Description de fonction Pour l’un de nos clients, nous
recherchons un(e) Employé(e) Administratif(ve) Bilingue
Français/Néerlandais. Vous assurerez la gestion administrative
quotidienne, le suivi des dossiers et la communication interne et
externe en français et en néerlandais. 1. Dossiers d’exécution pour
les équipes d’installation Mission : · Est responsable de la
préparation des dossiers d’exécution à remettre aux équipes de
montage Attributions : 1. Sur instruction du responsable du
planning des projets ou du chef de chantier concerné, constitue le
dossier d’exécution nécessaire à l’équipe en charge de la
réalisation du projet Sans que cette liste ne soit exhaustive, le
dossier comprendra au minimum : - Le plan d’implantation des
équipements auquel sera précisé sn statut : « In Progress » si
non-définitif et « Final » si bon pour exécution : o Le statut sera
défini par le chef de projet - La confirmation de commande
non-valorisée - Le cas échéant les informations relatives aux
sous-traitants et aux éventuels techniciens externes en assistance
Le dossier d’exécution pourra être complété de tout autre document
d’application tel que : - Le PPSS et les éventuelles brochures de
sécurité du client - Les autorisations d’accès - Etc… 2. Dossiers
as-built Mission : · Est responsable de la classification et la
mise à jour des documents techniques relatifs à l’exécution des
projets réalisés par l’entreprise · Est responsable de la
constitution des dossiers as-built et de la gestion documentaire y
relative · Contribue à l’élaboration des fiches techniques en
étroite collaboration avec le « service projets » · Est responsable
de la tenue à jour du document de suivi des dossiers as-built
Attributions : 1. Etabli et tient à jour l’échéancier des dossiers
as-built 2. S’informe auprès du Maître d’Ouvrage/Client des
exigences en termes structure, de présentation et de documents
constitutifs du dossier as-built 3. Contribue à la mise en forme de
fiches techniques conformément aux spécificités requises par le
Maître d’Ouvrage Collabore avec les équipes commerciales et
techniques pour obtenir des détails spécifiques à inclure dans les
fiches techniques Actualise les fiches techniques en fonction des
modifications et des évolutions des projets 4. Collecte les
documents techniques auprès des différents intervenants du projets
(back-office service commercial, dessinateur, chefs de chantier,
sous-traitants, etc….) Le cas échéant, informe les sous-traitants
impliqués dans un projets des normes relatives à l’élaboration du
dossier as-built par la transmission des obligations sur le
principe du back to back 5. Organise les informations recueillies
de manière systématique pour créer des dossiers as-built complets
Vérifie l'exactitude et la cohérence des données pour garantir la
précision des dossiers finaux. 6. Utilise les plateformes de
gestion documentaire pour stocker, organiser et partager les
documents techniques de manière électronique Suit les éventuelles
formations à l’utilisation des plateformes de gestion documentaire
des partenaires de l’entreprise Assure la mise en ligne des
documents requis sur les plateformes de Gestion Documentaire
Effectue les mises à jour régulières pour refléter l'évolution des
projets et/ou les validations des intervenants externes à
l’entreprise Assure et gère le suivi des statuts d’approbation des
documents 7. Assure la constitution des dossiers as-built physiques
(hard copy) Imprime les documents techniques, les plans techniques
à introduire dans le dossier as-built Classe chaque document
constitutif du dossier as-built suivant la structure en vigueur ou
imposée par le Maître d’ouvrage Prépare la note d’envoi relative à
la remise du dossier as-built et en archive l’exemplaire signé pour
réception par le Maître d’Ouvrage 8. Collabore étroitement avec les
équipes opérationnelles, les ingénieurs et les responsables de
projet pour garantir la qualité et l'exhaustivité des documents 9.
Répond aux demandes d'information et fourni un support
administratif aux équipes concernées 3. PV de réception provisoire
et définitive Mission : · Est responsable de la classification, de
la sauvegarde et de la communication des procès-verbaux de
réception provisoire aux intervenants concernés · Est responsable
de la classification, de la sauvegarde et de la communication des
procès-verbaux de réception définitive aux intervenants concernés
Attributions : 1. Collecte les procès-verbaux de réception
provisoire et en assure la transmission aux intervenants concernés
: - Le coordinateur interne - Le chef de chantier en charge du
dossier en vue de la levée des remarques éventuelles - Le
représentant en charge du dossier - La direction administrative en
vue de la levée des garanties bancaires éventuelles 2. Inscrit au
planning et gère le calendrier des demandes de réception définitive
3. Rédige le courrier de demande de réception définitive et le fait
signer par la direction de l’entreprise 4. Collecte les
procès-verbaux de réception définitive et en assure la transmission
aux intervenants concernés : - Le coordinateur interne - Le chef de
chantier en charge du dossier en vue de la levée des remarques
éventuelles - Le représentant en charge du dossier - La direction
administrative en vue de la levée des garanties bancaires
éventuelles 4. Attestation de bonne exécution Mission : · Est
responsable de la préparation, de l’envoi et du suivi des
attestations de bonne exécution · Est responsable de la
classification et de la sauvegarde des attestations de bonne
exécution Attributions : 1. Prépare l’attestation de bonne
exécution qu’elle adresse au client 2. S’assure de ce que
l’attestation nous est bien retournée et, à défaut, relance le
Maître d’Ouvrage concerné 3. Archive l’attestation de bonne
exécution dûment complétée dans le fichier adhoc et en informe le
back-office du service « projets » 5. Assistance au bureau de
dessin Mission : · Elabore les légendes pour les plans · Assure le
support administratif au(x) dessinateur(s) en cas de nécessité
Attributions : 1. Crée les légendes à insérer sur les plans et en
assure la mise à jour en fonction de l’évolution des dossiers 2.
Imprime et plie les plans à la demande du dessinateur ou, en son
absence, d’un de ses collaborateurs en exprimant la demande 3.
Rédige/contrôle/corrige les légendes des plans d’implantation et/ou
d’installation Applications utilisées : - Adobe Acrobat - Autocad
2D principalement - Sketchup occasionnellement pour les esquisses
en 3D et/ou plans de fabrication - Package MS Office : Word, Excel,
Outlook… Profil *Maîtrise du français et du néerlandais (écrit et
oral) *Expérience en administration (atout) *Bonne organisation et
rigueur *Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
*Excellentes compétences en communication Offre *Un contrat
attractif dans une entreprise dynamique *Un environnement de
travail agréable et collaboratif *Une rémunération
compétitive