Je beschikt over een bachelordiploma (of je bent gelijkwaardig door ervaring) en je hebt grondige ervaring in dossier- en workflowbeheer met klantencontact. Heb je kennis van wat er allemaal komt kijken bij het aanstellen van wetenschappelijk personeel aan een universiteit, dan is dat een belangrijke troef. Je hebt basiskennis van sociale wetgeving en je bent gedreven om een grondige kennis van KU Leuven statuten en reglementen te verwerven.Je hebt de communicatieve vaardigheden om bij de verschillende belanghebbenden te informeren, hun vragen verder uit te diepen en hen proactief te adviseren over de aangewezen oplossing. Je bent een uitgesproken teamplayer en je werkt actief samen met anderen, over de teams heen, omdat dit de beste dienstverlening oplevert. Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk en je hebt oog voor communicatie met anderstalige personeelsleden.Je bent nauwkeurig, oplossingsgericht, klantgedreven en je respecteert deadlines. Je bent in staat om snel te schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten, en laat je hierdoor niet uit balans brengen. Je hebt zin voor verantwoordelijkheid en je bent voldoende stressbestendig om positief en proactief om te gaan met onduidelijkheden in dossiers en pieken in de werkbelasting. Je bent vertrouwd met verschillende MS Office toepassingen en je hebt bij voorkeur enige gebruikerskennis van SAP.Ben je al werkzaam aan KU Leuven, heb je al ruime kennis van personeelsaanstellingen van academisch en bijzonder academisch personeel en heb je interesse in interne mobiliteit, neem dan zeker eens contact op voor het verkennen van de mogelijkheden. Je verwerkt aanvragen tot aanstelling, verlenging en contractbeëindiging van medewerkers.Je voert voor elk statuut de noodzakelijke controles uit en past de juiste procedure toe.Je beoordeelt het dossier op kwaliteit, volledigheid en duidelijkheid van de aanvraag en waar nodig overleg je met de relevante actoren. Je zorgt voor de volledigheid van het dossier en vraagt desgevallend ontbrekende informatie op.Je maakt het dossier beslissingsklaar, doet hiervoor de nodige controles, informeert en adviseert waar nodig. Je volgt proactief de dossiers met een aflopende contractdatum op en overlegt hierover met de lokale HR-beheerders, rekening houdend met de geldende regelgeving. Je verzekert een tijdige communicatie over probleemdossiers naar de beslissingsorganen, de lokale HR-beheerders, de medewerker zelf en naar de betrokken HR-collega’s. Je draagt bij aan de optimalisatie van aanstellingsprocessen en aan de continue verbetering van de dienstverlening die de Personeelsdienst levert.Als dossierbeheerder personeelsaanwervingen ben je verantwoordelijk voor de afhandeling van de beslissingsprocedures inzake de aanstelling van personeelsleden. Je bent een sleutelfiguur in de samenwerking tussen de business verantwoordelijken en onze HR-teams. De dossierbeheerder verzekert dat een aanstelling, contractverlenging of contractbeëindiging correct en tijdig wordt uitgevoerd in lijn met de geldende regelgeving en goedkeuringsflow. Gelet op het grote aantal verschillende statuten, het aantal entiteiten en de verschillende financieringsbronnen is een helder advies en stipte opvolging van de beslissingsstappen essentieel. Wil je wat meer weten over ons team?Een goede teamdynamiek, een open blik en constructieve feedback vinden we heel belangrijk. We staan hier bewust bij stil op onze teammeetings en leren elke keer weer wat bij. We zijn fan van een ijsje of een taartje om het hoofd koel te houden bij stijgende werkdruk of temperaturen.We beogen een voltijds contract van bepaalde duur (1 jaar, met kans op verlenging). Je kan rekenen op een job vol afwisseling met ruimte voor professionele groei en het opnemen van verantwoordelijkheden. Je komt terecht in een heel fijn team, waar mensen mekaar verder helpen. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4. Na je inwerkperiode kan je ook regelmatig thuis werken. Daarnaast bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, een aangename vakantieregeling, woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, en nog veel meer. Details omtrent de arbeidsvoorwaarden kan je terugvinden op onze jobsite.