Niveau d'études
Secondaire supérieur
Degré
Assistant
Lieu d'embauche
PJF LIEGE - RECHERCHE SPECIALISEE
Rue Saint-Léonard 47, 4000 Liège
Date limite d'inscription
Nombre maximum d'inscriptions
20
Numéro de référence
126368/S6F
Description d'emploi
En tant que soutien administratif: réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
* Attribuer qualitativement les informations entrantes (courrier, mails, téléphone,…)
* Gérer des boîtes de courriers électroniques
* Rédiger des lettres standardisées et des lettres personnalisées pour le service
* Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif, assurer le classement
* Rechercher et rassembler les informations, pouvoir les retrouver en cas de besoin
* Assurer l'accueil des visiteurs
* Composer des dossiers et des brochures d'information
* Assurer le suivi administratif des activités liées à la maîtrise de la violence (agenda des inscriptions, suivi des moniteurs, suivi des commandes,...)
* Assurer le suivi administratif des carrières (distinctions honorifiques, mises à la pension, détachements, activités accessoires,...) en lien avec les services PLIF de la DCA.
* Réaliser les activités en lien avec la procédure off/onbaording de la DGJ
* Pouvoir prendre administrativement en charge le suivi du plan de formation de la PJF Liège
* Assurer un lien avec les services compétents concernant les problèmes d'accidents de travail, d'accidents de roulages,...
* Réaliser le suivi des dossiers médicaux, des aptitudes médicales, des contrôles médicaux, des maladies longues durées, des absences,...
* Pouvoir organiser et effectuer le suivi des stagiaires au sein de la PJF Liège
* Pouvoir gérer les dossiers personnels des membres de la PJF Liège de manière rigoureuse
* Pouvoir organiser de manière complète des événements tels que séminaires stratégiques, réunions de travail d'ampleur
* Pouvoir participer en tant que secrétaire aux réunions (prise de notes), commission de sélection (rapportage)
* Maintenir à jour les cahiers de service par division et gérer les informations sur les présences et disponibilités afin de composer les rôles de garde.
* Réceptionner, scanner, archiver et transmettre les procès-verbaux conformément aux procédures établies.
En tant que soutien logistique: réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.
* Assurer la réception, le stockage et la livraison du matériel et/ou des pièces d'équipement
* Réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service
* Assurer le suivi des problèmes liés à l'infrastructure (bâtiments) de la PJF Liège en lien avec les services compétents du PLIF de la DCA
* Assurer le suivi lié au mobilier, matériel (ICT et autre)
* Assurer le suivi du charroi de la PJF Liège (attribution, gestion des problèmes) en lien avec les services PLIF de la DCA.
En tant que personne de contact: répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
* Accueil téléphonique (Teams)
* Connaître les statuts de la police intégrée de manière suffisante à pouvoir traiter les demandes d'information ou le cas échéants les orienter vers le service compétent
* Demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les clients
* Donner des explications aux clients concernant la procédure et en cas de problème réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles
* Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des clients internes ou externes
* Orienter / diriger les clients (visiteurs externes/internes) vers les personnes/services compétents
En tant que gestionnaire de données: consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
* Tenir la/les banque(s) de données à jour en introduisant les données dans les meilleurs délais
* Pouvoir alimenter le sharepoint de la PJF Liège et organiser de manière structurée et rigoureuse la documentation du service.