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Mission du poste
Votre équipe
Au sein de la Bureau du Directeur Général, l’unité « Stratégie, engagement et relations institutionnelles » (SEIR) rend directement compte au directeur général et joue un rôle essentiel dans l’élaboration et la coordination de l’orientation stratégique de l’Agence et dans l’engagement des partenaires externes. Au sein de cette unité, le service responsable de l’axe « Relations institutionnelles » (DG/SEIR/IR) est chargé de fournir un appui logistique et des services de secrétariat aux organes de gouvernance d’EUROCONTROL, aux groupes qui en dépendent, à certains des groupes et organes consultatifs ainsi qu’aux organes consultatifs relevant du directeur général.
Votre rôle
Votre rôle consistera à:
assurer un appui administratif ainsi qu’une aide en matière d’engagement pour la planification, l’exécution et le suivi des opérations et des activités de différents groupes de travail, notamment dans l’organisation, la préparation et la conduite de réunions (logistique, documents d’appui aux réunions/conférences, correspondance, et collaboration avec les services internes et externes tels que les services de traduction, de gestion des salles de conférence, de sécurité et de restauration ainsi que le service informatique) ;assurer la réception et la coordination de tous les documents requis dans les délais impartis, notamment les visas internes et externes, et gérer les procédures formalisées d’approbation des documents qui sont notamment soumis aux organes de gouvernance et à différents groupes de l’Agence ;procéder à la relecture des documents et publications officiels, et veiller à leur exactitude, à leur cohérence et à leur conformité, en coordination avec le service de traduction et les autres services métier qui apportent leur contribution ; collaborer avec les auteurs internes en les conseillant sur la structuration de leurs documents, les modèles à utiliser et les normes de qualité à respecter ;conseiller les président(e)s et les membres internes/externes des différents organes et groupes de travail au sujet des aspects administratifs, des mandats et des procédures régissant les réunions ;fournir des rapports relatifs aux activités des groupes, traiter des demandes émanant de délégué(e)s et d’administrations nationales, notamment sur des questions sensibles/confidentielles, et rédiger des comptes rendus de réunion conformément aux responsabilités qui vous incombent ;assurer la fonction de responsable du contenu web et de l’engagement, en veillant à l’harmonisation, à la mise à jour et à la cohérence des informations publiées ;contribuer aux activités de communication de points pertinents à destination du management, du personnel (au sein du service comme en dehors) et des parties prenantes externes ;élaborer, tenir à jour et moderniser les systèmes d’archivage, et tenir à jour les bases de données correspondantes, en tant que de besoin ;exécuter toute autre tâche conforme à l’objet principal de l’emploi.Diplômes, expérience & compétences requis
Les personnes présentant leur candidature doivent satisfaire à l’un des critères ci-après en matière de formation et d’expérience professionnelle : cycle complet d’études supérieures dans un domaine en rapport avec le poste à pourvoir (par exemple en gestion de bureau ou en communication) correspondant au niveau 4 du cadre européen des certifications (CEC), suivi d’au moins trois ans d’expérience professionnelle pertinente dans l’exercice d’une fonction administrative, de secrétariat ou de communication (par exemple, en qualité d’assistante administrative/d’assistant administratif, ou dans la fourniture d’un appui à une équipe/des projets ou l’organisation de réunions/d’événements) ; cycle complet d’études supérieures dans un domaine en rapport avec le poste à pourvoir (par exemple en gestion de bureau ou en communication) correspondant au niveau 5 du cadre européen des certifications (CEC), suivi d’au moins un an d’expérience professionnelle pertinente dans l’exercice d’une fonction administrative, de secrétariat ou de communication (par exemple, en qualité d’assistante administrative/d’assistant administratif, ou dans la fourniture d’un appui à une équipe/des projets ou l’organisation de réunions/d’événements). Une expérience au sein d’une administration nationale constituerait un atout.Expérience pratique des applications bureautiques courantes.Une expérience pratique d’outils de publication en ligne ou bien de SharePoint ou de Viva Engage constituerait un avantage.Une expérience pratique d’outils modernes favorisant les interactions tels que Menti ou Slido constituerait également un atout.La connaissance ou l’expérience de Salesforce serait également un atout.Aptitude à rédiger en anglais et en français.Souci du résultat : vous vous efforcez de satisfaire aux attentes professionnelles.Planification et organisation : vous adoptez une approche organisée et méthodique.Souci de la qualité : vous fournissez un travail de qualité constante.Communication : vous êtes capable de favoriser le dialogue.Travail d’équipe : vous adoptez une approche collaborative.Aptitude à interagir de manière professionnelle avec des personnes occupant des fonctions à différents niveaux.Sens de la discrétion et de la confidentialité.Aptitude à travailler dans un environnement multinational et pluriculturel.Conduite professionnelle conforme aux attitudes professionnelles promues par l’Agence (souci du résultat, disposition au changement, sens du service au client, intégrité et esprit d’équipe).Les langues de travail de l’Agence sont le français et l’anglais. Les personnes postulant à ce poste doivent posséder le niveau C1/C2 en anglais utilisateur expérimenté) à l’oral comme à l’écrit et le niveau B1/B2 en français (utilisateur indépendant). La connaissance d’autres langues européennes constituerait un avantage.
