Missions
Présentation de l’UNamur
Située à Namur, capitale de la Wallonie, l’UNamur est une institution d'enseignement supérieur universitaire subventionnée par la Fédération Wallonie-Bruxelles.
L’UNamur, c’est :
• de l'enseignement, de la recherche et des services à la communauté ;
• 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes, 1300 membres du personnel ;
• 7 Facultés, 1 département interfacultaire, 11 instituts de Recherche, 11 plateformes technologiques, de services supports.
Travailler à l’UNamur, c’est rejoindre une institution orientée vers l’avenir, contribuer au développement de son campus et à l’amélioration des services offerts aux étudiant.e.s, soutenir la recherche.
Vous aimez réaliser des tâches administratives, vous souhaitez découvrir la matière des marchés publics, vous désirez offrir un support indispensable à vos collègues et interagir avec de multiples interlocuteurs? Vous êtes à la recherche d’un défi qui vous permettra d’exploiter toutes vos capacités ? D’un poste stimulant avec une ambiance de travail agréable, dans une institution à taille humaine en plein centre de Namur ? Vous souhaitez développer vos compétences ?
N’attendez plus pour postuler ! C’est vous que nous cherchons !
Au sein de la Cellule Marchés Publics, vous assurez une aide et un support administratif aux collaborateur.trice.s de la cellule et aux porteurs de projet. Vos missions se déclinent comme suit:
Information et communication
• La réponse aux demandes d’informations générales sur les étapes d’un marché et les processus internes ;
• L’information régulière des porteurs de projet concernant l’avancement de leurs dossiers;
• La communication avec différents interlocuteurs (les collaborateurs de la CMP, soumissionnaires, les porteurs de projet, les autorités, etc.)
Support administratif et gestion
• La gestion de la boîte mail de la cellule (classement, archivage);
• L’envoi de courriers postaux ;
• La mise en forme, l’adaptation et la numérisation de documents (mise en page, création de PDF, scan, fichiers Excel avec formules automatiques) ;
• La création et le partage de dossiers selon une arborescence établie ;
• La complétion et le suivi de tableaux de bord (états des lieux, rappels d’échéances aux porteurs de projet, tableau partagé entre différents intervenants) ;
• L’encodage de dossiers dans le logiciel comptable;
• Le suivi administratif lié à l’exécution (délais, cautionnement, PV de réception) ;
• La participation à la préparation de l’ordre du jour des réunions d’équipe ;
• La participation au contrôle du respect des procédures.
Suivi et validation des marchés publics
• L'introduction des dossiers dans Agora (logiciel informatique interne) pour validation par les instances (Conseil d’Administration ou Conseil Rectoral) ;
• La rédaction/vérification des demandes de visa et la transmission des dossiers à la déléguée du gouvernement ;
• La gestion des courriers pour signature par l’Administratrice Générale et l'envoi aux soumissionnaires ;
En back up :
• La publication de documents sur la plateforme E-Procurement et la gestion du forum de questions ;
• L’ouverture des offres, la rédaction des PV d’ouverture et la publication des avis d’attribution ;
• La vérification de la situation des soumissionnaires via Telemarc ;
• L’assistance aux porteurs de projet pour le dépôt d’offres dans le cadre de marchés externes.
Profil
Diplôme
Vous êtes titulaire d’un bachelier (graduat)
Connaissances et compétences requises
• Maîtrise des outils informatiques courants (Excel, Word, Outlook, Teams) ;
• Capacités communicationnelles, tant orales qu’écrites (en ce compris une bonne orthographe) ;
• Rigueur dans le suivi des dossiers (notamment dans le suivi des échéances et le respect des procédures) ;
• Autonomie (en ce compris la capacité d’organisation) ;
• Aptitude au travail en équipe ;
• Flexibilité.
Atouts • Expérience probante de 2 années ;
• Connaissance de la législation relative aux marchés publics ;
• Connaissance des règles et procédures internes à l’université (Agora, logiciel comptable);
• Maîtrise des applications spécifiques (E-procurement, E-depo, Telemarc).