Le Coordinateur Facilities gérera les activités opérationnelles sur le site, incluant la comptabilité et la finance, les opérations de maintenance, la supervision des fournisseurs, l’achat de matériel, d’équipements et de fournitures, les services d’occupation et le helpdesk. Le Coordinateur Facilities sera le principal point de contact pour le client et travaillera en étroite collaboration avec celui-ci pour comprendre ses besoins et ajuster de manière proactive le service afin de répondre aux demandes.
Responsabilités
Gestion Client/Parties Prenantes
- Fournir un service client de qualité supérieure pour répondre aux attentes du client sur site.
Gestion des Achats & Fournisseurs
- Aider à la gestion de tous les entrepreneurs présents sur site pour s’assurer qu’ils respectent les standards requis (y compris l’inspection des travaux des fournisseurs).
- Participer à l’achat de fournisseurs et de services selon les besoins.
- Gérer les opérations FM sur le site conformément aux Playbooks de Gestion de la Qualité et aux calendriers contractuels.
- Déclarations de méthode et exigences de performance.
Gestion Financière
- Participer aux processus financiers afin de garantir que toutes les exigences de gestion financière soient réalisées dans les délais et de manière précise.
- Assurer une gestion rapide et précise des bons de commande dans JDE.
Gestion de la Santé & Sécurité
- Effectuer des audits réguliers afin de garantir que les procédures de sécurité sur site sont en place et fonctionnelles. Aider à la mise en œuvre des procédures de sécurité lorsque nécessaire.
- Gestion des Opérations du Site
- Aider à la mise en œuvre des meilleures pratiques du secteur.
- Réaliser des inspections et évaluations du site pour garantir que toutes les procédures du bâtiment et les mesures de performance sont respectées en permanence.
- Rechercher en permanence des moyens de réduire les coûts et d’améliorer les standards opérationnels.
- Maintenir les locaux propres et en bon état de fonctionnement en tout temps.
- Apporter un soutien pour la préparation des rapports réguliers.
- Gérer et superviser le processus de gestion des demandes de travaux (Workorder Management).
- Contribuer à la mise en œuvre et à la gestion du programme de gestion des risques immobiliers.
- Soutenir la mise en place et le suivi des plans de reprise après sinistre et de continuité des activités.
- Suivre les procédures d’escalade établies ainsi que les procédures de déclaration d’incidents.
- Respecter le code de conduite de l'entreprise en assurant la conformité avec les directives, procédures et stratégies de l’entreprise.
- Atteindre les indicateurs de performance clés (KPIs) et les objectifs des accords de niveau de service (SLA).
Profil
- Compétences en résolution de problèmes – capacité à gérer l’ambiguïté et à résoudre efficacement des problèmes complexes.
- Aptitude à travailler de manière autonome et également au sein d’une équipe répartie sur plusieurs zones géographiques.
- Autonome et flexible – capable de s’adapter à des situations changeantes.
- Orienté objectifs – capable de se concentrer sur l’atteinte des objectifs de performance. Bon communicant – bonnes compétences en présentation et solides aptitudes en communication verbale et écrite (en anglais et dans la langue locale).
- Capable d’interagir facilement avec le personnel du client et les fournisseurs.
- Capacité à gérer les conflits et les priorités contradictoires.
- Démontre une approche proactive et professionnelle du service client, avec une attitude orientée client.
- Diplôme universitaire ou expérience professionnelle équivalente (5 ans en Facility Management, de préférence).
- Minimum deux ans d’expérience dans le secteur, soit en environnement corporate, soit chez un prestataire tiers, soit en tant que consultant.
- Expérience préalable en facility management, gestion immobilière, hôtellerie ou domaine connexe (préférée).Offre
- Mission intérim de minimum 3 mois avec possibilité de prolonger et/ou CDI.
- Salaire selon la CP 323
- Régime horaire: 38h/semaine
- Environement internationale