En vue de soutenir ses ambitions stratégiques, le
CESI
recherche son/sa futur.e
Assistant·e Administratif·ve
Rejoignez un des leaders sur le marché du bien-être au travail.
Au
CES
I, nous recherchons des collaborateurs en accord avec notre vision : le
respect
, le
travail d'équipe dans une ambiance convivial
e et
solidair
e qui règne au sein des équipes, ou encore la
qualité des prestation
s qui sont offertes à nos clients.
Missions
* Aider à la planification des prestations de surveillance de santé ;
* Gérer le matériel médical et consommables ;
* Contribuer à la mise en œuvre de la politique de qualité au sein du département.
Tâches
Gestion administrative
* Assurer l'accueil et le suivi des travailleurs en centre ;
* Répondre aux appels téléphoniques, les transférer et gérer le répondeur ;
* Gérer la boite mail générale du centre ;
* Prendre et modifier les rendez-vous dans le cadre des examens médicaux spontanés ;
* Répondre aux questions, conseiller les affiliés et les travailleurs quant aux procédures administratives et les informer suivant la législation en vigueur ;
* Répondre aux questions générales et relayer les plaintes des affiliés aux services internes compétents ;
* Gérer les agendas, incluant les salles du centre ;
* Gérer le courrier entrant et sortant et assurer sa distribution en interne ;
* Mettre à jour les listes des travailleurs ;
* Créer le profil du travailleur et encoder les profils de risques, à la demande du médecin ;
* Assurer le transfert des prélèvements au laboratoire ;
* Assurer le suivi des examens réalisés, scanner les résultats des examens ;
* Répondre aux demandes des médecins, infirmiers et APM suivant leurs besoins (exemple : rédiger les rapports de CCPT, à la demande du médecin) ;
* Enregistrer son temps de travail alloué aux différentes tâches ;
* Effectuer la préparation des locaux avant et le suivi après les consultations ;
* Approvisionner les locaux de consultations en consommables ;
* Assurer la gestion dynamique et prévisionnelle des stocks de vaccins et de tuberculine ;
* Assurer les commandes de matériel médical et de bureau ;
* Assurer le suivi des réparations, le remplacement du matériel médical ;
* Coordonner l'intendance du centre, y compris les parkings et gérer les incidents ;
* Interlocuteur privilégié des écoles, organiser, planifier et suivre les consultations des élèves stagiaires ;
En soutien aux Paramé
* Entretenir le matériel médical en se référant aux procédures ;
* Trier les bacs à courrier ;
* Planifier les journées de consultations des affiliés ;
* Planifier les trajets de réintégration et assurer la gestion administrative des rendez-vous.
Participation à la vie du département
* Travailler en étroite collaboration et dans un esprit de respect réciproque avec ses collègues ;
* Contribuer de manière active à l'atteinte des objectifs définis dans le plan d'action du département médical ;
* Prendre connaissance et appliquer les règles et les procédures internes ;
* Veiller au respect des instructions d'utilisation et au maintien du matériel mis à disposition dans le cadre de l'exercice de sa fonction ;
* Signaler toute défectuosité au/à la Régional.e des Opérations.
Lien hiérarchique
* La fonction relève directement du/de la Régional.e des Opérations ;
* Le Manager des Opérations agit en tant que N+2.
Compétences
* Techniques
* Requises
* Aisance dans l'utilisation d'outils informatiques (Suite Microsoft Office, web, …)
* Facultatives
* Connaissance du secteur d'activité des SEPPT.
* Soft skills
* Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps ;
* Capacité d'organisation ;
* Sens du travail en équipe pluridisciplinaire ;
* Capacités relationnelles (écoute, empathie, sens de l'accueil).
Formation et expérience
* Diplôme de Secrétariat ou de Secrétariat Médical ;
* Expérience de min. 2 ans dans une fonction similaire.
Nous vous proposons :
* Un travail passionnant au sein d'une organisation multidisciplinaire où la qualité et le respect sont des valeurs essentielles
* Une organisation ambitieuse et à taille humaine valorisant l'initiative personnelle et la qualité des prestations
* Une ambiance de travail agréable dans un cadre accueillant
* Un package salarial attractif, assorti d'avantages extralégaux (assurance hospitalisation, chèques-repas)
* Une formation continue assurée par nos différents services internes et externes.
Intéressé.e ?
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