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Ce que la Croix-Rouge de Belgique vous offre ?
La possibilité de donner du sens à vos compétences en travaillant pour des projets et des activités qui ont un impact concret et positif sur la société. Loccasion de mettre vos compétences au service des plus fragilisés et de contribuer à une société plus inclusive, au sein dune organisation humanitaire composée de plus de 12. volontaires et 2. membres du personnel.
Les points forts du job :
1. un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein à partir de novembre au siège de lorganisation ( Namur déplacements à Bruxelles et en Wallonie à prévoir);
2. la possibilité dinfluer directement sur la qualité et lefficacité des actions de lorganisation ;
3. une rémunération en lien avec votre expérience, assortie davantages extra légaux : chèques-repas, assurance groupe, prise en charge à % des frais de transports en commun domicile-travail, 3 jours de congé supplémentaires aux congés légaux dès la première année et 3 de plus dès lannée suivante, une assurance vie privée et des tarifs avantageux pour lassurance hospitalisation ;
4. une politique de travail hybride (télétravail/sur site) ;
5. un mode de management favorisant lautonomie et lépanouissement professionnel ;
6. une organisation qui promeut des valeurs dengagement, de bienveillance, de diversité et de coopération.
VENEZ RELEVER UN CHALLENGE HUMAIN AU SEIN DU PLUS GRAND RESEAU HUMANITAIRE MONDIAL !
La Croix-Rouge de Belgique est une organisation humanitaire qui agit pour améliorer les conditions dexistence des personnes vulnérables et prévenir les crises humanitaires. Elle lutte contre lisolement et la marginalisation par le renforcement des liens sociaux et encourage le respect de la diversité et la tolérance. Elle assume également des missions structurelles mandatées par les pouvoirs publics.
Fonction :
En tant quassistant de direction (F/H/D*), vous aurez pour mission principale de soutenir et dappuyer le directeur général de la Croix-Rouge de Belgique selon les besoins et ce, en cohérence avec les objectifs de linstitution.
A ce titre, vous assumez les responsabilités suivantes :
En termes dadministration :
7. Assurer une aide administrative au directeur général : gestion de son agenda et de ses contacts, gestion de la boite mails, rédaction, mise à jour de lorganigramme, suivi et classement de courriers et notes internes, etc.
8. Préparer les réunions (Comex, etc.) et en assurer le suivi : ordres du jour, envoi des supports et documents de réunion, rapports de réunions, suivi des échéances et des décisions, etc.
9. Assurer le suivi des dossiers spécifiques devant être soumis à lapprobation du directeur général.
10. Préparer les représentations internes et externes du directeur général : réservations et organisation des séminaires et voyages, préparation des supports de présentation, constitution des dossiers nécessaires, etc.
11. Assister le directeur général, avec qui vous travaillez en étroite collaboration, dans le suivi de la planification et la gestion de dossiers spécifiques et de projets : suivi, coordination, soutien et participation à la mise en œuvre des projets.
En termes de communication interne et externe :
12. Filtrer et orienter les mails et courriers reçus par la direction et en assurer le suivi.
13. Assurer la préparation, y compris de manière proactive, et lenvoi des communications au nom du directeur général.
14. Traiter les demandes et sollicitations transmises au directeur général et en assurer le suivi tout en proposant spontanément des réponses et/ou des solutions en phase avec la pratique de la direction.
15. Si nécessaire, relire les outils et documents avant édition et parution et préparation des communications au nom de la Direction Générale.
16. Être linterface entre les différents services/partenaires/personnes interlocutrices externes et le directeur général.
17. Accueillir les visiteurs externes et les partenaires.
18. Participer aux réunions internes et externes inhérentes aux enjeux de la Direction, rédiger les pvs, référer les suivis, faire le lien avec les différents outils/projet et décisions.
19. Apporter votre soutien logistique à lorganisation dévènements.
Autres responsabilités :
20. Veiller au respect des règles de déontologie, déthique, de secret professionnel et des procédures de la Croix-Rouge de Belgique.
21. Élaborer, piloter et organiser lévaluation de différents projets en lien avec les besoins identifiés.
22. Aider à la gestion de certaines informations sensibles de manière confidentielle.
23. Soutenir le directeur général dans la prise dinformations et de décisions et apporter votre point de vue sur des situations spécifiques.
24. Garantir la transmission efficace des informations spécifiques et pertinentes vers les différents départements, services, équipes.
25. Nourrir une étroite collaboration avec le Conseil dAdministration permettant un suivi optimal des réunions, décisions, besoins formulés, etc.
26. Proposer des approches/outils, améliorations, idées de projets et suggestions répondant aux besoins identifiés.
27. Participer à lévolution de linstitution : participer aux réflexions stratégiques ou réunions organisées par la direction, etc.
28. Participer aux réunions et séminaires déterminés par la direction.
29. Assurer toute tâche liée à la fonction sollicitée par votre N+1.
*D pour diversité de genre.
Profil :
30. Vous possédez une expérience de minimum 5 ans en assistance de direction.
31. Idéalement, vous êtes titulaire dun diplôme en assistanat de direction ou à orientation administrative.
32. Vous avez une excellente maîtrise des outils informatiques usuels : Word-Excel-Outlook et êtes familiarisé avec les outils modernes de communication et de gestion.
33. Vous avez dexcellentes capacités rédactionnelles et orales en français et en néerlandais ; la connaissance de langlais est un atout.
34. Vous maitrisez la gestion et le classement documentaires.
35. Vous avez idéalement des notions de comptabilité.
36. Vous faites preuve dorganisation, de capacité à prioriser et à respecter les délais ; vous êtes capable de planifier vos activités, de déterminer des priorités de manière efficiente et dindiquer les actions nécessaires pour réaliser à court et à long terme les objectifs posés.
37. Vous savez faire preuve de discrétion et avez le sens de la confidentialité.
38. Vous avez un excellent relationnel.
39. Vous êtes dynamique, autonome, rigoureux et faites preuve dadaptabilité, de flexibilité et de créativité. Vous êtes à laise en situation de stress.
40. Polyvalent, vous prenez facilement des initiatives, êtes force de propositions et orienté solutions.
41. Vous intégrez sans difficulté une équipe et partagez les principes du Mouvement Croix-Rouge.
42. Vous êtes en possession du permis de conduire B.
Modalités du contrat :
CDI temps plein à pourvoir dès le mois de novembre à Namur (+ déplacements)