Operations & Executive Support Specialist
Over de functie
Als Operations & Executive Support Specialist speel je een cruciale ondersteunende rol voor het directieteam en zorg je tegelijk voor een vlotte, correcte en proactieve ondersteuning binnen de hele organisatie.
Je combineert executive assistance, office- en facilitaire coördinatie, boekhoudkundige en financiële administratie, HR- en teamondersteuning, fleet management en ondersteuning van business development.
Je fungeert als een gestructureerde, betrouwbare en zelfstandige spilfiguur over meerdere operationele domeinen heen.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
Executive Support
1. Proactieve persoonlijke ondersteuning van het directieteam, inclusief agendabeheer en meetingplanning.
Office- & Receptie-activiteiten
2. Professioneel en klantgericht onthaal van klanten en beheer van inkomende externe telefoons.
3. Zorgen voor beschikbaarheid en bestelling van kantoor- en schrijfmateriaal.
4. Verantwoordelijk voor de 5S van vergaderzalen en gedeelde kantoorruimtes.
5. Voorbereiden en opvolgen van het gebruik van vergaderzalen (planten, drank, EHBO-materiaal, benodigdheden).
6. Beheer van het reserveringssysteem voor vergaderzalen.
7. Coördinatie van externe facilitaire diensten zoals schoonmaak en herstellingen.
Boekhouding & Financiële Administratie
8. Ondersteuning van Accounts Payable (AP): verwerken van facturen, opvolgen van issues, terugbetalingen van onkosten aan medewerkers en inboeken van inkomende facturen.
9. Ondersteuning van Accounts Receivable (AR): opvolgen van betalingen van verkoopfacturen en debiteurenbeheer.
10. Ondersteuning bij verzekeringsadministratie en financieringen (leningen, financiële leasing, …).
11. Assistentie bij subsidie-gerelateerde administratie.
Fleet Management
12. Coördinatie van alle wagenparkactiviteiten: ongevallen, vervangwagens, bestelling van nieuwe voertuigen, planning van onderhoud en bandenwissels, enz.
HR & Team Culture Support
13. Ondersteuning bij onboarding en offboarding, met een vlot en volledig proces.
14. Assistentie bij de organisatie van team-events en bedrijf brede activiteiten.
15. Ondersteuning bij reisplanning voor medewerkers.
16. Coördinatie van het jaarlijkse griepvaccinatieprogramma.
Basis IT- & Systeembeheer
17. Beheer van toegangsrechten tot gedeelde schijven.
18. Administratie rond gsm-abonnementen en basis IT-gerelateerde taken.
Business Development Support
19. Ondersteuning bij de organisatie van business events zoals beurzen, partnerbezoeken en rekruteringsevents.
20. Ondersteuning van socialmediacampagnes (voornamelijk LinkedIn).
21. Administratieve ondersteuning bij offertes en aanbestedingen, inclusief het voorbereiden van commerciële CV’s van medewerkers.
22. Beheer en opvolging van contracten en NDA’s (classificatie en ondertekening).
23. Ondersteuning bij verplichte overheidsrapporteringen.
Rapportering
24. Rechtstreekse rapportering aan: Enabling Lead
25. Functionele (dotted line) rapportering aan: CEO en HR
Wat wij van jou vragen:
Over jou
26. Je hebt een positieve en oplossingsgerichte mindset.
27. Je werkt nauwkeurig, hecht belang aan kwaliteit en levert betrouwbare administratieve ondersteuning.
28. Je bent sterk georganiseerd, kan goed prioriteiten stellen en meerdere taken tegelijk beheren.
29. Je bent een sterke communicator en bouwt vertrouwen op met klanten, leveranciers en collega’s.
30. Je handelt professioneel, verantwoordelijk en eerlijk in alle interacties.
31. Je werkt graag in team, maar functioneert ook uitstekend zelfstandig.
32. Je wil je verder ontwikkelen in een veelzijdige rol na een eerste degelijke werkervaring.
Vereiste ervaring
Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in Nederlands en Engels.Sterke PC-vaardigheden met een proactieve, hands-on en zelfstandige werkstijl.Gedegen ervaring met Microsoft Office en/of Google Workspace (spreadsheets, documenten, administratieve workflows).
Pluspunt (maar niet verplicht)
Ervaring met ERP- of boekhoudsystemen zoals Exact Online, Odoo of SAP.Basiskennis grafisch ontwerp (Adobe, Canva of gelijkwaardig).