•Je bent in het bezit van een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring. Ervaring in een vergelijkbare functie of in een administratieve omgeving is een pluspunt.•Je kan goed werken met de courante MS-Officetoepassingen (Word en Excel) en bent een vlotte leerling als het erop aankomt om nieuwe programma’s en toepassingen onder de knie te krijgen. Naast de courante MS-Officetoepassingen zal je in deze functie ook werken met SAP en TimeEdit. Ervaring met deze programma’s is niet vereist, maar vormt wel een pluspunt.•Je bent administratief sterk, kan oplossingsgericht denken en werkt nauwkeurig en georganiseerd.•Je schrikt er niet voor terug om opleidingen te volgen en om je in het onderwijs- en examenreglement en de opleidingsstructuren te verdiepen.•Je beschikt over een grote verantwoordelijkheidszin en je bent bereid je flexibel op te stellen bij wisselende taken en tijdens piekperiodes.•Je kan zelfstandig werken, maar functioneert eveneens uitstekend in een team.•Je bent stressbestendig en blijft, ook op drukke momenten, steeds hulpvaardig en vriendelijk voor zowel studenten als collega’s en docenten.•Je houdt van open en accurate communicatie. Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en het Engels is een vereiste.•Je bent verantwoordelijk voor de controle en goedkeuring van de studieprogramma's (ISP’s) van de studenten.•Je staat in voor de opmaak van haalbare uur- en examenroosters, in nauw overleg met de collega’s en betrokken docenten.•Je zorgt voor de correcte verwerking van de examenresultaten, de voorbereiding van de beraadslagingen en de opmaak van de proclamatielijsten.•Je bent een aanspreekpunt voor studenten, docenten en collega’s, verstrekt informatie over de opleidingen en beantwoordt administratieve studiegerelateerde vragen.•Je staat mee in voor generieke taken binnen de onderwijsadministratie, zoals de masterproefadministratie en de permanentie in het examenkopijenlokaal tijdens de examenperiodes.•Je neemt actief deel aan de teamvergaderingen van de onderwijsadministratie en het Student Office.De Faculteit Letteren maakt deel uit van de Groep Humane Wetenschappen. Ze verzorgt onderwijs aan ongeveer 4.500 studenten in verschillende opleidingen en dit op de KU Leuven-campussen in Antwerpen, Brussel, Kortrijk en Leuven. Haar onderzoekers verrichten onderzoek in het domein van geschiedenis, taalkunde, vertaalwetenschap, literatuurwetenschap, taal- en regiostudies (Arabistiek & Islamkunde, Japanse Studies, Chinese Studies), archeologie, kunstwetenschappen en musicologie. Op onze Leuvense campus zijn we op zoek naar een administratief medewerker (voltijds) voor de onderwijsadministratie van het Student Office (STOFF) tot en met januari 2026. In deze functie ben je verantwoordelijk voor het beheer van allerlei administratieve taken en processen met betrekking tot onderwijs en examens. Je komt terecht in een team van ongeveer vijf administratoren, die elk instaan voor de administratieve ondersteuning van een aantal opleidingen, maar daarnaast ook een aantal overkoepelende taken opnemen. De onderwijsadministratie, studieloopbaanbegeleiders en de mobiliteitscoördinatoren vormen samen het Student Office, een dienst die wordt aangestuurd door twee diensthoofden. Het diensthoofd onderwijsadministratie zorgt voor de inhoudelijke aansturing van jouw takenpakket. Ben je nieuw in de functie? Dan zorgen wij voor een passend opleidingstraject. Ben je goed in administratie, planning en organisatie? Enthousiast, collegiaal, initiatiefgericht, behulpzaam en nauwkeurig? Hou je van afwisseling in je job en blijf je kalm wanneer de werkdruk even piekt? Dan ben jij degene die we zoeken!Je komt terecht in een warm team met een diversiteit aan expertises, waarin we veel belang hechten aan samenwerking, overleg, inspraak en collegialiteit. Ben je nieuw in de functie, dan zorgen wij voor een passend opleidingstraject en helpen we jou ‘on the job’ jouw nieuwe takenpakket onder de knie te krijgen. Wij beogen een voltijdse aanstelling tot en met 31 januari 2026, met mogelijkheid tot verlenging, afhankelijk van de opportuniteiten die zich op dat moment voordoen. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle facetten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.In onze werkomgeving hechten we veel belang aan ruimte voor initiatief en engagement. We bieden kansen om opleidingen te volgen, en denken graag mee na over een haalbare combinatie werk-privé op jouw en onze maat. We houden van een werkomgeving met zowel voldoende aanwezigheid op de campus als mogelijkheden om van thuis uit te kunnen telewerken, volgens onze teamafspraken hybride werken en na je inwerkperiode.Aan KU Leuven geniet je extralegale voordelen, zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer en een bedrijfsfiets.