Fonction
Gestion de la mobilité IN, en collaboration avec la coordinatrice mobilité et la commission des relations internationales facultaire
Dans ce cadre, la fonction implique :
1. Accueil des étudiant·es entrant·es :
1. Séance d’information d’accueil
2. Accompagnement dans leurs différentes démarches (inscription, PAE/learning agreement, logement, …)
3. Suivi de la procédure d’inscription pour les étudiant·es entrant·es (gestion des différentes attestations – séjour, domiciliation, etc)
4. Suivi des inscriptions aux examens (en particulier en cas d’organisation d’un examen à distance)
5. Envoi du relevé de notes aux universités partenaires
6. Participation aux réunions des gestionnaires de mobilité
2. Support à la nomination des étudiant·es d’échange partant·es
3. Support/aide pour les accords avec les universités partenaires (renouvellement, nouveaux)
Support à la gestion des horaires en collaboration avec l’horairiste en charge de la confection des horaires
Dans ce cadre, la fonction implique :
7. gestion quotidienne relative aux horaires de cours ou d'examen
8. contact avec les enseignant·es
9. changement et/ou attribution de locaux, etc.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
10. Diplôme de niveau bachelier (graduat) ou expérience équivalente dans une fonction administrative et d’accueil, idéalement en environnement universitaire.
11. Autonomie dans le travail et capacité à travailler en équipe.
12. Connaissance de l’anglais.
13. Bonne connaissance des programmes de la faculté.
14. Bonne maîtrise des outils informatiques (en particulier Word, Excel, File Maker Pro, …), de l'utilisation du web et de base de données.
15. Capacité à utiliser les outils numériques pour automatiser et fiabiliser les processus administratifs (formulaires, tableaux, workflows, suivi des procédures).
16. Capacité d’organisation, d’ordre et de méthode.
17. Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle : gestion des priorités, expérience dans la planification à contraintes multiples, bonne gestion du stress.
18. Expérience dans la gestion de données personnelles et de documents confidentiels (dossiers étudiant·es, attestations, respect du RGPD).
19. Sens du contact, du service à la communauté universitaire (enseignant·e, étudiant·e, collègue) et capacité à instaurer un climat de confiance.
20. Capacité à travailler seul·e et/ou en équipe, souci du partage des bonnes pratiques.
21. Bonne communication écrite et orale.
22. Maîtrise des outils de visioconférence et de collaboration à distance (réunions, suivis étudiant·es, examens à distance, contacts avec partenaires internationaux).
23. Intérêt pour l’amélioration continue des processus et pour l’utilisation raisonnée des outils numériques (y compris outils d’assistance à la rédaction et à l’organisation).
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
24. Une rémunération évolutive basée sur les de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
25. Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
26. Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
27. Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
28. L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
29. La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
30. Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
31. Et plus encore, consultez notre page « Avantages » .