Job description
1. Je staat in voor het dagelijkse beheer van de agenda van de GM. Je houdt overzicht op afspraken en meetings en zorgt voor een vlotte organisatie.
2. Je organiseert, plant en boekt business reizen voor de GM en zijn direct report in Lembeke. Hiervoor sta je in nauw contact met ons extern travel agency, hotels, transport, etc. Tijdens de trip volg je nauwgezet alles op en reageer je (pro)actief op (mogelijke) problemen.
3. Je organiseert en plant bezoeken van (buitenlandse) klanten en bezoekers.
4. Je maakt en optimaliseert presentaties in powerpoint op basis van aangeleverde input en drafts.
5. Je zorgt voor administratieve ondersteuning van de GM voor het bijhouden/goedkeuren van kostennota’s, organiseren van briefwisseling etc.
6. Je ondersteunt de GM bij het praktisch organiseren van ad hoc events zoals commerciële partner meetings, klanten bezoeken (zowel in Lembeke als op locatie bij de klant), deelnames aan beurzen of events,…
7. Je organiseert team events, plant en coördineert.
Profile
8. Je hebt een Bachelor of Masterdiploma met minimum 3 jaar relevante werkervaring binnen een internationale werkomgeving.
9. Je werkt gestructureerd en bent efficiënt in je denken en handelen. Je handelt moeiteloos verschillende taken tegelijk af, stelt de juiste prioriteiten, werkt professioneel en nauwkeurig.
10. Je bent positief ingesteld, ‘service minded’ en contactvaardig.
11. Je bent discreet, diplomatisch en men kan op je rekenen. Verder ben je stressbestendig en flexibel.
12. Je kan zeer vlot overweg met MS office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) en hebt interesse in nieuwe software systemen.
13. Je hebt een uitstekende kennis van Nederlands en Engels, zowel gesproken als geschreven.
14. Je hebt een internationale reflex en krijgt energie van werken in een internationale omgeving.