Vacatureomschrijving
Ben jij iemand die structuur brengt, graag dingen uitzoekt en voldoening haalt uit nauwkeurig administratief werk? Zoek je een rol waar je zowel ondersteunt op hoog niveau als inhoudelijk kan groeien binnen een legal team? Dan kan deze functie perfect bij jou passen.
Door het pensioen van een gewaardeerde collega op 1 juni, zijn we op zoek naar een betrokken, discrete en leergierige Legal Assistant / Management Assistant die zowel onze CFO als het Legal Team ondersteunt.
Jouw rol in een notendop
Je verdeelt je tijd tussen twee sleutelrollen:
* 1 dag per week ondersteuning van onze CFO / Directeur SSC
* 4 dagen per week ondersteuning van onze Legal Manager & het Legal Team
De taakverdeling bestaat uit ongeveer 70% administratief werk (op niveau, mét begrip van de inhoud) en 30% inhoudelijke taken waar je – afhankelijk van je ervaring – verder in kan groeien.
Wat ga je doen?
Voor de CFO / Directeur SSC:
* Algemene administratieve ondersteuning
* Beheer en opvolging van de agenda
* Voorbereiding van vergaderingen en PowerPoints
* Notuleren van meetings
* Beheer via DocuSign
* Allerlei ondersteunende taken waar discretie en precisie cruciaal zijn
Voor het Legal Team:
* Algemene administratieve ondersteuning van de Legal Manager
* Beheer van de agenda en mailbox van de Legal Manager
* Beheer van de Legal SharePoint: klasseren, organiseren, databeheer
* Beheer van de E‑box en briefwisseling
* Contact met externe partijen zoals griffies, ondernemingsloketten en notarissen
* Ondersteuning bij corporate housekeeping
* Controleren van facturatie van zelfstandigen
* Samenstellen van dossiers, contracten, brieven en bijlagen
* Vormgeving en opmaak van juridische documenten
* Verzenden van contracten en brieven via DocuSign
* Ontvangst en verwerking van exploten
* Meehelpen bij de organisatie van opleidingen en events (i.s.m. Facilities & Communicatie)
* Inhoudelijke ondersteuning (30%): brieven opstellen, templates bijwerken, eenvoudige opzoekingen, stukken nalezen (bv. dagvaardingen), dossiers voorbereiden…
Functie-eisen
Wie zoeken we?
We zoeken iemand die graag orde brengt, taken vasthoudt en zich comfortabel voelt in een rol met veel verantwoordelijkheid en vertrouwelijke informatie.
Je herkent jezelf in dit profiel:
* Je werkt nauwgezet, punctueel en met oog voor detail
* Je bent discreet, zowel intern als extern
* Je bent onderzoekend en pakt graag de telefoon vast wanneer iets uitgeklaard moet worden
* Je kan zelfstandig werken en assertief zijn wanneer nodig
* Je bent verdraagzaam, empathisch en vindt gemakkelijk aansluiting bij verschillende types collega’s
* Je bent een echte teamplayer
* Je houdt ervan dat alles goed georganiseerd, gestructureerd en correct gedocumenteerd is
Je achtergrond:
* Professionele Bachelor in de Rechtspraktijk of gelijkwaardig door ervaring
* Uitstekende beheersing van het Nederlands en noties van Frans en Engels
* Ervaring binnen een legal of administratieve omgeving is een plus
* Ervaring met SharePoint, dossierbeheer of legal administratie is welkom — maar niet vereist
*
Belangrijk: Voldoe je niet aan álle eisen maar zie je jezelf wel groeien in deze rol?
Dan moedigen we je zeker aan om te solliciteren. We geloven sterk in leergierigheid en potentieel.
Aanvullende informatie
Wat maakt deze functie bijzonder?
* Je ondersteunt topmanagement en speelt een sleutelrol in de werking van het Legal Team
* Je krijgt een brede job: administratief sterk, maar mét inhoudelijke uitdagingen
* Je groeit mee in een team waar kwaliteit, vertrouwen en discretie voorop staan
* Je neemt taken over van een ervaren collega die 1 juni met pensioen gaat — je krijgt dus een grondige overdracht