Functieomschrijving
Ben jij een organisatorisch talent met een hands-on mentaliteit?
Heb je ervaring in het ondersteunen van een managementteam en ben je op zoek naar een dynamische functie waarin geen twee dagen hetzelfde zijn? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Onze klant, een internationaal toonaangevend bedrijf gespecialiseerd in het bewerken van glas voor panoramische daken in de automotive industrie, is op zoek naar een Office & Management Assistant. In deze veelzijdige rol bied je directe ondersteuning aan de CEO en CFO. Je bent de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat alles op kantoor vlot en professioneel verloopt.
Je werkt voornamelijk in Zwijnaarde, met af en toe werk in Evergem, en je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve en organisatorische taken.
Jouw takenpakket is divers, en omvat onder andere:
* Ondersteuning van de CEO en CFO: Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan de CEO en CFO.
* Agenda- en reisbeheer: Je beheert de agenda's van de directie, plant afspraken en zorgt voor alle reisarrangementen (vluchten, hotels, vervoer).
* Notuleren: Tijdens vergaderingen neem je notulen en zorg je voor een tijdige en correcte rapportage.
* Office Management: Je beheert de voorraad kantoorbenodigdheden en zorgt ervoor dat het kantoor soepel draait.
* Bezoekersregistratie & Receptie: Je zorgt voor een professionele ontvangst van bezoekers en een correcte registratie via ons centrale aanmeldplatform.
* Vergaderzalen beheren: Je zorgt ervoor dat de vergaderzalen klaar zijn voor gebruik en dat de benodigde middelen aanwezig zijn.
* Wagenparkbeheer: Je volgt de bedrijfswagenvloot op en coördineert de toewijzing van parkeerplaatsen.
* Administratieve taken: Je volgt goedkeuringen in SAP, zoals PR/PO’s, en registreert tijdsregistratie via MyProtime.
* Coördineren van travels: Je regelt zakenreizen in samenwerking met de travel agency.
* Algemene administratieve opvolging: Je ondersteunt bij dagelijkse administratieve processen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.
Vereisten
* Ervaring: Minimaal 2-3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol (bijvoorbeeld als office assistant, personal assistant of management support).
* Opleiding: Je hebt een bachelor in Office Management of een andere relevante richting.
* Technische vaardigheden: Ervaring met SAP is een pré, en uitstekende kennis van MS Office (vooral Excel) is een must.
* Talen: Je drukt je vlot uit in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. Andere talen zijn een plus.
* Proactief en veelzijdig: Je voelt je comfortabel in een dynamische werkomgeving en houdt van variatie in je werk. Je blijft rustig, ook wanneer het druk wordt.
* Sterke communicatieve vaardigheden: Je kunt effectief communiceren met verschillende stakeholders, zowel intern als extern.
* Organisatorisch talent: Je hebt oog voor detail en bent uitstekend in het plannen en organiseren van werkzaamheden.
* Probleemoplossend vermogen: Je handelt snel en efficiënt bij onverwachte situaties of last-minute wijzigingen.
Talen
Je hebt een goede kennis van het Nederlands
Je hebt een goede kennis van het Engels
Aanbod
* Ownership: Een kans om je people management skills verder te ontwikkelen en jezelf te ontplooien.
* Carrièremogelijkheden: Een langetermijnpositie met veel groeipotentieel binnen een innovatief bedrijf.
* Opleiding: Ruime mogelijkheden voor training en persoonlijke ontwikkeling.
* Marktconform salaris
Denk jij de perfecte match te zijn voor deze rol? Aarzel dan niet en stuur je CV en motivatiebrief naar ons toe via. We kijken er naar uit om kennis met je te maken en samen met jou de juiste match te vinden voor dit fantastische team!