Zakelijk ondersteuner
Plaats van tewerkstelling:
Brussel
Reageren voor:
10/11/2025
Histories vzw
https://histories.be/
Ben jij een administratieve multitasker met oog voor detail en een hart voor mensen? Zijn cijfers, draaiboeken en heldere procedures helemaal jouw ding? Geeft het jou energie om je collega’s te ontzorgen zodat zij vrijwilligers nog beter kunnen ondersteunen? Dan ben jij misschien de zakelijke spil die onze organisatie en dienstverlening vlot laat draaien.
Onze organisatie
Histories is dé dienstverlenende organisatie voor erfgoedvrijwilligers. Vanuit hartje Brussel ondersteunen we erfgoedgemeenschappen in heel Vlaanderen. Denk aan genealogen, heemkundigen, metaaldetectoristen of traditiedragers zoals schuttersgilden en reuzendragers.
Ons gedreven en ervaren team zet zich in voor dynamische erfgoedpraktijken, veerkrachtige erfgoedverenigingen en een sterk netwerk van erfgoedvrijwilligers. Dat doen we via projecten, evenementen, advies, begeleidingstrajecten, lerende netwerken, vorming, publicaties, enzovoort.
Taakomschrijving
Jij bent een spilfiguur binnen het kleine maar fijne zakelijke team.
1. Je ondersteunt onze penningmeester en algemeen coördinator bij de boekhouding en het financieel beheer van de organisatie: Je beheert de banktransacties: je volgt betalingen op, zet overschrijvingen klaar en houdt de kas nauwkeurig bij. Je maakt zorgvuldig de facturen op en boekt ze correct in. Je verzorgt zowel de interne als externe financiële rapportages volgens vaste sjablonen.
2. Je bent verantwoordelijk voor ons klantenbeheer: Je beheert samen met de digitale strateeg ons CRM-systeem: je houdt gegevens up-to-date, verzorgt de inschrijvingen en werkt onze procedures uit. Je doet het eerste onthaal: je staat mensen vriendelijk te woord via mail of telefoon en brengt hen in contact met de juiste medewerker.
3. Je ondersteunt de HR-verantwoordelijke bij een zorgzaam en correct personeelsbeleid: Je bent verantwoordelijk voor de loonadministratie: je voert de arbeidsprestaties in, volgt werktijd.be op en begeleidt administratief onze aanwervingsprocedures. Je zorgt als verantwoordelijke van het feestcomité voor een warme, collegiale sfeer in de organisatie: je regelt attenties en organiseert mee de teamactiviteiten. Je helpt de interne preventieadviseur bij de uitvoering van welzijnsacties rond thema’s als ergonomie en EHBO.
4. Je bent verantwoordelijk voor de logistieke ondersteuning van onze evenementen en grote teamactiviteiten: Je maakt samen met de verantwoordelijke collega het draaiboek Je regelt praktische zaken zoals de locatie, inschrijvingen en de catering. Je verzorgt occasioneel de onthaalbalie van een evenement.
5. Je bent verantwoordelijk voor een goed georganiseerd kantoor: Je beheert het kantoor- en IT-materiaal. Je zorgt voor duurzame en prijsbewuste aankopen: je doet vergelijkend onderzoek voor nieuwe diensten en leveranciers en plaatst bestellingen. Je verwerkt nieuwe boeken en tijdschriften voor onze bescheiden
Profiel
6. Je beschikt minimaal over een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve, financiële of bedrijfskundige richting (zoals officemanagement, cultuurmanagement, boekhouden, bedrijfskunde, organisatie en management), of hebt gelijkwaardige ervaring opgebouwd.
7. Je draagt hospitality hoog in het vaandel: met aandacht, zorg en empathie ondersteun je het team en sta je vrijwilligers te woord.
8. Je houdt van duidelijke procedures en draaiboeken en tekent die graag mee uit.
9. Je hebt talent voor plannen en organiseren, zodat dingen tijdig en efficiënt gebeuren.
10. Je werkt nauwkeurig en met oog voor detail: als je iets kan verbeteren dan doe je dat ook.
11. Je voert zelfstandig taken uit, maar zoekt ook samen met collega’s naar oplossingen.
12. Je bent betrouwbaar en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen taken: het team kan op jou rekenen.
13. Je denkt graag mee: je beschikt over analytisch inzicht en een talent voor probleemoplossend denken.
14. Je bent pragmatisch en leert al doende: je krijgt systemen vlot onder de knie (o.a. HubSpot, ExactOnline, werktijd.be, SD Worx,…)
15. Basiskennis boekhouden of de bereidheid je hierin te verdiepen is een plus.
16. Je hebt minimaal een B2-niveau Nederlandse taal.
Aanbod
17. Je vervult een belangrijke maatschappelijke opdracht: je zorgt ervoor dat onze organisatie soepel draait en collega’s zich kunnen focussen op de ondersteuning van vrijwilligers.
18. Je maakt deel uit van een dynamische organisatie die een centrale rol speelt in de cultureel-erfgoedsector in Vlaanderen.
19. Je komt terecht in een warme ploeg van dertien gedreven medewerkers en enkele beroepsinlevingsstagiairs.
20. Je zit in de cockpit van de organisatie en werkt nauw samen met de zakelijke lead, de penningmeester en de algemeen coördinator.
21. Je krijgt de kans om uiteenlopende administratieve en organisatorische taken op te nemen en je verder te ontwikkelen. Je wordt daartoe door ons opgeleid – voorkennis is dus niet nodig – en kan steunen op onze ervaren penningmeester.
22. We bieden een voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur. In een voltijds regime presteer je gemiddeld 37,5 uur per week.
23. We vergoeden volgens het barema B1c van paritair comité 329.01, aangevuld met extralegale voordelen: vergoeding woon-werkverkeer, telewerkvergoeding, maaltijdcheques, ecocheques en dertiende maand.
24. Je kan gebruik maken van glijdende uren en een goede verlof- en telewerkregeling.
25. Je werkt op maandag, vrijdag en optioneel woensdag op ons kantoor in hartje Brussel, vlak bij het Centraal station en de Grote Markt. De overige dagen werk je thuis of ben je op pad. Via dagelijkse check-ins en digitale tools houd je nauw contact met het team.
Praktisch
Stuur ten laatste op 10 november 2025 om 12u je cv en motivatiebrief door via dit formulier.
Overtuig ons door in je motivatiebrief duidelijk te maken:
26. Wat jouw motivatie voor deze functie en onze organisatie is.
27. Welke ervaring en kennis je ons te bieden hebt.
28. Wat jouw specifieke verwachtingen zijn van de job.
Selectieprocedure
Geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een kort online gesprek op 17 november 2025.
De volgende en laatste ronde bestaat uit:
29. twee korte digitale testen die je thuis uitvoert op een zelfgekozen moment tussen 18 en 21 november
30. een korte schriftelijke proef en een tweede, uitgebreid gesprek op 24 november 2025 in Brussel.
In het selectieproces leggen we de focus op competenties van mensen en zorgen we ervoor dat kandidaten gelijke kansen krijgen, ongeacht hun geslacht, genderidentiteit, geaardheid, afkomst, functiebeperkingen, leeftijd of levensbeschouwing.
Indien je nog vragen hebt over deze vacature kan je contact opnemen met Eva Wuyts via. Meer informatie over Histories kan je vinden op .
Ondervind je problemen met het formulier, mail dan naar .
Plaats van tewerkstelling
Grasmarkt 61
1000 Brussel
Inhoudelijke contactpersoon
Frauke Hens
Alle vacatures