A propos de la Maison
Fondée à Bruxelles en, Delvaux est la plus ancienne Maison de maroquinerie de luxe au monde et n’a jamais cessé ses activités depuis cette date.
Delvaux, l’inventeur du sac à main moderne, a déposé le premier brevet au monde de sac à main de luxe en cuir en. Parmi ses extraordinaires archives de plus de 3 designs, le Brillant, le Tempête, le Pin, le Cool Box et le Léonce font partie des créations les plus emblématiques de Delvaux.
Implantées en des lieux mythiques autour du monde, de Saint-Honoré à Bond Street en passant par la Cinquième Avenue, les 60 boutiques Delvaux sont toutes différentes.
Fournisseur Breveté de la Cour de Belgique depuis, Delvaux a toujours partagé et célébré les références et les valeurs culturelles belges.
Mission
Vous êtes le premier point de contact pour nos clients et visiteurs, assurant un accueil chaleureux et professionnel.
Les responsabilités incluront la gestion du courrier, l'organisation des agendas des salles de séminaires, ainsi que la coordination du catering.
Vous aurez également la charge de la gestion des fournitures de bureau et apporterez un soutien administratif précieux au Responsable des Services Généraux et au Conseiller en Prévention.
Vous rapportez au Head of General Services.
Tâches principales
En tant qu'Assistant(e) Accueil et Administration, vos tâches reprennent notamment :
1. Accueil et Réception Accueillir les visiteurs, clients et collaborateurs avec courtoisie et professionnalisme Identifier le motif de leur visite et les orienter vers les personnes ou services concernés Gérer la centrale téléphonique : répondre aux appels, prendre les messages et les transmettre Gérer l'arrivée et le départ des taxis et des coursiers Gérer les badges d'accès et les cartes de visite Veiller à la propreté et à l'ordre de l'espace d'accueil
2. Gestion du Courrier Réceptionner, trier et distribuer le courrier entrant. Affranchir et expédier le courrier sortant
3. Gestion des Salles de Réunion et du Catering Gérer les réservations des salles de réunion et des espaces de séminaire Préparer les salles de réunion (matériel, configuration, etc.) Coordonner les services de catering (commandes, livraisons, installation, etc.) Gérer les pauses café et les collations
4. Gestion des Fournitures de Bureau Gérer les stocks de fournitures de bureau et de papeterie Passer les commandes auprès des fournisseurs Réceptionner et contrôler les livraisons Organiser et ranger le stock de fournitures
5. Support Administratif Assurer un support administratif au Responsable des Services Généraux et au Conseiller en Prévention Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus Saisir des données et mettre à jour des bases de données Classer et archiver des documents Préparer des présentations et des supports de communication Effectuer des tâches de reprographie (photocopies, impressions, etc.)
6. Autres Tâches Gérer les demandes de renseignements des visiteurs et des collaborateurs Assurer la liaison avec les différents services de l'entreprise Gérer les réclamations et les demandes de service Veiller au respect des consignes de sécurité et d'hygiène Participer à l'organisation d'événements internes Effectuer toute autre tâche demandée par la direction Capable de s'adapter aux différentes tâches et de faire preuve de polyvalence
*Cette liste est non-exhaustive
Votre Profil
7. Formation Un diplôme de niveau Bachelier ou équivalent dans le domaine de l'accueil, de l'administration ou du secrétariat est un plus
8. Qualités interpersonnelles Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles. Capacité à accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme, à communiquer clairement et efficacement, tant à l'oral qu'à l'écrit Sens du service et de l’accueil. Attitude positive, serviable et proactive pour répondre aux besoins des clients, des visiteurs et des collaborateurs Organisation et rigueur. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser les demandes et à respecter les délais Discrétion et confidentialité. Aptitude à traiter les informations sensibles avec confidentialité et professionnalisme Polyvalence et adaptabilité. Capacité à s'adapter aux différentes tâches et aux demandes variées, ainsi qu'à travailler en équipe Gestion du stress. Aptitude à gérer les situations imprévues et les périodes de forte activité avec calme et efficacité Présentation soignée et professionnelle. Sens de l'initiative et de l’autonomie. Esprit d'équipe et collaboration. Fiabilité et ponctualité
9. Maîtrise des outils bureautiques Traitement de texte (Word, Google Docs, etc.). Création et mise en forme de documents, rédaction de courriers, etc Tableur (Excel, Google Sheets, etc.). Gestion de tableaux, saisie de données, réalisation de calculs simples, etc Messagerie électronique (Outlook, Gmail, etc.) Gstion des courriels, envoi de pièces jointes, organisation de la boîte de réception, etc Logiciels de présentation (PowerPoint, Google Slides, etc.). Création de présentations simples - c’est un plus Gestion de la centrale téléphonique. Maîtrise du fonctionnement d'un standard téléphonique (transfert d'appels, mise en attente, etc.). Connaissance des techniques de communication téléphonique (écoute active, prise de messages, etc.) Gestion du courrier. Connaissance des procédures d'envoi et de réception du courrier (affranchissement, suivi des colis, etc.). Capacité à trier et à distribuer le courrier de manière efficace Organisation de réunions et d'événements. Connaissance des bases de l'organisation de réunions (réservation de salles, préparation du matériel, etc.). Notions de gestion de catering (commande de repas, gestion des pauses, etc.)
10. Connaissances en matière de sécurité Connaissance des procédures d'évacuation en cas d'urgence. Notions de secourisme - c’est un plus
11. Connaissances linguistiques Français : Maîtrise parfaite du français écrit et oral (orthographe, grammaire, vocabulaire) Anglais : Niveau intermédiaire à courant (accueil des visiteurs étrangers, communication avec des interlocuteurs anglophones, etc.) Autres langues. La connaissance d'autres langues étrangères est un atout supplémentaire
12. Connaissances générales Connaissance de l'entreprise. Compréhension de l'activité de l'entreprise, de son organisation et de ses valeurs Capacité à représenter l'entreprise de manière positive auprès des visiteurs et des clients Culture générale. Bonne culture générale pour pouvoir répondre aux questions des visiteurs et des clients Intérêt pour l'actualité et les événements locaux
Il est important d'adapter ces connaissances requises en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise et des responsabilités exactes du poste.