Planning & office manager

🚀 Planning & Office Manager (Temps plein) – Événementiel


Propulse Group – Offre d’emploi du 19/12/2025

Tu aimes le contact humain ? Tu es organisé.e, fiable et efficace ?

Tu es à l’aise avec différents volets de la gestion administrative ?

Le monde de l'événementiel te parle ?


Lis la suite, ce poste est peut-être fait pour toi !


🌍 Contexte

Propulse Group est une société active dans le monde de l’événementiel et composée de 5 marques complémentaires :


-Propulse : Gestion logistique et support à la production d’événements

-Panorama : Bars éphémères hauts de gamme et thématiques

-Epicuria : Catering management et support F&B

-Ravito : Crew Catering (restauration des équipes événementielles)

-Alpaca : ASBL engagée pour la durabilité des événements


Avec plus de 300 freelances mobilisés ponctuellement, l’humain est au cœur de nos activités. Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un.e Planning & Office Manager.


🎯 Missions et responsabilités

En soutien à notre Crew Manager, tu seras le point de contact privilégié pour assurer une gestion fluide et réactive des plannings :


* Recrutement actif pour combler les shifts
* (appels, messages, ciblage des bons profils)
* Intégration des nouveaux collaborateurs (inscriptions, briefing, contrats/dimona)
* Encodage des jobs dans notre plateforme de planification
* Vérification et suivi des contrats, timesheets et rémunérations
* Gestion des conventions de bénévolat (ASBL Alpaca)
* Support aux campagnes de recrutement et mise à jour régulière de la base de donnée
* Remplacement de la Crew Manager lorsqu’elle est absente


En plus de ces fonctions « essentielles », d’autres missions « annexes » pourront s’ajouter en fonction de tes affinités et expériences. En voici une liste de possibilités, classées par thématique :


Ressources Humaines

- Gestion des ressources humaines internes

- Contact avec les bénévoles qui soutiennent notre ASBL Alpaca solutions

- Mise en place de campagnes de formation ou de recrutement

- Optimisation des process RH actuels pour être toujours en phase avec les réalités du marché


Compta

- Suivi des paiements de nos clients

- Validation des factures de nos indépendants

- Mise en place et suivi d’un processus de gestion des dépenses dans le respect des nouvelles dispositions légales (peppol)

- Soutien au service comptabilité dans le traitement des factures d’achat

- Edition d’une partie des factures de vente


Le.la candidat.e sélectionné.e n’exercera pas forcément l’entiereté des points précédents mais plutôt une partie à sélectionner selon les périodes, ses affinités et ses expériences.


🧩 Profil recherché

Nous cherchons une personne qui se reconnaît dans ces qualités :


* Expérience en gestion de plannings et/ou recrutement ou qui a déjà exercé dans l'administratif
* Réactivité, autonomie, sens des priorités
* Bonne communication orale et écrite (FR)
* Grande Aisance au téléphone


Et surtout, tu es quelqu’un qui :


* Supporte bien l’imprévu
* Résiste au stress
* Est pragmatique et efficace ⚡
* Comprend vite les process
* Trouve de la satisfaction à résoudre des urgences
* Est rigoureux.se, fiable, aime “cocher les cases” 📋
* A le souci du détail mais aussi la vue d’ensemble des priorités


💡 Motivations

Ce poste est idéal si tu es motivé.e par :

- Une prise de fonction rapide

- L’engagement à long terme dans une entreprise jeune et dynamique

- Le secteur événementiel et ses différentes facettes


📌 Nous t'offrons


- Un emploi à temps plein dans une structure en constante évolution

- Une période de formation interne afin que tu sois paré.e pour le poste

- Une possibilité d’évolution et de mise en place de méthodes de travail adaptées aux réalités de l’entreprise

- Une rémunération alignée avec les réalités du secteur et suivant une politique salariale commune à toute l’entreprise

- Un large panel d’avantages légaux, extra-légaux et primes

- Début de la mission : Janvier 2026


CANDIDATURES


Les candidatures sont attendues par e-mail à lancelot@propulsegroup.be