Niveau d'études
Secondaire supérieur
Degré
Assistant
Lieu d'embauche
ZP DE LIEGE
Rue Natalis 60-64, 4020 Liège
Date limite d'inscription
Nombre maximum d'inscriptions
25
Numéro de référence
126614/S6F
Description d'emploi
D'une manière générale, le Gestionnaire administratif affecté au service Administratif du service Intervention intervient essentiellement dans les tâches de secrétariat et celles liées aux apostilles attribuées au service ainsi qu'aux dossiers de défaut d'assurance.
Aussi, le Gestionnaire administratif met à disposition du Dirigeant, de ses Adjoints et du Responsable, une série de données qu'il aura gérées et générées leur permettant d'organiser le suivi des dossiers initiés par le service Intervention.
Le Gestionnaire administratif du service Administratif du Service Intervention intervient dans les domaines suivants :
1. Secrétariat
Réceptionner, encoder et orienter (au besoin) les courriers et messages adressés au service, quel que soit le média utilisé ;
Réceptionner les appels téléphoniques adressés au service et y donner suite de façon opportune.
2. Judiciaire & Roulage
Assurer la gestion et le suivi des procès-verbaux provenant du service Intervention, en :
* Collectant les procès-verbaux à la Permanence ;
* Effectuant le tri nécessaire ;
* Encodant et scannant les documents ;
* Réalisant les copies nécessaires ;
* Assurant la transmission vers les services et/ou autorités compétentes (par mail ou courrier).
Assurer la gestion et le suivi des apostilles émanant du Parquet ou du service en charge au sein de la Zone de Police, en :
* Réceptionnant et enregistrant les documents ;
* Garantissant leur transmission au destinataire ad hoc ;
* Contrôlant les délais prescrits et assurant les rappels éventuels ;
* Veillant à ce que les dossiers soient transmis à l'endroit requis ;
* Traitant les devoirs prescrits (lorsqu'aucun intermédiaire n'est requis), conformément aux directives en vigueur.
Assurer la gestion des dossiers accidents (PV classique) et le traitement administratif des dossiers liés à la circulation routière, notamment :
* Les défauts d'assurance ;
* Les retraits de permis de conduire ;
* Les plaques d'immatriculation à renvoyer à la D.I.V. ;
* Les contacts avec les sociétés de dépannage ;
* Les contacts avec les compagnies d'assurance.
3. Renforts/Projets
Assurer le rôle de référent ICT au sein du service ;
Contribuer à l'élaboration, actualiser et assurer le suivi des tableaux de gestion du service ;
Mettre à jour régulièrement les informations disponibles dans l'environnement Teams / SharePoint du service ;
Contribuer activement à la digitalisation des procédures internes ;
Assurer le veille technologique interne ;
Participer, à la demande du Responsable du service, à une réunion (ou un groupe de travail) dont l'objet est en lien avec l'exercice de la fonction ;
Se tenir informé de tout changement pouvant avoir un impact sur les activités de la fonction ;
Proposer des pistes d'amélioration par rapport au fonctionnement du service ;
Prendre part à toute autre activité demandée par le Responsable, le Dirigeant et/ou la Direction, en fonction des circonstances.