Votre rôle
La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un/une secrétaire pour le pôle secrétariat de l'Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique. La mission générale est de participer à l'organisation, à la bonne marche et au développement des activités de l'Académie, au bénéfice du Secrétaire perpétuel, de la Directrice et de l'ensemble des membres du personnel de l'Académie.
Vous serez amené(e) à assister le Secrétaire perpétuel ainsi que la Directrice de l'Académie et viendrez en appui à la gestion administrative et organisationnelle du quotidien de l'Institution (organisation personnelle, préparation de réunions, accueil, rédaction, classement et suivi de dossiers…). Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction, dont la gestion des ressources humaines.
Vous exercerez les fonctions de secrétaire du Secrétaire perpétuel de l'Académie royale de Belgique et de la Directrice et devrez, à ce titre, faire preuve d'une maîtrise administrative, d'une grande fiabilité, d'une discrétion absolue et d'une capacité à gérer des informations sensibles ainsi que des agendas exigeants.
Le titulaire de la fonction a pour missions de :
Soutenir les travaux des responsables hiérarchiques dans la tenue de leurs dossiers et la mise en œuvre de leurs décisions :
* Vous traitez leur correspondance entrante et sortante afin d'y apporter le suivi adéquat en fonction de l'organisation convenue avec le responsable hiérarchique concerné
* Vous exécutez un ensemble de tâches liées au suivi du secrétariat (prise de notes, rédaction et mise en page de courriers, rapports/comptes-rendus de réunions, mémos…) et assurez le suivi administratif des dossiers (notamment dans le cadre des procédures d'appel d'offre pour les marchés publics, des demandes de subsides…)
* En soutien à la Directrice, vous participez à certaines réunions et prenez les mesures nécessaires afin de pourvoir à la mise en œuvre des décisions
* Vous classez et archivez en version papier ou de manière électronique des dossiers, documents ou autres informations confidentielles et pertinentes pour les services afin d'assurer un accès rapide et efficace aux informations/connaissances nécessaires pour les Coordinateurs des Services et les collaborateurs
* Vous gérez l'ensemble des documents et informations afin de pouvoir répondre aux questions des collaborateurs et/ou des contacts externes et veiller à un transfert adéquat des informations importantes
* Vous organisez la récolte, le classement et l'archivage des dossiers et des informations relatives aux membres du personnel de l'Académie (avec gestion des demandes de congé, récupérations, missions, départs anticipés, congé maladie…)
Participer à l'organisation et la coordination des activités des Services :
* Vous gérez l'agenda de la Directrice et du Secrétaire perpétuel, organisez leurs rendez-vous et réunions, en conviant les personnes concernées, en communiquant avec les Services concernés pour en assurer la mise en œuvre (réservation de salle, mise à disposition des fournitures nécessaires…)
* Vous gérez l'organisation des déplacements du Secrétaire perpétuel et de la Directrice
* Vous tenez à jour quotidiennement le tableau de bord des prestations des membres du personnel de l'Académie
* Vous intervenez sur les plateformes dédiées à la liquidation des traitements par le Secrétariat social de l'Académie
* Vous intervenez sur les plateformes dédiées à la liquidation des titres repas des membres du personnel de l'Académie
* En collaboration avec les collègues, vous participer à l'organisation des évènements qui ponctuent la vie de l'équipe (Réunion de Comité de coordination, team buildings, mises au vert…)
Assurer un rôle d'interface :
* En appui aux responsables hiérarchiques, vous jouer le rôle d'interface entre les membres de l'équipe de l'Académie et les Collègues de la Fédération Wallonie-Bruxelles (Correspondant/e en personnel)
* À ce titre, en interne à l'Académie,
* Vous transmettez, à leur demande, l'information venant du Secrétaire perpétuel et de la Directrice vers les collaborateurs FW-B
* Vous transmettez, l'information venant des collaborateurs FW-B vers le Secrétaire perpétuel et la Directrice
* Vous assurez la gestion et le suivi des appels téléphoniques et de mails (orientation des appels téléphoniques et les e-mails vers les membres de l'équipe de l'Académie compétent)
* Conformément aux directives transmises par les responsables hiérarchiques, vous rappelez les informations importantes dans le cadre de la gestion administrative et pécuniaire des carrières des membres du personnel de l'Académie
* Vous êtes le/la correspondant/e achat dans le cadre des commandes de fournitures
* Vous assurez l'économat des services
* Vous serez l'interface avec certains partenaires externes de l'Académie
* Vous agissez comme un trait d'union entre les responsables hiérarchiques et certains partenaires externes et/ou internes (échanges inter-Académies)
* Vous accueillez les visiteurs et partenaires externes (livreurs, traiteurs…) et orientez ces derniers vers la personne ou les services concernés
* Vous répondez aux demandes de renseignements
Cette liste de tâches est non-exhaustive.
