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L’École européenne de Bruxelles I (sites Uccle et Berkendael) recrute un(e)
Secrétaire en charge des inscriptions et de la communication (H/F)
Contrat à durée indéterminée - Temps plein
L'EEBI fait partie du système des Ecoles européennes et dispense un enseignement aux enfants dont les parents travaillent pour les institutions européennes. Notre communauté scolaire est composée de 4.250 élèves de 60 nationalités différentes et de plus de 500 membres du personnel de différents pays. Les élèves étudient dans douze sections linguistiques. Notre école propose des programmes d’enseignement innovants et inclusifs qui permettent d’obtenir des résultats académiques d’excellent niveau. Plus d'informations relatives aux Ecoles européennes en général sont disponibles sur https://www.eursc.eu/fr
DESCRIPTION DE LA FONCTION ET TÂCHES PRINCIPALES
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur adjoint Finance et Administration (DDFA) et du Directeur, le/la secrétaire se verra confier les tâches suivantes :
• Contribution au service des inscriptions
o Gestion et suivi complets des inscriptions et transferts (informations aux parents, demandes, vérifications, analyses, traitements, encodages, mises à jour, mises en œuvre, envois, listes, classements et archivages) ;
o Collaboration étroite avec l’ACI (Autorité Centrale des Inscriptions), la Direction, les secrétariats pédagogiques et l’autre personne en charge des inscriptions pour toutes les questions liées aux inscriptions ;
• Contribution aux départements pédagogiques
o Synchronisations, préparations, mises à jour et transmissions des dossiers pédagogiques ;
o Collaboration étroite avec les autres Écoles européennes de Bruxelles concernant les transferts des élèves ;
o Préparation de divers documents pour la rentrée scolaire ;
o Gestion technique, maintenance et mise à jour des procédures digitalisées.
• Contribution à la politique générale de communication
o Élaboration, suivi et mise à jour régulière d’une politique de communication générale de l’Ecole ;
o Rédaction et diffusion de communications internes et externes ;
o Conseil et harmonisation des communications (charte graphiques, outils, mise en page, canaux etc.) ;
o Mise à jour régulière des procédures, brochures et informations disponibles ;
o Contribution au site internet de l’Ecole et à sa présence digitale en général ;
o Participation à la promotion de l’établissement et à son identité multilingue et pluriculturelle.
• Toute autre tâche administrative confiée par le Directeur Adjoint Finance et Administration ou le Directeur, dans l’objectif d’assurer la continuité des services.
PROFIL RECHERCHÉ
• Au minimum un diplôme de bachelier en secrétariat ou équivalent par expérience ; un diplôme en communication sera considéré comme un atout ;
• Expérience de minimum 3 ans dans un poste similaire ;
• Une expérience professionnelle similaire dans une autre École européenne et/ou un environnement international multilingue sera considéré comme un sérieux atout ;
• Maîtrise de l'anglais ou du français et capacité à utiliser l'autre langue de manière autonome, la connaissance d’une autre langue européenne sera considérée comme un atout ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques (Office 365 et autres) ;
• Excellent sens de la communication dans un contexte multilingue exigeant ;
• Excellentes capacités d’organisation du travail et gestion du temps (flexibilité et respect des échéances) ;
• Précision et rigueur ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Résistance au stress et dynamisme ;
• Autonomie et capacité de travail en équipe ;
• Proactivité et sens de l’initiative.
OFFRE
• Un contrat à durée indéterminée soumis à la législation belge dans ses dispositions sociales et fiscales et suivant le statut du Personnel Administratif et de Service (PAS) (https://www.eursc.eu/BasicTexts/2007-D-153-fr-18.pdf) ;
• Entrée en service : à partir de mai 2026 (modalités pratiques à préciser ultérieurement) ;
• Régime de 37h30 par semaine, horaire à convenir ;
• Lieux de travail : sites d’Uccle et de Berkendael ;
• Un salaire brut mensuel à partir de 4.891,39 euros (le grade et échelon exact sera déterminé d’après l’expérience professionnelle pertinente) ;
• Un environnement de travail multiculturel et stimulant ;
• Un job varié avec beaucoup de contacts.
Pour postuler, veuillez envoyer avant le 19 avril 2026 à 23h59 à mailto:UCC-RECRUITMENT@eursc.eu sous la référence « Secrétaire inscriptions + nom + prénom » les documents suivants (sous un seul PDF intitulé Secrétaire inscriptions + nom + prénom) :
• CV (format Europass) ;
• Lettre de motivation ;
• Photocopies de certificats/diplômes.
Les candidats sont invités à transmettre lors de leur candidature tout document complémentaire jugé utile comme une lettre de recommandation ou une évaluation récente.
Merci aussi de compléter le formulaire suivant : https://forms.office.com/e/9Z9hsRiB1H
Veuillez noter que seuls les candidats ayant complété toutes les étapes ci-dessus et ayant postulé avant la date limite seront considérés comme éligibles.
Les candidats qui n’auront pas reçu de réponse pour le 31 mai 2026 pourront considérer que leur candidature n’a pu être retenue. Les candidats invités à l’entretien seront contactés par mail ou téléphone.
