Job Description
Nous recherchons un professionnel dynamique pour rejoindre notre équipe comme Assistant(e) de Direction. Ce poste est idéal pour les individus motivés qui veulent contribuer à la réussite de notre organisation.
Rôle et Responsabilités
1. Traitement et diffusion d'informations : filtrer et traiter les communications téléphoniques, les courriers et les mails de manière à assurer une circulation et compréhension optimale des informations entre la Direction, le personnel et/ou les relations externes.
2. Gestion de documents : rédiger, dactylographier, synthétiser, mettre en page, traduire et diffuser les différents documents, réaliser des tableaux de statistiques et des tableaux de bord administratifs (tableaux Excel, rapports Word, présentations PowerPoint, etc.), préparation de dossiers divers, gestion des attestations (initiales, renouvellements, …), des documents de fin de chantiers.
3. Gérer l'agenda du Directeur Général et de son équipe : rendez-vous, convocations, ..., organiser les réunions (réservation, intendance, dossiers et documentation, accueil visiteurs, ...). Prise de notes et rédaction des procès-verbaux de réunion.
4. Classer et archiver l'ensemble des documents (papier et électronique) du bureau ou des services. Apporter un support administratif au Directeur Général ainsi qu'aux autres services si nécessaire.
5. Organisation d'événements pour la Direction, les équipes et/ou la totalité du personnel selon les circonstances : proposition d'activité(s), réservation(s), communication, invitations, débriefing.
6. Communication interne / externe : collaboration avec l'équipe marketing et communication pour les mises à jour d'informations internes – liste téléphone, calendrier, contacts … - et annonces internes ou externes, relais en interne des demandes issues de Galère et/ou du Groupe. Gestion sponsoring et publicités.
7. Collaboration avec les équipes internes : gestion ou participation à la gestion de projets pour mise en place de process, procédures, documents, … internes selon les demandes, en collaboration avec les équipes Comptabilité, RH, Etudes, QHSE, Production, Admin, Achats, Contrôle de gestion, … de Galère Lux et/ou d'autres entités du Groupe.
8. Gestion courante du bureau : commandes de matériel de bureau, gestion du courrier entrant, gestion des salles de réunion partagées, imprimés internes (agendas, cartes visite, …).
Compétences et Qualifications
* Excellentes compétences en gestion administrative et organisationnelle.
* Bonne capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
* Très bonne connaissance des logiciels bureautiques (Excel, Word, PowerPoint, etc.).
* Langues parlées et écrites : français.
Avantages
Nous proposons un environnement de travail stimulant et varié, ainsi que des opportunités de développement professionnel.
Autres
L'intégration dans notre équipe se fera par la passerelle sociale.