Functieomschrijving
Ben jij een georganiseerde, proactieve en servicegerichte professional? Geeft het jou energie om het eerste aanspreekpunt te zijn in een aangename en dynamische omgeving? En wil je bijdragen aan het dagelijkse functioneren van een prestigieuze locatie?
Dan is deze uitdaging iets voor jou!
Jouw verantwoordelijkheden:
Als Receptionist vertegenwoordig je het imago van het bedrijf en zorg je voor een professionele, warme en onberispelijke ontvangst van medewerkers, bezoekers en partners.
Ontvangst :
1. Zorg voor een volledige, gastvrije en professionele werking van de receptie tijdens de vastgelegde openingsuren.
2. Ontvang en verzend inkomende en uitgaande post, pakketten en zendingen.
3. Zorg voor de correcte doorsturing van post naar de juiste afdelingen, inclusief juridische diensten.
4. Beheer de communicatie van de receptie via e-mail, chat en telefoon.
5. Maak onderhoudstickets aan en draag bij aan hun snelle en efficiënte oplossing.
6. Maak tickets aan bij interne ondersteunende teams (IS&T, Wrike, Global Security, …).
7. Zorg ervoor dat de receptie en vergaderruimtes altijd schoon en netjes zijn.
8. Ondersteun de organisatie van lokale evenementen (opzetten van ruimtes, catering, externe vergaderruimtes).
9. Ondersteun het bestelproces van verbruiksartikelen (kantoorartikelen, dranken, …).
10. Ondersteun de dagelijkse facilitaire operaties en de Facility Manager bij ad-hoc taken.
11. Organiseer transport (taxi’s en andere middelen) voor medewerkers en bezoekers.
12. Train uitzendkrachten om continuïteit van receptietaken te waarborgen.
13. Beheer parkeerplaatsen en opslagruimtes.
14. Volg en stuur facturen en herinneringen door naar de juiste contactpersonen.
Single Point of Contact op de site
15. Werk samen met het facilitair management en meld schade aan de eigenaar.
16. Coördineer facilitaire verbeterprojecten.
17. Werk samen met Operations Management en ondersteun specifieke programma’s en projecten.
18. Coördineer de communicatie met lokale facilitaire dienstverleners en bied administratieve ondersteuning.
Profiel
Jouw talenten en achtergrond:
19. Je hebt ervaring in receptie, office management, facility management of een vergelijkbare functie.
20. Je bent klantgericht, professioneel en service-minded.
21. Je bent gestructureerd, nauwkeurig en georganiseerd.
22. Je werkt zelfstandig en neemt initiatief.
23. Je communiceert gemakkelijk met verschillende gesprekspartners.
24. Je hebt een goede beheersing van MS Office.
25. Je bent perfect tweetalig Nederlands–Engels of Nederlands–Frans.
26. Je beschikt over een BA4-certificaat of bent bereid dit te behalen.
Aanbod
Wat onze klant biedt:
27. Een gevarieerde functie met veel contacten in een professionele en aangename omgeving.
28. Autonomie en verantwoordelijkheden.
29. De kans om actief bij te dragen aan de verbetering van de werkervaring.
30. Een aantrekkelijk salarispakket aangepast aan jouw ervaring.