1. Je hebt bij voorkeur een professionele bachelor in een administratieve richting of gelijkwaardig door ervaring
2. Je beschikt bij voorkeur over een aantal jaren professionele ervaring in een wetenschappelijke omgeving
3. Je bent efficiënt, nauwkeurig en procesgericht
4. Je bent klantvriendelijk, flexibel en pro-actief
5. Je bent een teamplayer
6. Je kan prioriteiten stellen, organiseren en bent stressbestendig
7. Je hebt een goede kennis van de courante MSOffice toepassingen
8. Je hebt ervaring met SAP (financiële processen en projectaanvragen en rapportering aan KU Leuven) en Peoplesoft UZ Leuven
9. KU Leuven SAP-accreditatie is een pluspunt
10. Je bent vlot Nederlands- en Engelstalig zowel schriftelijk als mondeling
11. Gedeeltelijk telewerk is een mogelijkheid
Je bent verantwoordelijk voor het zelfstandig en pro-actief organiseren en voor het prioritiseren van de volgende opdrachten m.b.t. de administratieve en financiële ondersteuning van onderzoeksgroepen:
12. de administratieve ondersteuning bij projectrapportering: kennis van de nodige formaliteiten, contacten met de verschillende interne en externe actoren, het pro-actief verzekeren van een accurate en relevante rapportering conform de voorwaarden van de specifieke projecten
13. het aanspreekpunt zijn voor de medewerkers van de onderzoeksgroepen binnen het departement
14. het verzorgen van verzendingen, postbedeling, ...
15. het surveilleren tijdens examenperiodes (ook tijdens avond en weekend)
16. hulp bij organisatie van afdelingsgebonden congressen en events
17. het pro-actief opvolgen van budgetten (zoals openstaande verbintenissen), het uitwerken van optimalisatievoorstellen en het verzorgen van specifieke rapportering
18. het verwerken en het opvolgen van facturen, beroepskosten, bestellingen ...
19. het activeren van badgetoegangen
20. aanmaken van technische meldingen zowel bij KU Leuven als UZ Leuven
21. het onderhouden van departementale mailinglijsten
22. het onderhouden van takenlijsten (zoals beurtrol aeroscout, keuken,...)
Het Departement Cardiovasculaire Wetenschappen streeft naar hoogkwalitatief onderzoek en onderwijs op het gebied van hart- en vaatziekten. Het departement omvat 280 onderzoekers en ondersteunende medewerkers. De onderzoeksgroepen met laboratoria waar deze functie zich situeert, bevinden zich op de Campus Gasthuisberg.
Wij beogen een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.