1. alle gekheid op een stokje: je hoeft geen koffielover te zijn (al zijn de meesten bij ons dat wel), wel zijn we op zoek naar een hele toffe collega waarop we kunnen bouwen. Wij zouden niet half zo goed werken zonder jou.
2. je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of hebt relevante ervaring voor de job. Heb je al wat zicht op rekrutering en selectie (of HR), dan is dat een fijne plus.
3. je bent sterk in plannen en organiseren en zorgt voor een fijne beleving voor kandidaten en hiring managers. Je bent dan ook mee het "uithangbord" van ons team en van KU Leuven.
4. je houdt ervan om meerdere taken te behartigen en kan je werk goed zelf organiseren. Jouw zin voor verantwoordelijkheid, initiatief en proactiviteit kenmerken jou.
5. uiteraard kan je kan vlot werken met o.m. Excel, Word en Outlook. Heb je al eens gewerkt met SAP? Tof! En anders leggen we jou dat graag uit. Je kan overigens terugvallen op tal van draaiboeken waarin je de antwoorden op veel vragen kan terugvinden.
6. communiceren in het Nederlands en Engels kan je vlot, zowel schriftelijk als mondeling (af en toe eens spieken in Copilot doen we allemaal).
7. cijfers schrikken jou niet af (hier komt ook je Excel-kennis van pas) en je gaat hier nauwkeurig mee om.
8. Je gaat vertrouwelijk om met alle gegevens waar je toegang toe hebt.
Jij bent onmisbaar voor ons: je bent de allround ondersteuner voor de verschillende activiteiten van ons team en zorgt er, samen met je collega, voor dat alles gesmeerd verloopt. Wat dat precies betekent? Een heel gevarieerd pakket aan taken, waaronder:
9. samen met je collega's beheer je de jobsite van de KU Leuven. Je zorgt ervoor dat de geposte vacatures tiptop in orde zijn en corrigeert waar nodig spelling, opmaak, enz.
10. je verzorgt de publicatie van vacatures op externe rekruteringssites en zet ook daar de puntjes op de i. Bovendien geef je advies aan leidinggevenden bij de keuze van rekruteringskanalen, waarbij je ook duidelijkheid biedt over de kostprijs.
11. je plant selectiegesprekken met selectiecommissies en kandidaten in. Je zorgt dat iedereen op de hoogte is van de planning, de locatie, enz.
12. nodigen we kandidaten bij ons uit? Dan kan de selectieadviseur jou ook vragen om te zorgen voor een warm onthaal en om kandidaten op weg te helpen bij het afleggen van testen, enz.
13. je bent het eerste aanspreekpunt voor lijnmanagers en kandidaten: je volgt binnenkomende telefoontjes op en beheert onze algemene mailboxen. Je streeft er altijd naar om iedereen zo vlot mogelijk verder te helpen.
14. Je bent back-up voor de andere administratieve "krak" en neemt o.m. haar taken om selecties in te plannen over wanneer zij afwezig is.
Werken aan KU Leuven is best uniek. Hoe dat komt? Omdat je er telkens weer nieuwe uitdagingen vindt, je er wordt gestimuleerd om je grenzen te verleggen en je ambities waar te maken. Werken aan KU Leuven betekent dat je, direct of indirect, bijdraagt aan kwalitatief, innovatief onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Het betekent werk met maatschappelijke relevantie, in een werkomgeving waarin iedereen uitgenodigd wordt om vanuit de eigen rol actief deel te nemen aan beleidsontwikkeling en besluitvorming. Als Personeelsdienst verlenen we advies en ontwikkelen we beleid, instrumenten en competenties voor 13.000 medewerkers die werkzaam zijn in faculteiten, departementen en diensten op 14 campussen in 10 steden. We nemen ook de administratieve verplichtingen van KU Leuven als werkgever voor onze rekening. Het team Rekrutering en Selectie is verantwoordelijk voor de kwaliteitsvolle rekrutering en selectie van nieuwe medewerkers en het faciliteren van de jobmobiliteit van medewerkers binnen de organisatie. Binnen het team geven we vorm aan het beleid en de werkwijzen, processen en tools binnen dit domein en staan we in voor zowel advies als operationele dienstverlening op dit vlak. Aan KU Leuven tellen we jaarlijks erg veel vacatures met een specifieke aanpak voor de verschillende personeelsgroepen. Voor academische en wetenschappelijke profielen (> 1500 op jaarbasis) vervullen we een adviserende rol met betrekking tot rekruteringsmogelijkheden en het vormgeven van een kwaliteitsvol selectieproces. Voor niet-wetenschappelijke profielen (> 600 op jaarbasis) faciliteren we het volledige proces van A tot Z. Het team telt 7 selectieadviseurs, een rekruteringsadviseur en een andere "krak". Zij rapporteren allen, net zoals jij, aan de verantwoordelijke van het team Rekrutering en Selectie. Binnen dit team ben jij de draaischijf om alle processen vlot te laten verlopen en ben je het aanspreekpunt voor je collega's, hiring managers en kandidaten.
Jouw nieuwe job is er een uit de duizend. Je komt terecht in een leuk team, waarin er niet alleen hard gewerkt wordt maar we elkaar ook helpen. Waar er zeker ook ruimte is voor een babbeltje en er ook eens goed gelachen kan worden. Die babbeltjes, die vinden meestal plaats rond onze goed gevulde snoeptafel. Je werkt in de autoluwe omgeving in het hartje van Leuven, in de gezellige Parijsstraat. In de zomer vang je er zowaar een vleug van 'la dolce vita' op wanneer je samen met collega's een lekkere koffie (of thee of koffiekoek) gaat halen bij de koffiebar in de straat.
En dan even naar de essentie: we beogen een deeltijdse arbeidsovereenkomst (80%) van bepaalde duur (1 jaar, mogelijk verlengbaar). Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een uitgebreider opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4. We nemen al je opgebouwde anciënniteit in rekening. Na je inwerkperiode kan je ook regelmatig thuis werken. Hiernaast bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, een aangename vakantieregeling, terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding, ecocheques en nog veel meer. Details omtrent het salarispakket kan je terugvinden via de jobsite.