Qui sommes-nous ?
Exquando est une société de services et de conseil spécialisée dans la gouvernance et la gestion de l’information.
Puisque la gestion documentaire et informationnelle est transversale dans une entreprise, nous sommes un acteur central dans les processus de digitalisation et d’amélioration de celle-ci.
Nous accompagnons nos clients avec notre expertise spécifique forte de nos 15 ans d’expérience et nos 50 collaborateurs.
Nous sommes à la recherche d’un.e Business Analyst spécialisé.e en contrôle documentaire pour renforcer notre équipe.
Que faites-vous en tant que Business Analyst?
Vous faites le lien entre les besoins métier des projets et les pratiques opérationnelles de gestion documentaire. Votre objectif est de garantir que les documents produits et échangés tout au long du cycle de vie des projets sont fiables, cohérents, maîtrisés et exploitables.
Vous intervenez à la fois sur l’analyse des processus documentaires, la définition des règles de gestion, le paramétrage des outils et l’accompagnement des équipes projet et des utilisateurs.
Responsabilités principales :
* Analyse des besoins clients
Collaborer avec les clients pour comprendre leurs exigences en matière de document control (flux documentaires, responsabilités, exigences contractuelles et normatives).
Cartographier les processus existants de contrôle documentaire et identifier les écarts, risques et opportunités d’amélioration.
Définir les règles de contrôle documentaire couvrant le cycle de vie des documents : création, révision, validation, diffusion, archivage.
Effectuer des analyses approfondies pour identifier les opportunités d'amélioration et recommander des solutions adaptées.
* Conception et mise en œuvre de solutions
Traduire les besoins métier en exigences fonctionnelles pour les outils de gestion documentaire (GED, CDE, plateformes collaboratives).
Participer au paramétrage et à la configuration des outils de document control (structures documentaires, métadonnées, workflows, droits d’accès).
Contribuer à la mise en place ou à l’adaptation des procédures de gestion documentaire, en lien avec les pratiques projet.
* Pilotage qualité documentaire
Définir les indicateurs de performance documentaire (qualité, délais, complétude, conformité). Mettre en place des tableaux de bord et rapports sur l’état de la documentation projet.
Proposer et suivre des plans d’actions correctives en cas de non‑conformité ou de dysfonctionnement en étroite collaboration avec le Quality Manager.
* Gestion du changement
Assumer un rôle clé dans la gestion du changement organisationnel lié à l'implémentation de nouveaux systèmes de contrôle documentaire. Présenter et expliquer les changements aux utilisateurs finaux, organiser des formations et fournir un soutien continu pour faciliter l'adoption et l'adaptation des nouvelles technologies.
* Collaboration interservices
Travailler en étroite collaboration avec les document controllers, chefs de projet, équipes techniques et équipes IT pour garantir une intégration fluide des logiciels de contrôle documentaire dans les infrastructures informatiques existantes. Coopérer avec les équipes de développement pour personnaliser les solutions en fonction des besoins spécifiques des clients.
Quelles compétences attendons-nous de vous ?
* Expertise métier et gestion documentaire
-Expérience confirmée : vous disposez d’un parcours solide en tant que Business Analyst ou Lead Document Controller, idéalement acquis lors de projets d'implémentation de solutions logicielles de gestion documentaire
-Passion pour la gouvernance : vous portez un intérêt marqué pour les enjeux de la maîtrise de l'information et les stratégies de gouvernance documentaire
-Accompagnement au changement : vous avez déjà piloté des actions de formation et savez accompagner les utilisateurs dans l'adoption de nouveaux outils et processus
* Compétences analytiques et techniques
- Esprit d'analyse et de synthèse : vous savez diagnostiquer des problématiques complexes pour proposer des solutions pragmatiques et structurées
-Maîtrise des outils et modélisation : expertise avancée sur Excel (fonctions complexes, analyse de données), la maîtrise de la notation BPMN pour la modélisation de processus est un atout majeur
-Qualités rédactionnelles : vous rédigez avec aisance des documents clairs, structurés et synthétiques, adaptés à vos différents interlocuteurs
* Aptitudes relationnelles et pilotage
-Communication et diplomatie : véritable traducteur, vous savez reformuler des exigences techniques en concepts métier compréhensibles pour des utilisateurs non-techniques
-Sens de l'organisation : vous gérez vos priorités avec rigueur afin de respecter les délais et les budgets impartis
-Esprit d’équipe : vous appréciez la collaboration et savez fédérer des parties prenantes tant internes qu'externes autour d'un objectif commun
-Langues : vous communiquez avec fluidité à l’oral comme à l’écrit en français et en anglais. La connaissance du néerlandais est un avantage certain.
Où se trouve votre lieu de travail ?
Vous serez amené.e à travailler chez notre client situé à Braine-l’Alleud ou au sein de nos bureaux situés à Wavre. Une partie du travail pourra être effectuée en télétravail en concertation avec votre équipe et les clients.
Pourquoi choisir de travailler chez Exquando ?
Exquando est une société en plein développement depuis 15 ans grâce à une équipe impliquée et bienveillante.
Nous accordons beaucoup d’attention au coaching et à la formation de nos consultants afin de vous permettre de prendre rapidement des responsabilités et l’autonomie dans vos missions chez les clients.
Ceux-ci sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.
En fonction de votre séniorité et de vos intérêts, une implication plus grande au sein de l’entreprise est possible afin de répondre à la croissance et la diversification des services de Exquando.
Comment postuler ?
Si vous êtes passionné.e par la gestion de l’information, la technologie et les défis liés à la transformation numérique, rejoignez notre équipe dynamique et contribuez à améliorer les processus documentaires pour nos clients. Envoyez-nous vite votre CV à l’adresse suivante: muriel.merat@exquando.com.