Les niveaux de connaissance linguistique correspondent à ceux définis dans le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR).Informations utiles
Seules les candidatures introduites par des ressortissants des États membres d'EUROCONTROL seront acceptées.La personne retenue pourrait être invitée à fournir des pièces justificatives démontrant qu’elle remplit les exigences minimales en matière de niveau d’enseignement. Le cas échéant, elle sera informée des pièces spécifiques demandées. Veuillez noter que tant que les éventuelles pièces justificatives requises n’auront pas été fournies et validées, aucune offre ne pourra être faite à une personne postulant en externe et aucune personne postulant en interne ne pourra être nommée.La personne retenue sera engagée conformément aux dispositions du Régime du Personnel Contractuel à EUROCONTROL.Conditions d’emploi en fonction du type d’engagement actuel :
Personnel contractuel nommé pour une durée déterminée : la durée de l’engagement actuel est conservée ; la durée de l’engagement actuel se poursuit, les durées d’engagement n’étant pas cumulatives ; la durée de l’engagement n’est donc pas réinitialisée lorsque la personne est retenue pour un nouveau poste, ce qui signifie que la durée restant à courir de l’engagement actuel à durée déterminée est toujours d’application ; renouvellement(s) – le contrat peut être renouvelé plusieurs fois, mais sa durée totale, comprenant toutes les périodes de renouvellement, ne peut excéder neuf (9) ans ; conversion – le contrat peut être converti en contrat à durée indéterminée lorsque l’ensemble des conditions suivantes sont réunies : le caractère durable du poste est confirmé, la personne a accompli au moins cinq années de service, ses performances sont satisfaisantes et la conversion est dans l’intérêt du service. La conversion n’est donc pas automatique. Personnel contractuel nommé pour une durée indéterminée :
la durée de l’engagement actuel est conservée ; Au terme de la période de 3 An(s) au poste pour lequel elle a été retenue :
si l’affectation au poste est prolongée, la personne continue d’occuper le poste en question, conformément aux dispositions applicables ; si l’affectation au poste n’est pas prolongée et/ou s’il n’est pas confirmé que les fonctions exercées sont de nature durable, la personne est mutée vers un autre poste correspondant à ses anciens emploi-type, niveau d’emploi et groupe de fonctions. La personne retenue devra effectuer avec succès un stage probatoire de 9 (neuf) mois avant d’être titularisée dans ses fonctions.La personne retenue sera en principe engagée au grade de base des grades de l’emploi publié.Les candidats déclarés aptes qui ne sont pas sélectionnés pour le poste seront inscrits sur une liste de réserve pour des rôles similaires. La liste de réserve restera valable un an à compter de la date limite de dépôt des candidatures.Des informations sur les rémunérations et avantages liées à ce poste sont disponibles sur notre site consacré aux carrièresEUROCONTROL pratique une politique d'égalité des chances en matière d'emploi. Nous nous engageons en faveur de l'égalité des chances et la diversité. En cas d’ex æquo, la priorité peut être donnée à la personne dont le profil correspond à une catégorie sous-représentée afin d'accroître la diversité des équipes et rééquilibrer les effectifs.Les candidats sont invités à consulter notre site internet consacré aux carrières, où ils pourront lire les conseils quant aux modalités de candidature.
