CONTEXTE
Make sure to apply with all the requested information, as laid out in the job overview below.Propulse Group est une société active dans le monde de l'événementiel et composée de 5 marques complémentaires :Propulse : Gestion logistique et support à la production d'événementsPanorama : Bars éphémères hauts de gamme et thématiquesEpicuria : Catering management et support F&BRavito : Crew Catering (restauration des équipes événementielles)Alpaca : ASBL engagée pour la durabilité des événementsAvec 15 temps plein et plus de 400 freelances mobilisés ponctuellement, l'humain est au cœur de nos activités. Nous souhaitons amener un vent nouveau sur notre département Ressources Humaines et sommes donc à la recherche d'un.e HR & Office Manager.MISSIONS ET RESPONSABILITESSoutien à notre Crew Manager (RH externe)Recrutement actif pour combler les shifts (appels, messages, ciblage des bons profils)Intégration des nouveaux collaborateurs (inscriptions, briefing, contrats/dimona)Encodage des jobs dans notre plateforme de planificationVérification et suivi des contrats, timesheets et rémunérationsSupport aux campagnes de recrutement et mise à jour régulière de la base de donn éeRe mplacement de la Crew Manager lorsqu'elle est absenteS uivi et évolution des process « Staffing » avec notre Crew ManagerC ontact avec les bénévoles qui soutiennent notre ASBL Alpaca solutions etGest ion de leurs conventionsGestion administrative des ressources humaines internes (Hard HR)M ise en place de campagnes de formation ou de recrutementOptimisation des process RH actuels pour être toujours en phase avec les réalités du m archéDe ́claration des prestations en fin de mois pour le calcul des salaire sP aiement des salairesCommande et paie des chèques repas / écochèquesAd ministration du « Board RH » où est centralisée l'info RH pour chaque trava illeur.euseRéd action des contrats, conventions et avenant sC ontact avec notre secrétariat social et notre partenaire médecine du travailAccueil des nouveaux.elles travailleur.euse.s et bien-être de l'équipe (Soft HR)Établir avec le management les besoins en recrutement et éventuels postes à ouvrirP articipation aux entretiens d'embauche avec le managementSélection des candidat.e.s et traitement de leurs candidaturesOnboardings et OffboardingsCohésion dans l'équipe et la fluidité du travail au bureauC ommunication des infos/actus légales importantes à nos travailleur.euse.sGestion du registre des formations + en assurer l'organisation (inscriptions, paiement, refacturation éventuelle, débriefing, envoi des attestations)Notor iété de l'entreprise et accueilTrai tement des demandes de stages, interviews, travaux de groupe etc.Ges tion des stagiaires et de la coordination avec leurs maîtres de stageGes tion des aspects administratifs de ces stages et de la communication école –Maît re de stage – stagiair eCon struction de campagnes de recrutement avec notre Crew ManagerPa rticipation active à ces campagnes (salons, jobs days, etc.)Proc ess et Outils (Office Management)C onnaissance et optimisation de l'utilisation de notre logiciel de planificationChallenge des process RHConnaissance du fonctionnements et de l'accès à nos outils internes + donnerL' accès aux nouveaux travailleursRéponse aux questions cocnernant le fonctionnement de ces outilsGarant.e du respect de la charte graphique et de l'iden'té visuelleAssurer le suivi du calendrier de réunions et faire le compte rendu desRéunions d'é des clés (distribue, reprend, consigne la liste de qui en a)Aspects financiers (Compta)Validation et mise en paiement des factures de nos indépendantsMise en place et suivi d'un processus de gestion des dépenses dans le respect des nouvelles dispositions légales (peppol)Soutien au service comptabilité dans le traitement des factures d'achatEdition d'une partie des factures de venteSuivi des paiements de nos clientsPoint de contact avec les partenaires payrollAu vu de la diversité des tâches, une formation et une progressivité dans la gestion de celles-ci est prévue.PRO FIL RECHERCHÉExpérience ou formation probante en gestion des ressources humainesPassion ou expérience du secteur événementiel, principalement de la productionSouci du détail et petit goût pour les chiffresCapacité à jongler entre différentes commissions paritaires est un plusBonne communication orale et écrite (FR)Aisance au téléphoneEnvie d'être un point central dans l'équipe et de participer activement au développement de l'entrepriseCapacité à alterner entre travail de fond/développement, tâches récurrentes et gestion d'imprévus ou urgencesMotivation importante envers le poste et l'entreprise au vu du rôle central qui sera occupéJoie de vivre, humour et envie d'aller de l'avantD ETAILS DU POSTECe poste est idéal si tu es motivé.e par :Le contact humain et les missions administrativesL'engagement à long terme dans une entreprise jeune et dynamiqueL e secteur événementiel et ses différentes facettesLe développement et l'optimisation de processNous t'offrons :Un emploi à temps plein dans une structure en constante évolutionUne période de formation interne afin que tu sois paré. xjsrcvq e pour le posteUne p ossibilité d'évolution et de mise en place de méthodes de travail adaptées aux réali tés de l'entrepri seUne rému nération alignée avec les réalités du secteur et suivant une poli tique salariale commu ne à toute l'entrepriseUn large pane l d'avantages légaux, extra-légaux et primesDébut de la m ission : Mai 202 6CANDIDATURESLes candidature s sont attendues par e-mail à avec votre CV et une lettre de motivation.