Administratief medewerker organisatie (38/38)
Ben jij een administratieve duizendpoot met oog voor detail en een hart voor organisatie?
Als administratief medewerker zorg je mee voor een vlotte interne werking en een veilige omgeving. Je ondersteunt de dienst preventie en noodplanning, beheert documenten en rapportages, en bent het aanspreekpunt voor interne en externe partners.
Daarnaast werk je sectorbreed ondersteunend: je neemt algemene administratieve taken op en bent verantwoordelijk voor het opvolgen van bestellingen en facturatie. Je werkt nauwkeurig en erg klantgericht, houdt het overzicht en plant efficiënt volgens procedures en veiligheidsnormen.
Wat ga je doen?
* Je zorgt voor een vlotte administratieve werking binnen de dienst preventie en noodplanning;
* Je verwerkt en beheert documenten zoals risicoanalyses, incidentmeldingen, keuringen en opleidingsregistraties, en zorgt ervoor dat alle gegevens correct en actueel zijn;
* Je stelt rapportages en actieplannen op;
* Je ondersteunt de voorbereiding van audits, oefeningen en controles, waarbij je uitnodigingen, aanwezigheidslijsten en verslagen verzorgt;
* Je bewaakt deadlines, volgt wettelijke verplichtingen op en denkt actief mee over verbeteringen in processen en digitale tools;
* Je ondersteunt de dienst IT: je controleert facturen, bestekken en documentatie en zorgt voor een correcte administratieve opvolging;
* Je ondersteunt de dienst HR: bijvoorbeeld bij het inplannen van medische onderzoeken en vaccinaties.
Kortom: jij bent de spil in het administratieve luik van preventie, noodplanning en interne organisatie en je springt in bij andere diensten. Je hebt dus als het ware een vlinderfunctie met een gevarieerd takenpakket waarin nauwkeurigheid, klantgerichtheid en planning centraal staan.
In bijlage vind je de volledige functiebeschrijving terug.
Profiel
* Voldoen aan de vereiste over de taalkennis, zoals bepaald in de wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966.
* Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs.
* Je bent klantgericht en communiceert professioneel, zowel schriftelijk als mondeling.
* Je blijft kalm en stressbestendig, ook bij piekmomenten of onverwachte situaties.
* Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail, zelfs onder tijdsdruk.
* Je kan zelfstandig plannen en prioriteiten stellen om je taken efficiënt te organiseren.
* Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en bewaart altijd de privacy van anderen.
* Je bent empathisch en houdt rekening met de noden van collega's en partners.
* Je bent een echte teamspeler: je werkt graag samen, ondersteunt collega's waar nodig en draagt bij aan een positieve en efficiënte werksfeer.
* Je hebt goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en kan helder en gestructureerd schrijven.
* Je beschikt over sterke PC-vaardigheden (tekstverwerking, rekenbladen, presentaties, databanken).
* Kennis omtrent relevante wetgeving en procedures rond preventie en noodplanning is een pluspunt.
Wat bieden wij?
* We bieden je een voltijdse job aan 38/38 prestaties in een contract van bepaalde duur voor één jaar vanaf je opstart (met kans op verlenging). Indiensttreding zo spoedig mogelijk.
* Een interessant salarispakket op C-niveau met periodieke verhogingen. Bruto geïndexeerd maandsalaris voor een administratief medewerker met 38/38 prestaties: min. € 2.396,43 – max. € 4.386,09.
* Relevante werkervaring wordt meegenomen.
* Voordelen in het werkrooster:
* Telewerk kan wanneer de werking dit toelaat maar voor een vlotte opstart niet in de eerste twee maanden;
* Flexibel werken via glijtijdensysteem;
Goede work-life balans.
* Extralegale voordelen:
* Maaltijdcheques van € 8;
* Ecocheques;
* Eindejaarspremie;
* Fietsvergoeding aan € 0,36 per km;
* Hospitalisatieverzekering (na 6 maanden in dienst);
Tweede pensioenpijler.
* Interessant verlofstelsel (gebaseerd op voltijdse prestaties):
* 20 jaarlijkse vakantiedagen;
* 10 tot 15 dagen bijkomend verlof (afhankelijk van leeftijd).
Solliciteren
De kandidaturen voor deelname dienen bezorgd te worden aan de algemeen directeur, Jan Dreesen, Dorpsstraat 14, 3590 Diepenbeek via het webformulier: uiterlijk 27 januari 2026 voor 12u30.
Je kandidatuur omvat de volgende documenten:
* CV;
* Motivatiebrief;
* Kopie van het diploma;
* Uittreksel van het strafregister (maximum 3 maanden oud).
Zorg dat de vier bovenstaande documenten in je kandidatuur zitten.Als je kandidatuur niet volledig is, is deze niet geldig en kunnen we je niet weerhouden voor de selectieprocedure.
Selectieprocedure
Er zal op voorhand een preselectie plaatsvinden op basis van CV en motivatiebrief.
De procedure bestaat uit een sollicitatiegesprek dat zal doorgaan op maandag 9 februari 2026 (voormiddag) op het gemeentehuis te Dorpstraat 14, 3590 Diepenbeek.
Contact & openingsuren
Dienst HR
Adres
Dorpsstraat 143590Diepenbeek
tel.
E-mail
Website