De l'entreprise
Horeca Brussels est la fédération professionnelle représentant le secteur de l'horeca dans la Région de Bruxelles-Capitale, incluant les restaurants, bars, cafés, hôtels, traiteurs et établissements de nuit. Depuis près de 50 ans, Horeca Brussels est un acteur majeur de la défense des entrepreneur·es du secteur, en leur apportant soutien sur des thématiques clés telles que la réglementation, la fiscalité, la gestion de leur rentabilité...
Description du rôle
En qualité d'Office Manager vous assurez un soutien essentiel au fonctionnement quotidien de l'asbl Horeca Brussels. Vous appuyez la direction générale et contribuez à la coordination et à l'organisation efficace des activités de la Fédération.
Vous êtes le premier point de contact pour tous les interlocuteurs de l'association et veillez à la coordination fluide des demandes entre les équipes internes, les membres, les partenaires et les experts externes. Ce rôle dépasse le simple traitement des messages : il requiert rigueur, organisation et sens du détail, ainsi qu'un excellent relationnel, une écoute attentive et la capacité d'anticiper les besoins afin d'apporter des solutions adaptées.
Gestion des communications
Gestion du courrier (réception, tri, envoi)
Accueil téléphonique et gestion des courriels (boîte email générale)
Vous êtes le premier point de contact pour les membres, partenaires et interlocuteurs externes, en gérant et orientant les communications entrantes et en assurant un suivi efficace.
Vous traitez les demandes de manière proactive, proposez des solutions adaptées et veillez à la coordination fluide avec les équipes internes et les partenaires/experts externes.
Vous participez aux réunions, rédigez les comptes rendus et contribuez au suivi et à la bonne organisation des projets et activités de l'association.
Administration
Vous assurez les tâches administratives en respectant les échéances et priorités
Vous gérez les factures, les paiements et effectuez le suivi auprès du comptable
Vous garantissez le respect des délais, le suivi des demandes et l'exécution des dossiers qui vous sont confiés
Vous préparez le reporting en collectant, centralisant et analysant les informations
Gestion de l'information et des dossiers
Vous rédigez, préparez et encodez les documents avec méthode et cohérence
Vous assurez le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers et informations
Vous suivez les conventions de partenariat et leurs renouvellements.
Vous gérez et enrichissez les bases de données (CRM Zoho) pour maintenir des informations fiables et structurées
Organisation, planification et soutien opérationnel
Gestion des fournitures de bureau et des fournisseurs
Support logistique pour réunions, formations et événements
Coordination logistique en cas de déménagement
Vous planifiez les réunions, rendez-vous et déplacements
Vous soutenez l'organisation des événements en apportant un appui logistique et en participant à l'accueil, avec une disponibilité ponctuelle en soirée.
Vous participez à l'évaluation des projets et au suivi des actions entreprises par l'asbl.
Vous contribuez à la veille sectorielle, à la recherche et à la centralisation d'informations pertinentes pour l'association
Vous veillez au respect de la déontologie et du secret professionnel
Profil recherché
Vous justifiez d'un minimum de 3 ans d'expérience en support administratif, avec un sens aigu de l'organisation et de la structuration du travail
Excellente orthographe et bonnes capacités rédactionnelles en français
La maitrise du néerlandais est souhaitée (niveau intermédiaire à l'oral)
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
Vous démontrez une excellente posture relationnelle, avec goût pour le contact et les échanges
Polyvalence, adaptabilité et réactivité
Rigueur, discrétion et fiabilité
Sens du service, esprit d'équipe et collaboration
Approche proactive et orientée solutions
La connaissance du secteur Horeca est un véritable atout
Ce que nous proposons
Un poste à temps partiel (3/5 ou 4/5) à pourvoir en mars 2026, basé au siège de l'association (363 avenue Louise, 1050 Ixelles – Bruxelles)
Une rémunération en fonction de votre expérience, complétée par des avantages : chèques-repas de 10 €, pécule de vacances, prime de fin d'année
Un environnement à taille humaine au sein d'une équipe qui valorise la coopération et la diversité, tout en respectant l'équilibre vie professionnelle/vie privée
Comment postuler ? Adressez votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de Kamila Ostrowska :
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