Fonction
Au sein d’une équipe de 27 personnes, vous travaillez en binôme avec le responsable du service et jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement des Centres.
Véritable personne de référence pour le suivi administratif pour les zones Nord et Centre, vous accompagnez au quotidien les coordinateurs, les équipes et les occupants des centres afin de garantir une gestion fluide, fiable et efficace des activités.
Grâce à votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous contribuez à structurer et améliorer les processus administratifs : suivi des plannings, coordination des évaluations, organisation des réunions, rédaction des conventions, suivi des aspects liés aux infrastructures et à la sécurité, aux assurances, aux commandes ou encore aux chèques-repas.
Votre travail a un impact direct sur la qualité des services proposés aux citoyens et sur le bon fonctionnement des équipes de terrain.
Vos missions :
Assurer la gestion administrative et le suivi des dossiers
1. Gérer les dossiers liés au personnel, aux occupations des locaux, aux infrastructures et à leur entretien
2. Assurer le suivi des dépenses et recettes (caisses débours, tableaux de suivi, encodages…)
3. Vérifier les commandes, les marchés publics et la réception du matériel
Produire et traiter des documents administratifs
4. Rédiger des courriers, rapports, notes, ordres du jour et procès-verbaux
5. Élaborer et mettre en forme divers documents (bons de commande, fiches de contrôle, etc.)
6. Contrôler la qualité et la conformité des documents administratifs
Collecter, analyser et centraliser l’information
7. Rechercher et mettre à jour des données (personnel, budgets, activités…)
8. Centraliser les informations nécessaires aux dossiers (rapports annuels, appels à projets, obligations administratives…)
9. Assurer le suivi et le reporting vers la Direction
Soutenir les équipes et assurer un rôle de relais
10. Informer et accompagner les collègues et occupants sur les procédures, règlements et directives
11. Participer, en concertation avec le coordinateur, à la gestion des plannings et au suivi des absences
12. Accueillir, informer et orienter le public (en personne et par téléphone)
Contribuer au bon fonctionnement des centres
13. Veiller au respect des règles de fonctionnement (ROI, conditions d’occupation, sécurité…)
14. Collaborer avec le service communication pour la promotion des activités
15. Participer ponctuellement à l’organisation d’événements (logistique, matériel, véhicules)
Profil
Vous êtes titulaire d’un diplôme de bachelier
Ou vous remplissez les conditions de mobilité interne pour un poste de niveau B ou promotion pour une fonction dans le grade de secrétaire.
Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles est obligatoire ( )
16. Vous disposez de trois années d'expérience dans une fonction similaire
17. Vous faites preuve de rigueur et d’autonomie
18. Vous disposez d’un bon sens de l’organisation et êtes capable de planifier votre travail en respectant les échéances
19. Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles en français
20. La connaissance du néerlandais est un atout
21. Vous maîtrisez la Suite Office
22. Vous avez le sens du service à l’usager et faites preuve d’écoute
23. Vous appréciez le travail en équipe
Offre
24. Un contrat à durée indéterminée (CDI) à temps plein.
25. Salaire mensuel brut : minimum 3.,58 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de
26. Une allocation de fin d’année et un pécule de vacances.
27. Des chèques repas (8€, dont 6.91€ à charge de la Ville de Bruxelles).
28. Profitez de 36,5 jours de congés, 4 jours de congés fixés par la Ville et 10 jours fériés légaux.
29. Possibilité d’une assurance hospitalisation à des tarifs avantageux et la prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).
30. Plan de pension pour les collaborateurs contractuels à hauteur de 3% du traitement brut.
31. La Ville de Bruxelles répond à vos besoins de développement professionnel en vous offrant des formations régulières.Nos lieux de travail sont facilement accessibles en transports en commun et l’abonnement STIB est remboursé à %, il y a également et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo).
PROCEDURE DE SELECTION
Envoyez-nous votre candidature pour le 24/06/ au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis). Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.
La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.
Publiée le:mer. 10 juin Lieu: Ville de Bruxelles
Ville de Bruxelles - Stad Brussel
Rue des Halles 4 - Hallenstraat 4
Bruxelles
Belgique
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