Je hebt bij voorkeur een professionele bachelor in een administratieve richting of gelijkwaardig door ervaring Je beschikt bij voorkeur over een aantal jaren professionele ervaring in een wetenschappelijke omgeving Je bent efficiënt, nauwkeurig en procesgericht Je bent klantvriendelijk, flexibel en pro-actiefJe bent een teamplayerJe kan prioriteiten stellen, organiseren en bent stressbestendigJe hebt een goede kennis van de courante MSOffice toepassingenJe hebt ervaring met SAP (financiële processen en projectaanvragen en rapportering aan KU Leuven) en Peoplesoft UZ LeuvenKU Leuven SAP-accreditatie is een pluspuntJe bent vlot Nederlands- en Engelstalig zowel schriftelijk als mondelingGedeeltelijk telewerk is een mogelijkheidJe bent verantwoordelijk voor het zelfstandig en pro-actief organiseren en voor het prioritiseren van de volgende opdrachten m.B.T. de administratieve en financiële ondersteuning van onderzoeksgroepen:de administratieve ondersteuning bij projectrapportering: kennis van de nodige formaliteiten, contacten met de verschillende interne en externe actoren, het pro-actief verzekeren van een accurate en relevante rapportering conform de voorwaarden van de specifieke projectenhet aanspreekpunt zijn voor de medewerkers van de onderzoeksgroepen binnen het departementhet verzorgen van verzendingen, postbedeling, ...het surveilleren tijdens examenperiodes (ook tijdens avond en weekend)hulp bij organisatie van afdelingsgebonden congressen en eventshet pro-actief opvolgen van budgetten (zoals openstaande verbintenissen), het uitwerken van optimalisatievoorstellen en het verzorgen van specifieke rapporteringhet verwerken en het opvolgen van facturen, beroepskosten, bestellingen ...het activeren van badgetoegangenaanmaken van technische meldingen zowel bij KU Leuven als UZ Leuvenhet onderhouden van departementale mailinglijstenhet onderhouden van takenlijsten (zoals beurtrol aeroscout, keuken,...)Het Departement Cardiovasculaire Wetenschappen streeft naar hoogkwalitatief onderzoek en onderwijs op het gebied van hart- en vaatziekten. Het departement omvat 280 onderzoekers en ondersteunende medewerkers. De onderzoeksgroepen met laboratoria waar deze functie zich situeert, bevinden zich op de Campus Gasthuisberg. Wij beogen een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.