Vous avez une question sur la fonction ?
Rôle du service
En phase de déploiement, le pôle secrétariat est la cheville ouvrière de la vie administrative de l'Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique. Il garantit la continuité, la qualité du fonctionnement quotidien de l'Institution. Il permet au Secrétaire perpétuel et à la Directrice de se concentrer sur leurs missions principales, tout en assurant une présence stable, structurée et rigoureuse sur le site du Palais des Académies.
Pôle central de soutien administratif, le/la secrétaire travaille quotidiennement avec la Directrice, le Secrétaire perpétuel, les Coordinateurs des différents Services de l'Académie (fonctionnellement structurée en six services : trois services missions et trois services d'appui).
Profil
Diplôme(s)
Vous disposez d'un Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS) au moment de la candidature.
Expérience(s) professionnelle(s)
Requis
Une expérience professionnelle de
minimum 3 années
dans les domaines suivants :
* La rédaction de Procès verbaux
* Du soutien à la direction : Gestion des agendas, réunions et déplacements; préparation et suivi des dossiers, documents et rapports, classement, archivage et gestion des informations confidentielles…
* Le domaine du secrétariat (Rédaction de lettres, notes, rapports et comptes rendus, classement et archivage, gestion des dossiers administratifs
Atout(s)
Un diplôme de l'enseignement général, notamment humaniste (Latin-Grec, Latin-Langues, Langues et Littératures, Sciences humaines) est considéré comme un atout.
Compétences évaluées lors de l'entretien de sélection
Compétences techniques
* Bonnes connaissances de l'Académie royale des Sciences, des Lettres et des Beaux-Arts de Belgique
* Bonnes connaissances de la gestion de projet (planification, organisation…) (Pondérée)
* Connaissances approfondies des techniques d'expression écrite (Pondérée)
* Connaissances approfondies des techniques d'expression orale (Pondérée)
Compétences comportementales
* Analyser l'information : Établir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates. (Pondérée)
* Agir de manière orientée service : Accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs (Pondérée)
* Atteindre les objectifs : S'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises
Votre motivation sera évaluée lors de l'entretien.
Les compétences marquées d'un « Pondérée » et la motivation sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.
Vous avez une question sur la procédure ?
Lieu de travail
Bruxelles
Contrat
Contrat à durée indéterminée
1.ETP
Salaire annuel
• Entre 30.297,47 € brut et 56.319,64 € brut
• Echelle barémique : 200/1
• Niveau d'emploi : 2
• Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement
Avantages
• Télétravail possible à 50%
(avec accord)
et indemnité de télétravail
• Chèques-repas
• Pécule de vacances et allocation fin d'année
• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile – lieu de travail
• Indemnité vélo
• Assurance hospitalisation de base gratuite
• 27 jours minimum de congé par an
• Pour les enfants du personnel : journées récréatives, chèque Saint-Nicolas, indemnités de stages, allocation de rentrée scolaire, ...
Postuler
Pour postuler, veuillez compléter votre candidature sur notre site internet :
Date limite de candidature le 28/01/2026 inclus
Votre dossier de candidature devra comporter :
•
un curriculum vitae actualisé et rédigé en français.
•
une lettre de motivation.
•
une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l'attestation d'équivalence.
•
tout autre document demandé dans l'offre d'emploi (par exemple : la copie du permis de conduire)
Sur la base des lettres de motivation, des curriculum vitae et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidats à recevoir en entretien.