Mission
La personne retenue sera affectée au service Real Estate & Facility Management (REFM) de la CSSF. Elle exercera les fonctions de délégué à l’archivage, conformément à l’article 8 de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage (Mémorial A n°778, 2018), et aura la charge de la mise en place, de la gestion et du suivi de la politique d’archivage de la CSSF.
Elle sera responsable de la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives (analogiques et numériques), en collaboration avec les services internes et les Archives nationales du Luxembourg. Elle assurera également le rôle de point de contact interne et externe pour toute question relative à l’archivage.
Rôle & responsabilités
* Gouvernance de l’archivage
o Élaborer et mettre en œuvre une politique d’archivage conforme aux exigences légales et réglementaires, incluant les volets analogiques et numériques
o Assurer la lisibilité, la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, la classification et l’accessibilité des archives courantes et intermédiaires, conformément aux standards professionnels
o Gérer les infrastructures d’archivage (courantes, intermédiaires) avec le service REFM de la CSSF
o Mettre en œuvre et exploiter, en collaboration avec le service IT, un système d’archivage électronique (SAE) conforme aux normes (ex. : OAIS, MoReq, NF Z42-013)
o Évaluer les besoins en matériel de conditionnement pour l’archivage définitif
o En cas de consultation d’archives versées aux Archives nationales, traiter avec le service juridique toute demande de dérogation avant l’échéance des délais de communication (art. 17 de la loi précitée)
* Tableau de tri
o Veiller à l’application du tableau de tri : respect des durées d’utilité administrative, décisions de sort final (versement/destruction)
o Proposer des ajustements en fonctions de l’évolution de la gestion des archives au sein de la CSSF
o Fournir des statistiques régulières au niveau de la gestion des archives au sein, en dehors et remises aux Archives Nationales.
* Collaboration
o Appliquer les recommandations des Archives nationales du Luxembourg
o Participer activement au réseau des délégués à l’archivage
o Remonter toute information utile (sinistres, projets d’équipement, déménagements, etc.) aux Archives nationales
o Être présent lors des visites d’inspection et veiller à la mise en conformité
o Collaborer avec les services IT, Facility Management et DPO de la CSSF
o Promouvoir la culture de l’archivage et organiser des formations internes
o Organiser le tri, l’inventorisation, la préparation physique des archives en vue de leur versement définitif (analogue et numérique)
o Organiser la destruction d’archives publiques, en conformité avec le tableau de tri et les recommandations officielles
Votre profil
* Diplôme universitaire (Bac+3 ou plus) en archivistique ou domaine connexe
* Expérience avérée à un poste d’archiviste
* Maîtrise de la législation et des normes applicables au Luxembourg en matière d’archivage
* Expérience dans la mise en place de procédures archivistiques, y compris numériques
* Excellente maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit), la connaissance de l’allemand et/ou du luxembourgeois constitue un atout
* Capacité à promouvoir une culture de l’archivage au sein de l’institution et à travailler en transversal
* Maîtrise des outils bureautiques et des solutions GED/SAE
* Rigueur, sens de l’organisation, autonomie, esprit d’équipe et discrétion professionnelle
Le(la) candidat(e) retenu(e) sera engagé(e) comme employé(e) de l’État en vertu d’un contrat à durée indéterminée. Si le(la) candidat(e) remplit les conditions en vigueur, il/elle sera amené(e) à se présenter par la suite à l’admission au statut de fonctionnaire de l’État.
Avant la conclusion du contrat de travail, le(la) candidat(e) devra délivrer un extrait du casier judiciaire (bulletin n°3), datant de moins de 2 mois, afin de garantir son honorabilité.