HR & Office Manager
Mechelen | HR & Office Manager | Vast contract | Internationale technische organisatie | ID1111896
Over de organisatie
Onze klant is een internationale speler actief binnen de technische en industriële sector, met een sterke reputatie in kwaliteit en innovatie. De Belgische site bevindt zich in Mechelen en bestaat uit een compact team met hoge anciënniteit en een uitgesproken collegiale cultuur.
De organisatie werkt nauw samen met het internationale hoofdkantoor, waar de strategische lijnen worden bepaald. Lokale medewerkers krijgen veel autonomie, vertrouwen en ruimte voor initiatief. Door decombinatie van technische profielen, ingenieurs en ondersteunende functies is dit een werkomgeving met veel variatie, inhoud en dynamiek.
In deze context zoekt men een HR & Office Manager die een brede en operationele rol opneemt, met verantwoordelijkheid over HR‑administratie, office & facility, leveranciersbeheer en ondersteuning van interne stakeholders.
Jouw nieuwe functie
Als HR & Office Manager ben jij het centrale aanspreekpunt voor medewerkers, het management en externe partners. Je combineert operationele HR‑taken met office‑ en facilityverantwoordelijkheden, en werkt nauw samen met internationale collega’s.
Je bent de persoon die overzicht bewaart, prioriteiten stelt, schakelt tussen uiteenlopende taken en zorgt dat alle interne processen vlot verlopen.
Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder meer:
HR-administratie & payrollsupport
1. Verwerken en opvolgen van payroll in samenwerking met SD Worx
2. Beheer van HR Self Service (afwezigheden, gegevensupdates)
3. Controleren van overuren (techniekers) aangeleverd door het externe boekhoudkantoor
4. Voorbereiding van loonadministratie en manuele uitbetaling van salarissen (op vraag HQ)
5. Opmaak van arbeidsovereenkomsten, addenda en sociale documenten
6. Aanspreekpunt voor medewerkers rond payroll, HR‑procedures en administratieve vragen
Office & facility management
7. Aansturen en opvolgen van de poetsploeg
8. Bestellen en beheren van IT‑materiaal
9. Voorraadbeheer, kantoorbenodigdheden en algemene facilitaire ondersteuning
10. Organiseren van interne events en medewerkersinitiatieven
11. Onthaal en algemene kantoorondersteuning
Leveranciersbeheer & voorbereidende boekhouding
12. Verwerken van inkomende facturen via een software‑platform
13. Voorbereiding van betalingen en opvolging van goedkeuringen door het management
14. Contact houden met leveranciers en partner
15. Beheer van fleet en verzekeringen
Stakeholdermanagement & communicatie
16. Nauwe samenwerking met het management, techniekers, engineeringteams en internationale stakeholders
17. Duidelijke en diplomatische communicatie naar interne teams
18. Actieve rol in optimalisatie van processen, procedures en interne samenwerking
Jouw profiel
Voor deze rol zoeken we een administratief sterke, assertieve en hands‑on professional die zich thuis voelt in een technische omgeving met veel variatie.
Wat breng je mee?
19. Minstens 3 tot 5 jaar ervaring in HR-administratie, payrollsupport, office management of facility
20. Sterke organisatorische vaardigheden en vlotte administratie
21. Assertiviteit, verantwoordelijkheidsgevoel en vermogen om zelf initiatief te nemen
22. Diplomatie en maturiteit in de samenwerking met verschillende profielen (techniekers, ingenieurs, management)
23. Comfort met cijfers en basiskennis van facturatie of boekhouding
24. Je schakelt snel tussen taken en houdt overzicht in een brede rol
25. Een medior profiel dat graag verder groeit in HR & Office
26. Goede kennis van het Engels
De arbeidsvoorwaarden
Je kan rekenen op:
27. Een gevarieerde functie met verantwoordelijkheid, afwisseling en autonomie
28. Een internationale context met samenwerking over landen heen
29. Een organisatie met hoge anciënniteit en sterke loyaliteit
30. Mogelijkheid om initiatieven en verbeteringen zelf aan te brengen
31. Een omgeving waar jouw rol impact heeft op de volledige lokale vestiging