* Pour le Service "Logistique et logement étudiant" (LOGE), de l'Administration de la vie étudiante (AVIE)
* Site principal : Bruxelles (Woluwe)
* Contrat à temps plein, pour une durée indéterminée
* Entrée en fonction : dès que possible
Contexte / Mission
En collaboration directe avec la responsable du site de Bruxelles (Woluwe), le/la titulaire de la fonction assurera de façon coordonnée plusieurs facettes de gestion administrative et logistique de projets du Service logistique et logement étudiant.
Fonction
Dans le cadre des projets transversaux sous la supervision de la responsable de site :
* Assurer le support administratif : rédaction de courriers et d’avis, relais d’information, classement et archivage des documents électroniques/physiques, prise de rendez-vous pour la responsable de site, gestion des fournitures, planification d'événements…
* Gérer les jobistes (engagement, planning, …)
* Assurer auprès de la responsable de site, l’instruction des dossiers de recours des locataires
* Participer à des réunions d’équipe et rédiger les PV
* Aider à la préparation des rapports d’activités de fin d’année
* Assurer, en fonction du besoin, une assistance ponctuelle dans les différentes entités du service (Accueil, Infor-logement et gestion des contrats)
* Etre capable d’effectuer des opérations liées à la gestion logistique et comptable dans SAP
* Participer à l’élaboration du calcul des charges
* Participer à l’élaboration du site internet et intranet (aide à la construction et mise à jour) et à la gestion des réseaux sociaux
Dans le cadre des marchés publics sous la supervision de la responsable de site et de la cellule Marchés Publics :
* Constituer les dossiers de consultation (demandes de prix, appels d’offres, adjudications…)
* Participer à la rédaction des cahiers des charges en vue de définir au mieux les besoins
* Rédiger les inventaires ou bordereaux en collaboration avec les responsables d’entités
* Analyser les offres reçues sur le plan des inventaires et des clauses techniques et remettre son analyse à la secrétaire spécialisée.
* Assurer la supervision et la réception des travaux et services menés par des firmes extérieures et gérer les suivis des factures reçues de celles-ci.
La fonction est susceptible d’évoluer et implique des déplacements entre les différents sites de l’UCLouvain et certaines prestations en dehors des horaires de travail.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
* Diplôme de niveau bachelier (ou graduat)
* Maîtrise des outils informatiques courants
* La connaissance de SAP est un atout
* Maîtrise parfaite (orale et écrite) de la langue française et capacité rédactionnelle
* Gestion du stress (échéances spécifiques ; pics d’activités avec échéances du service)
* Forte capacité multitâches et bonne résistance face à l’imprévu
* Rigueur et organisation du temps de travail
* Travail en équipe avec autonomie propre
* Devoir de réserve et discrétion
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.