* Pour le Service des inscriptions (SIC), de l'Administration de l'enseignement et de la formation (ADEF)
* Site principal : Louvain-la-Neuve
* Contrat à temps plein, pour une durée déterminée (environ du début février à la mi-novembre 2026)
* Entrée en fonction : dès que possible
Contexte / Mission
Au sein de l’Administration de l’enseignement et de la formation (ADEF), le Service des inscriptions de l’UCLouvain, assure plus particulièrement les missions suivantes :
* informer les étudiant·es sur l'accès à l'Université conformément au décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l’enseignement supérieur et l’organisation académique des études ;
* assurer en partenariat avec les facultés, la gestion des dossiers d'admission et d'inscription à l'Université des candidat·es étudiant·es ;
* assurer le suivi comptable lié à la gestion des inscriptions ;
* vérifier la finançabilité des demandes d'inscription conformément au décret du 11 avril 2014 adaptant le financement des établissements d'enseignement supérieur à la nouvelle organisation des études et assurer l’optimisation du financement octroyé par la Communauté française de Belgique et le contrôle de celui-ci avec la Déléguée du Gouvernement.
Fonction
Le/la candidat·e retenu·e devra participer à la gestion des dossiers des étudiant·es belges et internationaux/internationales (tous programmes) et apportera, en cas de besoin, son aide aux autres sites en cette matière.
Il/elle devra acquérir et maintenir à jour ses connaissances en matière d’admission et d’inscription.
Il/elle devra assurer les missions suivantes :
* Accueil et information sur les procédures et conditions d’admission et d’inscription à l’Université
* Préparation et instruction des dossiers d’admission
* Vérification des conditions d’admission
* Suivi des dossiers avec les facultés et auprès des candidat·es
* Enregistrement des inscriptions des étudiant·es et délivrance de divers certificats
* Suivi des mails notamment ceux des boîtes mails du service
* Le cas échéant, échanges avec les facultés/CDD en vue de l’inscription
* Appui à l’ensemble du service en cas de besoin
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
* Diplôme de bachelier ou CESS avec expérience en lien avec la fonction
* Sens de la rigueur
* Sens de l’organisation
* Sens des relations humaines et aptitude à la communication écrite
* Connaissance d’au moins une langue étrangère, de préférence l’anglais
* Capacité à travailler en équipe
* Esprit d’initiative, discrétion, autonomie
* Pratique des logiciels de bureautique et de communication
* Résistance au stress
* La connaissance du milieu étudiant et de l’Institution (facultés, instituts et services centraux) constitue un atout.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
* Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
* Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
* Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
* Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
* L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
* La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
* Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
* Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.