Fonction
Intégré·e au sein de l’équipe de direction administrative du Campus FUCaM, l’assistant·e de direction assure les activités suivantes pour le Vice-recteur UCLouvain en Hainaut et le Directeur de l’administration UCLouvain en Hainaut :
1. L’accueil des visiteurs·euses : accueil des visiteurs·euses internes et externes, prise en charge de certaines demandes et/ou réorientation vers les personnes et/ou services ad hoc, appréciation des priorités et urgences ;
2. La réception des appels téléphoniques : prise en charge de certaines demandes et/ou réorientation vers les personnes et/ou services ad hoc, appréciation des priorités et urgences ;
3. Le traitement du courrier entrant et sortant : réception des envois postaux, réception et traitement des courriers électroniques, rédaction des courriers à partir d’informations succinctes, préparation des documents utiles, classement et suivi des dossiers ;
4. La gestion l’agenda : prises de rendez-vous, planification des réunions (impliquant régulièrement des interlocuteurs·trices internes et externes aux agendas fort sollicités), gestion des modifications quotidiennes, envois des invitations / réponse aux invitations, préparation et gestion des déplacements, réservation des voyages ;
5. La logistique des réunions : réservation des salles, réservation et installation du matériel, réservation du catering ;
6. Le secrétariat de certaines instances spécifiques de l’UCLouvain en Hainaut ou du Campus FUCaM (notamment comité stratégique UCLouvain en Hainaut, Coupole HELHa/UCLouvain, etc.) : planification des réunions, prise de note et rédaction des procès-verbaux, élaboration des tableaux de suivis, préparation des dossiers, etc. ;
7. La constitution de dossiers : instruction de dossiers spécifiques, préparation/impression des documents utiles, correction et mise en page des différents supports, élaboration de tableaux de suivi ;
8. La gestion, par délégation, du budget du Vice-rectorat : suivi des commandes, approbation des factures, préparation des notes de frais, etc. ;
9. Le classement et l’archivage de l’ensemble des documents liés à sa mission ;
10. Ponctuellement, apporter un soutien aux événements du Campus FUCaM particulièrement pour la gestion des invitations, la préparation de l’événement et l’accueil des invité·es.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
11. Diplôme de Bachelier en secrétariat de direction ou équivalent
12. Une expérience de trois ans dans une fonction similaire
13. Excellente maîtrise de la langue française et de l’anglais
14. Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office)
15. Capacité à rédiger des procès-verbaux précis et d’en synthétiser les suivis
16. Sens de l’accueil, capacité d’écoute, tact et discrétion
17. Sens de l’organisation et de la planification, capacité à gérer des priorités et l’imprévu
18. Rigueur des procédures et des échéances
19. Capacité à créer et entretenir un réseau de ressources pour apporter une solution à toute question
20. Adaptabilité aux situations nouvelles (réactivité, initiative et proactivité)
21. Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
22. Une connaissance de l’enseignement supérieur et de l’institution est un plus
23. Durée d’adaptation à la fonction : environ une année avec plan de formation
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
24. Une rémunération évolutive basée sur les de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
25. Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
26. Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
27. Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
28. L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
29. La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
30. Un environnement de travail agréable et facilement accessible ;
31. Et plus encore, consultez notre page « Avantages » .
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