In deze veelzijdige functie werk je nauw samen met de Technical Manager. Je bent verantwoordelijk voor zowel administratieve ondersteuning als de coördinatie van storingsmeldingen via onze interne systemen. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden, inzicht en communicatieve kwaliteiten zorg je ervoor dat technische storingen efficiënt worden aangepakt en dat interne en externe processen soepel verlopen. Orderdesk: Plaatsen en opvolgen van bestellingen voor de Technische Dienst in SAP, inclusief verwerking in Basware. Administratieve verwerking van werkbonnen van externe firma's. Beheer van afvalverwerking (bijvoorbeeld Renewi, Quatra) en opvolging van onderhoudscontracten (OOP FIX). Wekelijkse rapportage van de budgetstatus (OOP VAR) aan de Technical Manager. Algemene administratieve ondersteuning binnen de afdeling. Meldpunt: Coördineren en opvolgen van storingsmeldingen. Fungeren als eerste aanspreekpunt voor storingen via Leviy. Analyseren, correct categoriseren en toewijzen van storingen aan de juiste technieker of externe partner. Inplannen van storingen op basis van urgentie, beschikbaarheid van techniekers, leegstand en aankomsten. Actief opvolgen van meldingen met oog voor gastbeleving en operationele continu teit. Signaleren van terugkerende of complexe storingen en bijdragen aan structurele oplossingen. Meewerken aan de opmaak van technische dossiers ter ondersteuning van budgetaanvragen of verbetertrajecten. Telefonisch aanvragen en administratief opvolgen van werkbezoeken bij externe firma's. Beheren van communicatie en opvolging rond voertuigen (leasing, onderhoud en schades). Ontvangen en registreren van pakketten en leveringen, inclusief correcte doorverwijzing binnen de organisatie. Ontvangen en registreren van externe firma's, inclusief beheer van bezoekersbadges, sleutels en in- en uitschrijvingen. Voor deze functie zoeken we een professional met een solide administratieve achtergrond (3-5 jaar), bij voorkeur opgedaan in een technische omgeving. We waarderen een analytische instelling en affiniteit met systemen zoals SAP, Basware en/of Leviy. Mocht je hier nog geen ervaring mee hebben, dan is de bereidheid om deze snel eigen te maken een pré. Je hebt een oplossingsgerichte houding, blijft kalm onder druk en weet prioriteiten effectief te stellen. Daarnaast beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling. Nauwkeurigheid, zelfstandigheid en het vermogen om goed samen te werken in teamverband zijn voor jou vanzelfsprekend. Je bent flexibel en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en niveaus binnen de organisatie. Technische dienst, Rapporteren, Communicatie, Aanpassingsvermogen, Signaleren, VAR, Onderhoud, Administratie, Communicatie, Samenwerken, Voertuigen, Afval verwijderen, Organisatievermogen, SAP, Leasing