Tâches administratives
La personne qui occupera ce poste sera responsable de gérer les documents administratifs et d'en assurer le suivi. Cela implique la collecte, l'organisation, le stockage et la distribution des documents ainsi que leur conservation en conformité avec les lois et réglementations pertinentes.
De plus, cette personne devra assister les équipes dans l'organisation des réunions et la gestion des agendas. Cela comprend la planification et la coordination des réunions, la gestion des invitations et des confirmations, ainsi que la maintenance des agendas et des calendriers.
L'administrateur assistante doit également s'assurer de la communication interne et externe de l'entreprise. Cela inclut la préparation de communications internes et externes en français et en néerlandais, la traduction de documents et la diffusion d'informations à travers différents canaux.
En outre, cette personne sera chargée de traiter les emails, les appels et les demandes administratives. Cela comprend la réponse aux emails, la prise de rendez-vous téléphoniques, ainsi que la résolution de problèmes administratifs.
Le rôle de l'administrateur assistante nécessite également la préparation et la mise à jour de divers rapports et présentations. Cela inclut la recherche de données, la création de graphiques et de tableaux, ainsi que la rédaction de textes clairs et concis.
Finalement, il faudra collaborer avec différents départements pour garantir une bonne coordination et une efficacité optimale au sein de l'entreprise.