Les candidats présélectionnés doivent fournir un extrait de casier judiciaire (modèle 596-2 – pour accéder à une activité qui relève de l'éducation en Belgique ou tout autre document similaire pour un autre pays d'origine) lors de l'entretien.
Le candidat sélectionné doit être inscrit à la commune en Belgique avant l’entrée en service (NISS belge), être autorisé à travailler en Belgique (disponibilité administrative le cas échéant) et sera soumis à la fiscalité belge.
Veuillez consulter notre Déclaration de confidentialité pour connaitre notre politique de traitement envers vos données personnelles dans le cadre du recrutement sur le site : https://www.eeb1.com/app/uploads/2018/12/2018-03-D-23-fr-3.pdf
Lien vers le site des écoles européennes : http://www.eursc.eu/
Lien vers le site de l'école européenne de Bruxelles I http://www.eeb1.com/
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The European School in Brussels I (Uccle and Berkendael sites) is recruiting a:
Secretary in charge of enrolment and communication (H/F)
Permanent contract - Full-time
The EEBI is part of the European Schools system and provides education to children whose parents work for the European institutions. Our school community is made up of 4,250 pupils from 60 different nationalities and more than 500 staff members from various countries. Pupils study in twelve language sections. Our school offers innovative and inclusive teaching programmes that enable pupils to achieve excellent academic results. More information on the European Schools in general can be found at https://www.eursc.eu/en
JOB DESCRIPTION AND MAIN TASKS
Reporting to the Deputy Director of Finance and Administration (DDFA) and the Director, the secretary will be responsible for the following tasks:
• Contribution to the Enrolment Service
o Full management and follow-up of enrolments and transfers (information to parents, requests, checks, analyses, processing, encoding, updates, implementation, sending, lists, filing and archiving);
o Close collaboration with the CEA (Central Enrolment Authority), the Management, the pedagogical secretariats and the other person in charge of enrolments for all questions related to enrolments;
• Contribution to pedagogical departments
o Synchronisations, preparations, updates and transmissions of pedagogical files;
o Close cooperation with the other European Schools in Brussels on pupil transfers;
o Preparation of various documents for the start of the school year;
o Technical management, maintenance and update of digitalised procedures.
• Contribution to the general communication policy
o Drawing up, monitoring and regularly updating a general communication policy for the School;
o Drafting and disseminating internal and external communications;
o Advice and harmonisation of communications (graphic charter, tools, layout, channels, etc.);
o Regular update of available procedures, brochures and information;
o Contribution to the School’s website and its digital presence in general;
o Participation in the promotion of the institution and its multilingual and multicultural identity.
• Any other administrative task assigned by the Deputy Director of Finance and Administration or the Director, with the aim of ensuring continuity of services.
PROFILE
• At least a bachelor's degree in secretarial studies or equivalent per experience; a degree in communication will be considered an asset;
• Experience of at least 3 years in a similar position;
• Similar professional experience in another European School and/or a multilingual international environment will be considered a serious asset;
• Fluency in English or French and ability to use the other language independently, knowledge of another European language will be considered an asset;
• Excellent command of IT tools (Office 365 and others);
• Excellent communication skills in a demanding multilingual environment;
• Excellent work organisation and time management skills (flexibility and meeting deadlines);
• Accuracy and rigour;
• Discretion and respect for confidentiality;
• Stress resistance and dynamism;
• Autonomy and ability to work in a team;
• Proactivity and able to take initiative.
OFFER
• A permanent contract subject to Belgian social and tax legislation and in accordance with the status of Administrative and Ancillary Staff (AAS) (https://www.eursc.eu/BasicTexts/2007-D-153-en-18.pdf)
• Start date: from May 2026 (practical details to be confirmed at a later date);
• 37.5 hours per week, schedule to be agreed;
• Workplaces: Uccle and Berkendael sites;
• A monthly gross salary starting at EUR 4.891,39 (the exact grade and step will be determined based on the relevant professional experience);
• A multicultural and stimulating working environment;
• A varied job with a lot of contacts.
To apply, please send the following documents (in a single PDF file named “Enrolment secretary + surname + first name") to UCC-RECRUITMENT@eursc.eu by 23:59 on 19th April 2026, quoting the reference "Enrolment secretary + surname + first name":
• CV (Europass format);
• Cover letter;
• Photocopies of certificates/diplomas.
Candidates are invited to submit any additional documents they deem useful, such as a letter of recommendation or a recent assessment.
Please also fill in the following form: https://forms.office.com/e/9Z9hsRiB1H
Please note that only applicants who have completed all of the above steps and applied before the deadline will be considered eligible.
Applicants who have not received a reply by 31st May 2026 may consider that their application could not be accepted. Applicants invited to the interview will be contacted by email or telephone.
Shortlisted candidates must provide a criminal record extract (model 596-2 – for access to an activity related to education in Belgium or any other similar document for another country of origin) at the interview.
The selected candidate must be registered with the local authority in Belgium before starting work (Belgian NISS), be authorised to work in Belgium (administrative availability where applicable) and will be subject to Belgian taxation.
Please consult our Privacy Policy to know our policy on the processing of your personal data in the context of recruitment on the website: https://www.eeb1.com/app/uploads/2018/12/2018-03-D-23-en-3.pdf
Link to the website of the European Schools: www.eursc.eu
Link to the Brussels I European School website: http://www.eeb1.com