Niveau d'études
Secondaire supérieur
Degré
Assistant
Lieu d'embauche
ZP DE LIEGE
Rue Natalis 60-64, 4020 Liège
Date limite d'inscription
Nombre maximum d'inscriptions
25
Numéro de référence
126663/S6F
Description d'emploi
Sous l'autorité du Dirigeant du Service Infrastructures, le Gestionnaire administratif a pour mission principale de collaborer à la gestion, l'entretien et la maintenance des infrastructures immobilières (en ce compris le mobilier) de la Zone de Police.
Le Gestionnaire administratif du service Infrastructures intervient dans les domaines suivants :
1. Administration
Réceptionner, trier, encoder et archiver les courriers entrants et sortants du service ;
Encoder les pièces administratives liées aux matières gérées par le service ;
Rédiger, à la demande du Dirigeant de service, tout type de document nécessaire au fonctionnement du service (courrier, mail, compte-rendu de réunion, ...) ;
Assurer le transmis des demandes aux agents techniques compétents ;
Vérifier le suivi de l'exécution de ces demandes ;
Rédiger et assurer le suivi des bons de commande jusqu'à leur certification ;
Collecter les renseignements liés aux horaires des membres du personnel du service à destination du Dirigeant de service ;
Assurer l'encodage, dans le programme GALoP, des prestations des membres du personnel de la direction.
2. Gestion du matériel
Aider à :
Planifier et prévoir les besoins en mobilier des services de la Zone ;
Planifier, gérer et suivre les commandes et fournitures de mobilier pour approvisionner les services ;
Participer, à la demande du Dirigeant de service, à la rédaction des cahiers de charges liés à l'achat ou l'acquisition de tout matériel ;
Analyser les cas de perte et de détérioration de matériel afin de déterminer les causes et responsabilités éventuelles ;
Réceptionner, contrôler et approuver les commandes livrées.
3. Gestion des infrastructures
Se rendre régulièrement dans les infrastructures de la zone, y rencontrer la ligne hiérarchique ainsi que les occupants afin d'y collecter les demandes et en rendre compte au Dirigeant du service ;
A la demande du Dirigeant, distribuer les missions au personnel du service chargé de la maintenance ;
Aider à :
Planifier et prévoir les besoins relatifs aux infrastructures immobilières (gestion, entretien, maintenance et travaux divers) de la Zone de Police ;
Mettre en oeuvre les décisions d'investissements immobiliers décidés par les autorités de la Zone de Police (constructions, rénovations, aménagements) ;
Assurer le suivi du plan global de prévention et des plans d'actions annuels pour tout ce qui concerne les infrastructures de la Zone de Police, en collaboration avec le Service interne de Prévention et de Protection au Travail (S.I.P.P.T.), les représentants de la Ville de Liège et les prestataires externes ;
Organiser l'entretien et la gestion des bâtiments ;
Assurer le monitoring des interventions et actions concernant les infrastructures immobilières ;
Evaluer les contrats d'entretien et assurer leur continuité ;
Gérer et suivre l'équipement et les moyens matériels inhérents à l'occupation de l'infrastructure ;
Planifier et commander l'exécution et le contrôle des projets en rapport avec des modifications ou des réparations aux (ou dans les) bâtiments et leurs dépendances, conformément à la législation en vigueur en la matière, et cela en concertation avec le S.I.P.P.T. et les représentants de la Ville de Liège ;
Gérer et suivre la fourniture des produits en rapport avec l'utilisation de l'infrastructure (électricité, gaz, eau, chauffage) ;
Assurer la sécurité des infrastructures et des équipements ainsi que de leurs usagers en concertation avec le S.I.P.P.T. et les représentants de la Ville de Liège.
4. Contact
Être une des personnes de référence pour les contacts techniques, administratifs et commerciaux en la matière ;
Entretenir de bonnes relations avec les partenaires externes ;
Participer à des réunions.
5. Renforts/Projets
Participer, à la demande du Dirigeant de service, à une réunion (ou un groupe de travail) dont l'objet est en lien avec l'exercice de la fonction ;
Se tenir informé de tout changement pouvant avoir un impact sur les activités de la fonction ;
Proposer des pistes d'amélioration par rapport au fonctionnement du service ;
Prendre part à toute activité demandée par le Dirigeant et/ou la Direction, en fonction des circonstances.