Contexte
:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38. étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
L’Observatoire du sida et des sexualités, basé à la faculté de Psychologie, des Sciences de l’éducation et de Logopédie – ULB, engage un·e assistant·e administratif·ve pour un poste à .50% ETP contractuel.
Si un poste aux fonctions variées aussi bien administratives que comptables, proche des étudiant·es et au cœur de dynamiques de recherches en sciences humaines et sociales centrées sur les questions relatives aux sexualités et aux IST/VIH dans un cadre de promotion de la santé sexuelle vous intéresse, vous êtes peut-être notre nouveau·elle collègue.
Missions essentielles :
Le profil décrit ci-dessous s’intègre dans le centre de recherche de l’Observatoire du sida et des sexualités composé d’une direction (académique temps plein) et plusieurs chercheur·ses et une documentaliste. Il s’agit d’assurer les deux missions principales dont la description figure ci-dessous :
1. Secrétariat de direction
1. Fournir un appui quotidien à la direction du centre
2. Planification de l’agenda des activités
3. Donner une vision prospective du calendrier
4. Organisation des réunions
5. Communication en interne vers les membres du centre et en externe
2. Gestion comptable
6. Etablir le budget annuel global du centre
7. Etablir les budgets annuels à destination de chaque bailleur de fonds
8. Gestion comptable de l’académique et du centre
9. Paiement (+ vérification) des factures fournisseurs
10. Encodage des factures fournisseurs
3. Soutien à la recherche
11. Fournir un support logistique et administratif pour l’organisation d‘évènements développés par le centre
12. Organiser les aspects logistiques des séjours professionnels (billets, logement, remboursement) des membres de l’unité
4. Gestion administrative des conventions et des rapports
13. Assurer le suivi administratif des conventions, subsides et financements en lien avec les bailleurs (COCOF, AVIQ, etc.)
14. Organiser le suivi des échéances administratives et la production des rapports d’activités en coordination avec la direction et l’équipe
15. Veiller à la conformité documentaire des pièces justificatives (budgets, rapports, conventions)
16. Participer à la mise en forme et à la structuration des rapports selon les exigences spécifiques des bailleurs
Profil :
17. Être titulaire d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
18. Les candidat·e·s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·e·s.
19. Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB (>).
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
20. Gestion comptable (outil bureautique tel que SAP)
21. Bonne connaissance des outils informatiques classiques de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des outils internet
22. Excellente maîtrise de la langue française
23. Bonne maîtrise de l’anglais oral et écrit
24. Excellent esprit d'équipe, faculté d’adaptation rapide et souci des relations humaines
25. Sens de la discrétion
26. Autonomie et sens des priorités
27. Rigueur et organisation, esprit analytique
Atouts :
28. La connaissance de l’administration de l’ULB est un atout
29. L’intérêt pour les thématiques du centre de recherche autour du genre et des sexualités est une plus-value.
Nous offrons :
30. Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
31. Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
32. Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
33. L’accès à une formation permanente
34. Possibilité de télétravailler (sous conditions et pour certaines fonctions - à aménager selon les impératifs du service)
35. Des restaurants universitaires éthiques et durables
36. Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative