Contrat à durée indéterminée et à temps plein – Postulez jusqu’au 8 aout 2025 inclus
Votre mission :
Le Service d’appui et des politiques transversales de la Direction d’administration de l’action sociale, la santé, la cohésion sociale et la petite enfance de la Commission communautaire française (COCOF) est à la recherche d’un.e coordinateur.trice pour organiser et piloter son pôle secrétariat.
Vous recherchez un travail avec un impact direct et positif sur la société ? Vous disposez d’un diplôme de bachelier ou graduat ainsi que d’une première expérience en gestion d’équipe et vous souhaitez développer votre expertise dans les matières du social et de la santé ? Ne tardez plus, postulez dès à présent !
En devenant coordinateur.trice du pôle secrétariat, votre mission est de superviser les activités quotidiennes de l’équipe et de soutenir le développement de ses membres afin de réaliser les objectifs déterminés pour les besoins du Service et de la Direction d’administration.
Vous êtes responsable de l’optimisation des processus administratifs et organisationnels en collaboration étroite avec l’équipe du secrétariat composée de deux collaborateurs. Vous assurez un soutien opérationnel direct à la Direction d’administration, mettez en place des outils de travail efficaces, supervisez la répartition des tâches au sein de l’équipe et veillez à leur bonne exécution. Vous contribuez activement à l’amélioration continue du fonctionnement du secrétariat, en intégrant une approche orientée résultats, efficience et qualité du service.
Vous assurez également le pilotage de projets spécifiques, comme la mise en place d’une procédure d’indicatage,, la gestion documentaire de la Direction, ou l’implémentation de nouveaux outils ou procédures, en lien avec les besoins du terrain et les orientations stratégiques de la Direction.
Vous trouverez ci-après davantage de détails sur les rôles et tâches de la fonction :
En tant que responsable fonctionnel, vous organisez les activités de l’équipe et veillez à la qualité des services fournis afin d’assurer la réalisation des objectifs déterminés sur les différents aspects.
Exemples de tâches :
1. Transmettre les instructions, les informations et les documents utiles à l’équipe
2. Répartir les tâches, déterminer les priorités et définir la planification des activités
3. Superviser le travail de l’équipe et en évaluer le fonctionnement opérationnel ainsi qu’évaluer la qualité et la cohérence des productions administratives (courriers, PV, tableaux de suivi, etc.)
4. Assurer la continuité de service au niveau opérationnel : compenser les absences, veiller au respect du règlement de travail, …
5. Veiller au respect des normes et procédures qui régissent le travail de l’équipe
En tant que coach, vous motivez et accompagnez les membres de l’équipe et leur confiez des tâches afin d’utiliser de manière optimale leurs compétences et de les soutenir dans leur développement professionnel.
Exemples de tâches :
6. Assurer le suivi des cycles de réalisation de l’équipe et donner du feedback à chacun⸱e
7. Garantir un cadre de fonctionnement et de communication professionnel et inclusif
8. Définir les besoins de formation/mentorat/… pour chacun⸱e et assurer le suivi des acquis
9. Proposer des actions en vue d’améliorer le fonctionnement de l’équipe et de chacun⸱e
10. Participer à la résolution de conflits (intra-équipe et inter-équipes)
En tant que collaborateur⸱trice, vous participez aux activités quotidiennes de l’équipe afin d’assurer le bon déroulement des activités et d’aider l’équipe dans la réalisation de ses objectifs.
Exemples de tâches :
11. Effectuer des actes techniques propres à sa matière : mettre en place et faire évoluer des procédures internes (ex. indicatage, gestion documentaire, secrétariat du conseil consultatif), coordonner des projets ponctuels de modernisation ou d’amélioration des pratiques du secrétariat.
12. Élaborer ou adapter des outils de travail (tableaux de bord, rétroplannings, procédures types, modèles de documents).
13. Venir en soutien aux collaborateur⸱rice⸱s (renforcement, remplacement, support organisationnel, …)
14. Gérer les commandes de matériel et assurer le réapprovisionnement
15. Participer à la rédaction de cahiers des charges
En tant que personne de référence, vous assurez la circulation de l’information auprès des parties prenantes afin d’assurer un niveau d’information optimal.
Exemples de tâches :
16. Assurer un rôle de relais entre les services internes, la hiérarchie et les partenaires extérieurs pour garantir une information fluide.
17. Participer aux réflexions de fond sur les évolutions de fonctionnement du service et formuler des propositions concrètes
18. Fournir un soutien aux bénéficiaires internes/externes concernant la matière
19. Représenter sa matière lors de réunions transversales et groupes de travail, auprès des différentes instances, …
20. Effectuer des propositions et des recommandations sur base des réalités de terrain
En tant que gestionnaire de données et/ou de documentation, vous assurez le suivi administratif de l’équipe, des matières et/ou des projets afin de mettre à la disposition de l’organisation des informations structurées.
Exemples de tâches :
21. Tenir à jour et vérifier les bases de données
22. Établir et vérifier des tableaux de bord de suivi
23. Participer à la rédaction de rapports d’activités
Votre profil :
24. Vous possédez un bachelier ou graduat, idéalement dans une orientation administrative ;
25. Vous disposez d’une expérience en gestion d’équipe ;
26. Vous maitrisez les outils informatiques collaboratifs tels que TEAMS, OUTLOOK et la suite Office 365 ;
Vous êtes capable :
27. D’accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs ;
28. D’accompagner les autres et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien ;
29. De réagir aux stress en se focalisant sur le résultat, en contrôlant ses émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique ;
30. D’agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, de respecter la confidentialité et les engagements et d’éviter toute forme de partialité ;
31. De créer et améliorer l’esprit d’équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues ;
Nous offrons :
32. Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
33. Un salaire mensuel brut de départ de 2912,15 EUR et la possibilité de reconnaître jusqu’à 6 années d’expérience maximum dans le secteur privé et 100% du secteur public.
34. Une allocation de fin d’année
35. Des chèques repas de 8€
Nos avantages :
36. Un équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce aux 35 jours de congés annuels
37. Des horaires flexibles, adaptés à vos besoins : commencez entre 7h30 et 9h30, terminez entre 15h30 et 17h30.
38. Le suivi de formations professionnelles adaptées à votre fonction au sein de la COCOF
39. La gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail
40. Une indemnité vélo
41. Un cadre de travail agréable
42. Des avantages sur le plan social et médical comme une assurance hospitalisation et soins dentaires, l’intervention dans certains frais médicaux, l’intervention pour des dépistages, l’intervention financière d’abonnements sportifs
43. Des avantages pour les enfants: chèque et fête de St Nicolas, prime pour les activités durant les vacances
44. Des activités culturelles à prix réduits.
45. Possibilité de télétravail selon les besoins du service et soumis à validation de la hiérarchie.
Qui sommes-nous ? :