Als onthaalbediende ben je het eerste aanspreekpunt van de school voor leerlingen, ouders, bezoekers en externe partners. Je zorgt voor een vriendelijk, professioneel en efficiënt onthaal en ondersteunt de schooladministratie. Je werkt nauw samen met de directie, de dienst boekhouding en het schoolteam.
Doel van de functie
Het verzekeren van een vlot en correct onthaal, een goede informatiedoorstroming en een efficiënte administratieve ondersteuning, zodat de dagelijkse werking van de school optimaal verloopt.
Taken en verantwoordelijkheden
Onthaal en communicatie
* Verwelkomen van bezoekers, ouders, leerlingen en externe partners
* Beantwoorden en doorverbinden van telefonische oproepen
* Beheren van e-mails en algemene communicatiekanalen
* Verstrekken van correcte en duidelijke informatie over de schoolwerking
* Seminaries en bezoeken begeleiden en opvolgen bv. infodagen, hotelgasten etc
* Toezien op een ordelijk en veilig onthaal bv. koffiecorner, vergaderruimtes etc.
Administratieve ondersteuning
* Ondersteunen van de boekhouding en de directie bv. agenda, facturatie etc.
* Verwerken van administratieve gegevens bv. Excel, Lightspeed, hotelprogramma etc.
* Beheren van afspraken en vergaderruimtes
* Voorbereiden en verwerken van documenten, brieven en formulieren bv. facturatie, Forms, special events etc.
Kennis en vaardigheden
* Goede kennis van administratieve processen
* Vlotte mondelinge en schriftelijke communicatie Nederlands
* Vlotte mondelinge communicatie Frans
* Goede digitale vaardigheden (tekstverwerking, e-mail, schoolsoftware)
* Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie
Persoonlijke vaardigheden
* Klantvriendelijk en communicatief
* Organisatorisch sterk en nauwkeurig
* Zelfstandig kunnen werken én samenwerken in team
* Representatief en professioneel voorkomen
* Bij voorkeur ervaring in een administratieve of onthaalfunctie
* Affiniteit met onderwijs en werken met jongeren
* Flexibiliteit in uurrooster
Wij bieden
* Een afwisselende functie in een warme schoolomgeving
* Samenwerking met een betrokken en collegiaal team
* Correcte verloning volgens geldende barema’s
#J-18808-Ljbffr