Functieomschrijving Als Verantwoordelijke Administratie ben jij een onmisbare schakel in het succes van de projecten. Je bent het aanspreekpunt voor de administratieve werking binnen de bouwafdeling en zorgt ervoor dat alles vlot en efficiënt verloopt. Je ondersteunt verschillende afdelingen en werkt nauw samen met projectleiders, werfleiders en collega’s. Naast je uitvoerende taken neem je ook een coördinerende rol op binnen het administratieve team: je zorgt voor structuur, verdeelt taken waar nodig en fungeert als centrale schakel bij vragen. Je takenpakket is gevarieerd, uitdagend en biedt ruimte voor initiatief. Wat ga je doen? - Je beheert de inkomende en uitgaande werfgebonden communicatie,zowel digitaal (mail, SharePoint) als op papier. Ook de algemene mailboxen vallen onderjouw verantwoordelijkheid. - Je volgt de administratie van de aan jouw toegewezen projecten van A tot Z op: van het opstellen van uitvoeringsdossiers en werfmeldingen tot het verzenden en opvolgen van bestellingen en contracten. - Je meldt onderaannemers aan, beheert hun borgen, vraagt attesten van goede uitvoering op en stelt as-built dossiers op. - Je zorgt dagelijks voor een correcte melding van onderaannemers en controleert hun Check In @ Work, inclusief het opvragen van alle noodzakelijke documenten. - Je werkt nauw samen met de calculatiedienst en ondersteunt bij de administratieve voorbereiding van aanbestedingsdossiers. - Je verzorgt briefwisseling en presentaties voor afdelingshoofden en de bedrijfsleider. - Je ondersteunt de juridische dienst met diverse administratieve taken. - Je beheert de telefooncentrale en zorgt voor een vlotte interne en externe communicatie. - Je houdt het digitale klassement overzichtelijk en up-to-date. - Je werkt met moderne tools zoals SharePoint en AI-toepassingen zoals ChatGPT. Profiel Wat verwachten we van jou? - Je hebt een sterke interesse en ervaring in administratie binnen een technische of bouwkundige context. - Je kan reeds enkele jaren leidinggevende ervaring voorleggen in een soortgelijke rol. - Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig. - Je bent communicatief sterk en werkt graag samen met anderen. - Je blijft rustig onder druk en behoudt het overzicht. - Je hebt een goede kennis van MS Office en staat open voor digitale tools zoals SharePoint en AI-toepassingen. - Ervaring in een gelijkaardige functie of sectoris een pluspunt, maar geen vereiste Aanbod Wat mag jij van ons verwachten? - Een boeiende en afwisselende functie met verantwoordelijkheid. - Een collegiale werksfeer metruimte voorinitiatief en persoonlijke ontwikkeling. - Een marktconform loon aangevuld met extralegale voordelen zoals een bedrijfswagen, maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatie- en groepsverzekering, cafetariaplan, - Een onmiddellijk vast contract. - Een 40u/week met 12 ADV dagen met flexibele werktijden (starten kan tussen 7u - 9u00 en eindigen tussen 15u - 18u00 - Een moderne werkomgeving in Olen, met aandacht voor digitalisering en efficiëntie Interesse ? Solliciteer online of stuur je CV naar petra.america@adecco.be