer la traçabilité des implants concernésGérer les bons du bloc opératoire et de la coronarographie : commande et suivi, encodage/facturation et régularisationGérer et assurer le suivi des commandes des DMI ou matériel nécessaires pour une intervention indiquéeAssurer une gestion des stocks : pouvoir déterminer les dotations des DMI stockés et les ajuster en fonction de la consommation et/ou de la variation de l'activité (en accord avec le pharmacien responsable des DMI et du service concerné) afin d'assurer une mise à jourGérer les périmés (récupération/élimination/échange/note de crédit) en collaboration avec le service et la firme concernéeCollaborer activement avec les firmes pharmaceutiques, afin d'assurer une mise à jour régulière des DMI en consignationPrendre connaissance des contrats de consignation en coursGérer les retours : organiser le renvoi en collaboration avec la firme lorsque cela est indiqué tout en faisant une distinction entre les achats et les consignationsGérer les ruptures de stock/back-orders : Recherche d'alternatives en collaboration avec la firme et le pharmacien responsable des DMIAssurer le suivi des problématiques du terrain en lien avec les DMI et communiquer les informations aux pharmaciens responsables des DMI : litige en tout genre lié à une commande, une intervention, une facturation ou autreGérer les appels téléphoniques et les mails en lien avec l'activitéRéaliser l'encodage correspondant à la partie pharmacie des PTH et des PTG au sein de la plateforme Healthdata (HD4DP2)Gestion du circuit du médicamentGérer et assurer le suivi des commandes des spécialités pharmaceutiques en collaboration avec le pharmacien responsableGérer les ruptures et les back-orders en collaboration avec le pharmacien responsableAssurer la traçabilité des médicaments indiquésGérer les périmés de la pharmacie et des unités de soins : impression mensuelle des fichiers et encodageGestion des factures fournisseursValider les factures fournisseursAssurer le suivi des contestationsAssurer le suivi des notes de crédit/débitAssurer le suivi des demandes de la comptabilité en collaboration avec le pharmacien responsableGérer les clôtures comptables trimestriellesSuivre l'évolution des prix en fonction des indexations et des marchés publics en cours sous la responsabilité du pharmacien responsableGestion des attestationsGérer les accords mutuels en format papier en collaboration avec les médecins et les mutuellesGérer les accords électroniques via la plateforme web CivarsAssurer le suivi des accords en attenteAutresAssurer les commandes du petit matériel bureautique pour le service pharmacieCréer et mettre à jour certains documents au sein de la pharmacie en collaboration avec les pharmaciensCollaborer à la gestion documentaireCréer les numéros de passage des patients ambulatoires lors d'une délivrance au guichetRédiger les PV des réunions de serviceGérer la mise en page et l'impression des étiquettes/documents en tout genreOrganiser, avec le service des archives, l'archivage des documents de la pharmacieProfilEtre titulaire d'un dipôme en secrétariatAvoir une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)La connaissance du logiciel de la pharmacie Infohos constitue un atoutUne connaissance dans la gestion des dispositifs médicaux implantables constitue un atoutAvoir une bonne connaissance de l'anglais oral et écritAvoir une bonne communication écrite et oraleEtre capable de prioriser ses tâchesAvoir le sens des responsabilitésAvoir de bonnes capacités d'analyse et un esprit critiqueEtre rigoureux, autonome, organisé et avoir le sens du détailOffreNous offrons :Un contrat à durée déterminée d'un an (maintient du CDI pour les collaborateurs internes déjà en CDI) - 38h/semEntrée en fonction : 01/10/25