Fonction
Gestion administrative du parcours des étudiant·es : accueil et information, suivi des demandes ; relais entre les étudiant·es, le/la conseiller·ère aux études, le responsable de programme et la présidente de jury.
Responsabilités clés incluent l'inscription aux cours et aux examens, la vérification des programmes annuels des étudiant·es, la gestion des conventions de stages et des mémoires, ainsi que le suivi de l'encodage des notes d'examen et la préparation des délibérations.
Support administratif à l'Ecole de Langues et Lettres :
* Veille au respect des échéances et des calendriers.
* Organisation des réunions.
* Préparation des dossiers.
* Participation aux réunions.
* Suivi des décisions.
* Archivage des dossiers.
* Prise en charge de projets ponctuels.
Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises :
* Diplôme de bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou formation similaire.
* Autonomie, sens des responsabilités, rigueur, régularité, soin, discrétion.
* Excellentes capacités relationnelles et d'intégration au sein d'une équipe. Capacités avérées d'accueil, d'écoute et de communication professionnelle.
* Capacité à travailler dans l'urgence et respect des contraintes liées au calendrier académique.
* Maîtrise des outils bureautiques, de la suite Microsoft Office et des outils informatiques propres à l'université.
* La connaissance du milieu universitaire et des structures sont des atouts.
* La connaissance de base de l'anglais est requise.
Certaines prestations se font occasionnellement en soirée.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé pourront être prises en considération.