Pour l’un de nos clients, nous recherchons un(e) Employé(e) Administratif(ve) Bilingue Français/Néerlandais. Vous assurerez la gestion administrative quotidienne, le suivi des dossiers et la communication interne et externe en français et en néerlandais.
1.Dossiers d’exécution pourles équipes d’installation
Mission :
·Est responsable de la préparation des dossiers d’exécution à remettre aux équipes de montage
Attributions :
1.Sur instruction du responsable du planning des projets ou du chef de chantier concerné, constitue le dossier d’exécution nécessaire à l’équipe en charge de la réalisation du projet
Sans que cette liste ne soit exhaustive, le dossier comprendra au minimum :
-Le plan d’implantation des équipements auquel sera précisé sn statut : « In Progress » si non-définitif et « Final » si bon pour exécution :
oLe statut sera défini par le chef de projet
-La confirmation de commande non-valorisée
-Le cas échéant les informations relatives aux sous-traitants et aux éventuels techniciens externes en assistance
Le dossier d’exécution pourra être complété de tout autre document d’application tel que :
-Le PPSS et les éventuelles brochures de sécurité du client
-Les autorisations d’accès
-Etc…
2.Dossiers as-built
Mission :
·Est responsable de la classification et la mise à jour des documents techniques relatifs à l’exécution des projets réalisés par l’entreprise
·Est responsable de la constitution des dossiers as-built et de la gestion documentaire y relative
·Contribue à l’élaboration des fiches techniques en étroite collaboration avec le « service projets »
·Est responsable de la tenue à jour du document de suivi des dossiers as-built
Attributions :
1.Etabli et tient à jour l’échéancier des dossiers as-built
2.S’informe auprès du Maître d’Ouvrage/Client des exigences en termes structure, de présentation et de documents constitutifs du dossier as-built
3.Contribue à la mise en forme de fiches techniques conformément aux spécificités requises par le Maître d’Ouvrage
Collabore avec les équipes commerciales et techniques pour obtenir des détails spécifiques à inclure dans les fiches techniques
Actualise les fiches techniques en fonction des modifications et des évolutions des projets
4.Collecte les documents techniques auprès des différents intervenants du projets (back-office service commercial, dessinateur, chefs de chantier, sous-traitants, etc….)
Le cas échéant, informe les sous-traitants impliqués dans un projets des normes relatives à l’élaboration du dossier as-built par la transmission des obligations sur le principe du back to back
5.Organise les informations recueillies de manière systématique pour créer des dossiers as-built complets
Vérifie l'exactitude et la cohérence des données pour garantir la précision des dossiers finaux.
6.Utilise les plateformes de gestion documentaire pour stocker, organiser et partager les documents techniques de manière électronique
Suit les éventuelles formations à l’utilisation des plateformes de gestion documentaire des partenaires de l’entreprise
Assure la mise en ligne des documents requis sur les plateformes de Gestion Documentaire
Effectue les mises à jour régulières pour refléter l'évolution des projets et/ou les validations des intervenants externes à l’entreprise
Assure et gère le suivi des statuts d’approbation des documents
7.Assure la constitution des dossiers as-built physiques (hard copy)
Imprime les documents techniques, les plans techniques à introduire dans le dossier as-built
Classe chaque document constitutif du dossier as-built suivant la structure en vigueur ou imposée par le Maître d’ouvrage
Prépare la note d’envoi relative à la remise du dossier as-built et en archive l’exemplaire signé pour réception par le Maître d’Ouvrage
8.Collabore étroitement avec les équipes opérationnelles, les ingénieurs et les responsables de projet pour garantir la qualité et l'exhaustivité des documents
9.Répond aux demandes d'information et fourni un support administratif aux équipes concernées
3.PV de réception provisoire et définitive
Mission :
·Est responsable de la classification, de la sauvegarde et de la communication des procès-verbaux de réception provisoire aux intervenants concernés
·Est responsable de la classification, de la sauvegarde et de la communication des procès-verbaux de réception définitive aux intervenants concernés
Attributions :
1.Collecte les procès-verbaux de réception provisoire et en assure la transmission aux intervenants concernés :
-Le coordinateur interne
-Le chef de chantier en charge du dossier en vue de la levée des remarques éventuelles
-Le représentant en charge du dossier
-La direction administrative en vue de la levée des garanties bancaires éventuelles
2.Inscrit au planning et gère le calendrier des demandes de réception définitive
3.Rédige le courrier de demande de réception définitive et le fait signer par la direction de l’entreprise
4.Collecte les procès-verbaux de réception définitive et en assure la transmission aux intervenants concernés :
-Le coordinateur interne
-Le chef de chantier en charge du dossier en vue de la levée des remarques éventuelles
-Le représentant en charge du dossier
-La direction administrative en vue de la levée des garanties bancaires éventuelles
4.Attestation de bonne exécution
Mission :
·Est responsable de la préparation, de l’envoi et du suivi des attestations de bonne exécution
·Est responsable de la classification et de la sauvegarde des attestations de bonne exécution
Attributions :
1.Prépare l’attestation de bonne exécution qu’elle adresse au client
2.S’assure de ce que l’attestation nous est bien retournée et, à défaut, relance le Maître d’Ouvrage concerné
3.Archive l’attestation de bonne exécution dûment complétée dans le fichier adhoc et en informe le back-office du service « projets »
5.Assistance au bureau de dessin
Mission :
·Elabore les légendes pour les plans
·Assure le support administratif au(x) dessinateur(s) en cas de nécessité
Attributions :
1.Crée les légendes à insérer sur les plans et en assure la mise à jour en fonction de l’évolution des dossiers
2.Imprime et plie les plans à la demande du dessinateur ou, en son absence, d’un de ses collaborateurs en exprimant la demande
3.Rédige/contrôle/corrige les légendes des plans d’implantation et/ou d’installation
Applications utilisées :
-Adobe Acrobat
-Autocad 2D principalement
-Sketchup occasionnellement pour les esquisses en 3D et/ou plans de fabrication
-Package MS Office : Word, Excel, Outlook…
Wat wij van jou vragen:
*Maîtrise du français et du néerlandais (écrit et oral)
*Expérience en administration (atout)
*Bonne organisation et rigueur
*Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
*Excellentes compétences en communication
Wat wij jou bieden:
*Un contrat attractif dans une entreprise dynamique
*Un environnement de travail agréable et collaboratif
*Une rémunération compétitive