Office & Administration Officer (Ref.3298)
Je begint je dag met een koffie en een glimlach voor iedereen die binnenkomt. Telefoons rinkelen, mailtjes komen binnen, leveranciers vragen om opvolging en projectdocumenten wachten op verwerking. Jij houdt het overzicht. Jij zorgt dat alles vlot verloopt.
Je komt terecht in een ambitieus familiebedrijf dat zich specialiseert in metaal- en aluminiumwerken voor zowel de openbare als private sector. Sinds de oprichting groeide het bedrijf stap voor stap, met een team van ongeveer 60 gemotiveerde medewerkers en moderne productiehallen voorzien van de nieuwste machines. De focus ligt op kwaliteit, innovatie en een mensgerichte bedrijfscultuur.
Wat je doet
Onthaal en eerstelijnscontact
* Beheer van het telefoonsysteem en het correct doorverbinden van oproepen
* Professioneel onthaal van bezoekers en begeleiding naar vergaderruimtes
* Koffie en dranken voorzien voor gasten
* Zorgen voor een verzorgd en representatief kantoorfront
Algemene administratie
* Beheren en opvolgen van shared mailboxen
* Structureren en klasseren van documenten
* Verwerken van administratieve documenten, inclusief plannen en orderbevestigingen
* Beheer van certificaten, attesten en ontbrekende documenten
Leveranciers- en aankoopadministratie
* Controle en verwerking van aankoopfacturen
* Koppelen van leveringsbonnen en facturen, en controle van ontvangen goederen
* Beheer en actualisatie van leveranciersprijslijsten
* Administratieve opvolging van creditnota’s en terugkerende facturen
Ondersteuning van afdelingen
* Administratieve voorbereiding en controle van vorderingsstaten onderaannemers
* Verwerking van inventaris- en stocklijsten
* Opvolging van certificaten en technische documenten
* Opstellen van bonnen voor galvaniseren en metalliseren
* Administratieve voorbereiding en verzending van prijsvragen voor projectverantwoordelijken
Facility en kantoororganisatie
* Bestellen en beheren van koffie, water, kantoormateriaal en werkkledij
* Opvolgen van facilitaire leveranciers, schoonmaak en sanitaire voorzieningen
* Ondersteunen van praktische organisatie van vergaderruimtes, keuken en kantooromgeving
* Coördineren van leveringen zoals Coca-Cola en mazout
Wat zij zoeken
* Bij voorkeur een bachelor of gelijkwaardig diploma
* Ervaring in een soortgelijke administratieve rol
* Sterke administratieve vaardigheden, nauwkeurig en gestructureerd
* Meerdere taken tegelijk beheren en prioriteiten kunnen stellen
* Vlot in MS Office en digitale systemen
* Basiskennis van factuurcontrole en administratieve opvolging
* Klantgericht en communicatief vaardig
Wat zij bieden
* Afwisselende functie binnen een financieel stabiel en groeiend familiebedrijf met duidelijke visie
* Open communicatielijnen en een team dat harde werkers combineert met plezier
* Fair en competitief verloningspakket in 40 uur/week, inclusief 12 betaalde ADV-dagen, maaltijdcheques, groepsverzekering en bouwverlof
* Opleidingsmogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen
* Deelname aan gevarieerde en diverse projecten
* Mensgerichte bedrijfscultuur met goede werksfeer en jaarlijkse teamactiviteiten
* Geen overuren, gezonde werk-privé balans
* Thuiswerk is niet voorzien
Hier sta je niet alleen achter een bureau, je bent het organisatorische hart van een ambitieus familiebedrijf dat klaar is voor de toekomst.
Contacteer ons voor meer info:
Tel. 011 66 13 31
Mail: kantoor@jobcare.be