Mission
Le rôle de l'assistante de direction est celui d'une collaboratrice clé dans le fonctionnement quotidien de notre entreprise. Cette personne aura pour responsabilités, sans s'y limiter :
* S'accueillir les clients et visiteurs en offrant un service attentif et chaleureux.
* Traiter avec efficacité les messages électroniques entrants et sortants.
* Rédiger et gérer le courrier administratif.
* Coordonner l'occupation des salles de réunion et assurer la préparation de ces dernières.
* Gérer le secrétariat et les agendas des membres du comité exécutif.
* Aider les différents départements internes à leur demande et suivre les projets assignés par l'équipe.
* Gérer l'organisation du bureau, ce qui implique la commande de fournitures, la gestion des prestataires, le suivi des commandes, l'entretien et la maintenance des contrats en cours.
* Gérer la base de données des contacts.
* Classement et archivage.
* Tâches informatiques : commander du matériel, suivre les licences, suivre les tickets, dépannage interne.
* Coordonner les aspects informatiques et organisationnels en collaboration avec les membres du comité exécutif.
* Suivre les relations avec les équipes techniques et la gestion du bâtiment.
* Organiser les réunions du comité exécutif, des groupes de travail, des comités et des membres de l'équipe.
* En collaboration avec les membres du comité exécutif, organiser des événements externes.
* Gérer les formations (inscription, retranscription dans les agendas, suivi du dossier INFPC), en collaboration avec les membres du comité exécutif.
* Organiser des événements internes et immobiliers internationaux.
* Gérer les réunions de direction et du groupe en relation avec les offices managers des autres pays.
Compétences requises
Ce poste nécessite une personnalité dynamique, orientée vers les résultats, capables de travailler avec diverses parties prenantes et d'assumer une grande variété de tâches. Les compétences requises incluent :
* Diplôme minimum Bac+2 en Assistant de Gestion.
* Au moins 3 ans d'expérience professionnelle similaire.
* Maîtrise du Français et de l'Anglais - toute autre langue sera un atout.
* Excellent sens de l'organisation.
* Esprit d'analyse et de synthèse.
* Très bon sens de la communication.
* Bonne connaissance de l'environnement MS Office.
Contexte
Nous recherchons une personne motivée et passionnée qui partage nos valeurs et veulent faire partie d'une équipe dynamique.
Ambitieux et orienté résultat, vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en gardant une attention particulière aux détails. Si vous êtes confiant(e) dans vos capacités, si vous aimez les défis et que vous cherchez un poste où vous pouvez grandement contribuer au succès de notre entreprise, nous voulons entendre de vous !