Description de la fonction
Onze klant is een onafhankelijke verzekeringsmakelaar Ze hebben verschillende kantoren in België en zijn ook actief op de Luxemburgse markt. Het bedrijf gaat momenteel door een gans transformatie- en professionaliseringsproces met een nieuw management. In dit kader zijn zij momenteel op zoek naar een getalenteerde Executive Assistant die zal werken voor de CEO en enkele andere ExCo-leden. De job zal gebaseerd zijn in het hoofdkantoor in de Roeselare/Izegem regio (+/- 100 personen).
Doel van de rol:
Administratieve en logistieke ondersteuning van topkwaliteit bieden aan de CEO en 2 andere leden van het Executive Committee. Hen bijstaan met agenda, meeting & Inbox management; als een buffer/facilitator optreden m.b.t. inkomende vragen; (confidentiële) dossiers opvolgen, contacten onderhouden en informatie uitwisselen met andere departementen (IT, HR, Communicatie, Finance, Legal, .) en met externe partijen betreffende lopende projecten.; en nog veel meer!
Jobomschrijving:
- Complex agendabeheer
- Coördineren van vergaderingen en zakenreizen, opzetten van calls
- Organiseren van business lunches
- Organiseren en voorbereiden van Raden van Bestuur/ExCo vergaderingen/enz. (verzamelen en uitsturen van de agendapunten, voorbereiden van documenten & presentaties, reserveren van de vergaderzalen & lunch/catering, videoconferentie tools & presentatie software klaarzetten, doorsturen van de minutes achteraf, opvolgen van eventuele actiepunten, enz.)
- Organiseren van conference & video calls via Teams/Zoom/Skype & andere tool Profil
- Idealiter heb je een relevante Bachelor of Master opleiding achter de rug (Office Management, Talen, Communicatie, .)
- Perfect niveau in het Nederlands (gesproken & geschreven) met een degelijk niveau in het Frans (communicatie met teams in Luxembourg) en een goed niveau in het Engels (vooral geschreven)
- Je beschikt over goed ontwikkelde communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden, je bent vlot in de omgang en je bent in staat om goede, professionele relaties op te bouwen met een verscheidenheid aan interne & externe stakeholders
- Je beschikt uiteraard over uitstekende administratieve en organisationele vaardigheden, je kan vlot met Office pakketten werken (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, .) alsook met videoconferentie/virtuele meeting tools & software
- Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige rol (Executive Assistant op C-niveau), idealiter heb je die ervaring opgebouwd binnen de professionele dienstensector (management consulting bedrijven, advocatenkantoren verzekeringsbedrijven of financiële dienstverleners, .)
- Je bent precies, grondig en gestructureerd, je werkt met zeer veel oog voor detail
- Je hebt pragmatisch en vindingrijk als het gaat om oplossingen voorstellen, daarnaast heb je een zeer proactieve ingesteldheid (werk zien liggen, alternatieve oplossingen uitwerken nog voor het probleem zich stelt, enz.)
- Je bent doel- en resultaatgericht, je begrijpt snel wat er nodig is en wat de meest efficiënte manier is om bepaalde doelen te bereiken
- Je kan je vlot aanpassen aan de context en je communicatiestijl ook aanpassen naargelang de mensen die je voor je hebt
- Je bent betrouwbaar, diplomatisch & discreet; je weet exact hoe om te gaan met extreem gevoelige en confidentiële informatie
- Je bent autonoom, je hebt een goed energieniveau en een "can do"-attitude
- Een goede zin voor humor draagt altijd bij tot een leuke sfeer en helpt ook om zaken in het juiste perspectief te zien
- Je bent bovenal een enthousiast en positief/constructief person als het gaat om samenwerken met collega's (je zal in deze functie nauw samenwerken met 1 andere Executive Assistant)
Compétences linguistiques
-
Anglais (atout)
- Comprendre : Indépendant - (B1)
- Écrire : Indépendant - (B1)
- Lire : Indépendant - (B1)
- Parler : Indépendant - (B1)
-
Français (atout)
- Comprendre : Indépendant - (B1)
- Écrire : Indépendant - (B1)
- Lire : Indépendant - (B1)
- Parler : Indépendant - (B1)
-
Néérlandais (atout)
- Comprendre : Expérimenté - (C1)
- Écrire : Expérimenté - (C1)
- Lire : Expérimenté - (C1)
- Parler : Expérimenté - (C1)
Avantages du poste
- Een vast en voltijds contract
- Startdatum: zo snel mogelijk !
- Een interessant verloningspakket inclusief een volledig gamma aan extralegale voordelen (een bedrijfswagen kan eventueel worden toegevoegd aan het pakket)
- Werkuren: 39u/week, 26 vakantiedagen
- Locatie: bedrijf/kantoren zijn gelegen in de regio van Roeselare/Izegem en zijn vlot bereikbaar met de wagen (iets moeilijker via openbaar vervoer)
- Zeer vriendelijk en aangenaam management, positieve werksfeer !
- Een zeer gevarieerde en uitdagende rol binnen een bedrijf dat momenteel door een positief transformatieproces gaat waardoor er allerlei interessante projecten op de rails staan!