Description de l'annonce
Pour un concessionnaire automobile situé à Ath, nous sommes à la recherche d'un réceptionnaire automobile (H/F/X).
Vos responsabiltiés :
* Préparation du dossier client : S'assurer que toutes les informations nécessaires à la prise en charge du véhicule (pièces, packs, kdm, importation xentry) et bacs avec les pièces sont bien renseignées dans le système à j-2 du rendez-vous.
* Accueil des clients : Accueillir les clients physiquement et au téléphone, les orienter vers le bon interlocuteur, et répondre à leurs questions. Fournir des informations claires et détaillées aux clients sur les réparations ou services. Accueillir le client en personne, lui expliquer le processus, vérifier et valider les informations avec lui (coordonnées, paiement, etc.), et gérer le suivi après l’entretien.
* Écoute et analyse des besoins : Écouter attentivement les besoins du client et les retranscrire clairement sur la fiche pour la préparation des réparations.
* Création des or/dossiers clients : Enregistrer les demandes du clients, création de la fiche de manière clair et explicite pour les collaborateurs, établir un dossier précis.
* Tâches administratives : Assurer la gestion des tâches administratives liées à la réception des véhicules (Or, documentation, etc.).
* Planification et coordination : Assurer une bonne organisation du travail en coordination avec l’équipe technique et le magasinier-accessoiriste.
* Gestion des communications : Gérer les appels téléphoniques, courriels des clients + interne au jour le jour.
* Planification des rendez-vous : Gérer les plannings des rendez-vous entre les clients et les mécaniciens, en prenant en compte les priorités et les disponibilités. Planifier les rendez-vous pour les diagnostics et les retours, gérer les annulations ou les modifications éventuelles.
* Facturation et suivi du paiement : Assurer la facturation des prestations, établir les devis en concertation avec le magasin et le service facturation garantie et suivre les paiements des clients.
* Gestion des dossiers vs pièces : Suivre les stocks de pièces et commandes nécessaires à la bonne exécution des réparations avec le département magasin. Tenir le client informé de tout retard éventuel.
* Gestion du parc de véhicules de remplacement : Superviser et gérer les véhicules de remplacement pour les clients, photos du véhicules départ/arrivée + photo de la fiche à ajouter dans le groupe whatsapp, vérifier le plein du véhicule et prévoir un reconditionnement si nécessaire.
* Établissement des factures : Rédiger les factures pour les clients en lien avec les services rendus.
* Encodage et suivi des paiements : Encoder les paiements et effectuer le suivi de la caisse au quotidien.
* Gestion des devis : Préparer les devis en concertation avec le magasinier/service facturation garantie et le chef d’atelier, en s'assurant de la disponibilité des pièces et des temps nécessaires pour chaque réparation. Vendre la nouvelle prestation au client
* Reprogrammation des rendez-vous : Réajuster les rendez-vous selon les besoins et les priorités, notamment en cas de travail supplémentaire, retards ou de changements de planning.
* Suivi de la facturation en temps réel : Facturer chaque prestation immédiatement après que le véhicule ait quitté l’atelier, en veillant à ce que les informations (e-id) soient à jour et compréhensibles pour tous.
* Gestion des appels entrants : Répondre aux appels entrants pendant les heures de travail, en particulier en dehors des périodes de pointe.
* Transmission des fiches au site manager : Veiller à transmettre l'ensemble des fiches clients au responsable de site pour un contrôle final des fiches de la veille.
Votre profil
* Être autonome
* Avoir un sens commercial développé
* Avoir une première expérience dans le secteur automobile est obligatoire
* Être proactif, faire preuve d’anticipation
* Être organisé, méthodique, précis et rigoureux
* Faire preuve de courtoisie
* Avoir une bonne résistance au stress
* Être flexible et disponible
Notre offre
Un package salarial à hauteur de vos compétences !