Executive Secretary
Résumé du poste :
* Mise en place d'une gestion efficace des activités administratives de la Direction.
* Soutien au quotidien aux chefs de service administratif dans l'exécution de leurs tâches et responsabilités.
Description détaillée :
L'objectif principal consiste à fournir un soutien exceptionnel à la Direction, notamment pour ce qui concerne la gestion administrative, le suivi des projets et l'assistance technique. Vous devrez être capable d'assurer une coordination efficace des opérations quotidiennes, garantir la confidentialité des informations sensibles et collaborer avec les équipes pour atteindre les objectifs fixés.
A propos du travail :
Ce rôle nécessite une personne motivée, dynamique et dotée d'un fort sens de l'organisation. Vous devez être capable de travailler de manière autonome, de prendre des initiatives et d'anticiper les besoins de la Direction. Les compétences en rédaction, en synthèse et en gestion des priorités sont essentielles pour réussir dans cette fonction. Il est également important de maîtriser les outils MS Office, notamment Word, PowerPoint et Excel.
Vos missions spécifiques :
1. Gérer le standard téléphonique et le courrier de la Direction.
2. Assurer la gestion de l'agenda du CEO et préparer les rendez-vous, les dossiers et les actions à suivre.
3. Organiser et préparer les réunions internes et externes : réservation de salles, élaboration de l'ordre du jour, préparation de supports, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions prises.
4. Rédiger, revoir et/ou mettre en forme divers documents officiels.
5. Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire.
6. Préparer et coordonner l'envoi de documents nécessitant des signatures.
7. Manipuler des informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
8. Faciliter la circulation des informations pertinentes auprès des collaborateurs internes.
9. Gérer des notes de frais et assurer un suivi efficace des dépenses.
10. Apporter un soutien administratif aux chefs de service administratif.
Les qualifications requises :
* Diplôme ou expérience similaire dans le domaine de la gestion administrative ou de la secrétariat.
* Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans une fonction similaire.
* Compétences en rédaction, en synthèse et en gestion des priorités.
* Maîtrise des outils MS Office, notamment Word, PowerPoint et Excel.
* Connaissance du français et de l'anglais à l'écrit et à l'oral. La connaissance de l'allemand et/ou du luxembourgeois est un atout.
Si vous correspondez au profil ci-dessus et souhaitez postuler, veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de motivation) via notre site Web. Votre candidature sera traitée de manière confidentielle.